KI gilt als die Antwort auf den Fachkräftemangel. Microsoft verspricht gar „eine völlig neue Art zu arbeiten“. Aber ein mächtiges Instrument bedeutet nicht automatisch mehr Produktivität. KI kann enorm viel, aber was im Unternehmen grundsätzlich falsch läuft, kann sie nicht reparieren. Und sie kann Angestellten die Zeit nicht zurückgeben, die diese in Meetings oder mit unnötig komplizierten Arbeiten verplempern.

Die meisten Produktivitätsprobleme in der modernen Wissensarbeit haben keine technische Ursache. Sie entstehen durch anachronistische Führung, durch eine Organisationskultur, die Meetings liebt und konzentriertes Arbeiten verhindert, und durch die unkritische Übernahme von Softwarelogiken, die ursprünglich für andere Zwecke gebaut wurden. Wer plant, neue Tools einzuführen, sollte also zunächst die vorhandenen Systeme und Prozesse kritisch hinterfragen, bevor er wahllos die teuerste KI abonniert.

Dieser Text beleuchtet die Hintergründe dieser Problemlandschaft und macht Lösungsvorschläge, und zwar auf drei Ebenen: dem Individuum, dem Team und dem Unternehmen. Denn auf jeder dieser Ebenen sehen die entscheidenden Fragen und die richtigen Antworten anders aus. Denn auf jeder dieser Ebenen stellt sich eine andere Frage. Für den Einzelnen lautet sie nicht „Welches Tool soll ich benutzen?", sondern „Wann komme ich endlich zum konzentrierten Arbeiten?" Für das Team nicht „Welche Software brauchen wir?", sondern „Warum müssen wir eigentlich alle sofort antworten?" Und für das Unternehmen nicht „Dürfen wir KI einsetzen?", sondern „Was passiert gerade schon, ohne dass wir es steuern?"

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