在数字政府建设的背景下，会议纪要作为记录决策和沟通信息的重要工具，对于确保项目顺利进行和资源合理分配具有关键作用。本文深入探讨了如何制作一份既合适又高效的会议纪要，分享了会议纪要的作用、结构、撰写方式以及提高效率的工具。

本指南，基于数字政府建设的要求和趋势，从多个角度阐述数字政府建设的行业经验和方式方法，包含涵义篇、体系篇、建设篇、经验篇等内容,供各位想从事了解或者已经从事政务行业的人士参考。

本篇为经验篇的其中一个章节，错误或不完善的地方，还请指正。

干项目，开会是家常便饭，但纪要不一定会做。

下面笔者主要想谈谈如何做一份“合适”的会议纪要。

一、作用

为何是“合适”？看它的作用性。

第一个作用是留痕，留痕是所有会议纪要的核心基础。

留痕主要适用于决策会议和工作会议，比如需求会议、技术会议、培训会议、阶段会议、汇报会议等。

会议中做出的决策，通常会和执行完成有一定的时间差，用会议纪要作为项目执行备忘，管理者可以定期检查决策的执行情况，执行者可以定期回顾自己或者团队的工作目标，保障决策正确有效地执行。

其次，对于一些有工作证明要求的项目中，会议纪要同样是一份很好的佐证，能够通过会议纪要佐证团队的工作内容和价值。

最后，会议纪要也是一张“名片”。一方面是可以用来知会未到场参与会议的相关人员，避免信息失真；另一方面是可以用来沟通资源，通过会议中达成的决策共识，推动资源之间的合理分配和使用，减少团队协作的阻力。

第二个作用是保护，不仅能保护自己，还能保护团队。项目一定不是一帆风顺的，但是我们能主动减少一些不利情况。

为了能够让自己或者团队在项目中占据主动性，一定要做好会议纪要。在纪要中明确好事项和责任划分，当问题出现时就不容易被甩锅，摆事实摆道理，达到保护自己或保护团队的目的。

除了避免被甩锅，我们还可以通过会议纪要实现主动甩锅。若我们在会议中已经发现后面会出问题并且自己无力改变决策时，那么会议纪要就可以作为一份决策凭证，避免对方的无理指责，让自己及团队时刻占据主动权。

二、结构

何为是“合适”？看它的结构性。

讲述具体的结构前，有必要提一下灵活性原则：即任何会议纪要模板只是参考，不能完全参考照搬，重要的应该是内容呈现，目的是能够让没有参与会议的人通过这份纪要快速地了解会议的议题和结论。

合适的会议纪要，结构主要分为基本信息、议程信息、结论信息以及事项信息。

1. 基本信息

交代会议的背景信息，主要有：会议主题（体现会议目的）、会议地点（线上/线下）、会议时间（具体到小时，包含开始和结束时间）、与会人员（主持人，参会人，旁听人等）、记录人员、缺席人员（必要时备注说明）。

值得一提的是，写与会人员时注意关键人员或机构的排序。

2. 议程信息&结论信息

根据会议的复杂度和重要度等因素来决定是否需要把议程信息和结论信息分开来写。

绝大多数会议的议程信息是一笔带过，主要描述清楚会议讨论的事项即可，也有一些纪要是借助议程的一句话描述作为结论信息的“分隔符”，提高结论的可读性。

会议结论作为纪要的关键信息，不仅要保障完整性，还要避免堆砌文字。结论要有侧重点，侧重表述结果而非过程，当然，如果过程的讨论对于结果的影响较大时，可以归纳总结至结论当中作为参考。

3. 事项信息

即会议的待办事项，需要体现后续的行动项，也是会议价值的一个重要体现点。

事项信息中，需要明确地有：任务描述（如问题描述，风险描述，工作描述等）、目标描述（行动方案，解决的方向，达到的效果，优先级等）、完成时限（截止日期）、责任人/团队（包括配合资源）、其他描述（如备注）。

三、方式

如何才“合适”？看它的方法性。

理想中的会议，是在每个节点、每个议题都能够按照正常节奏进行，并且每个议程都有稳定的主持，每个事项都能够讨论出结果。这样的理想会议，输出纪要也相对简单，只需根据实际讨论内容整理输出即可。

实际上，并不是所有的会议都能够如此理想，更多的还是一些节奏跳跃和发散的会议，这类会议输出纪要是一个不小的难题。

从会议节奏上看，主要分为两个场景：大领导坐镇主持的会议和其他会议。

大领导坐镇主持的会议，输出会议纪要是一件既快乐又头疼的事情。快乐的点在于，整场会议的节奏是非常清晰的，基本不会出现会议发散的情况，会议事项有条不紊地进行，在这种会议中，你能够从各领导的发言中收获很多思考和见解；头疼的点也在于，整场会议你需要非常专注，要及时记录领导（特别是关键性领导）发言的关键词句，特别是含结论性决策性的内容。最后整场会议下来，虽然你没有怎么发言，但是脑袋会感觉 “已掏空”。

其他会议，会议节奏不像大领导坐镇会议般清晰，通常是跳跃式发言和讨论，而这也是我们的开会常态。针对这类会议，笔者有一套个人的纪要输出方法论，即框架式关键记录法。

该方法由两部分组成，框架和关键。

会议一般都有讨论事项，那么这个事项就是我们会议纪要的初步框架，列入文档或记事本中。

会议过程中，关注当前讨论的内容是否符合列入的框架。

如果符合框架，不必详细记录讨论过程，仅需要关注讨论的待办事项和结论内容，必要时需要加上事项或者结论的责任人。当然，如果你对讨论的内容一知半解，最好原文摘抄（来不及时就记录关键词）至文档或记事本中。

如果不符合框架，尝试分析是否和当前会议讨论的事项具有关联性，如果有关联性，在对应的框架下补充并标记讨论内容（同样只记录关键内容）；如果没有关联性，作为框架的新事项写入至文档或记事本中。

特别强调的是，在有限的时间和精力下，我们无法做到全文本的记录，因此需要我们在记录的时候提炼关键词句（或者直接原文记录），切忌文字堆砌。

会议结束后，会后的纪要整理也要注重方法性，包含如下：

• 注意内容口语化。整理纪要的过程中，我们容易忽略表达口语化的问题，要记得把口语化的词句转换成书面化的表达，尽量少用一些口语式的连接词。
• 注意内容情绪化。整理纪要的过程中，我们容易陷入情绪陷阱，特别是有第三方参加的会议中，我们输出的纪要可能会更偏袒于自己代表的那一方。这样做看着是为自己或者团队着想，但是大家都是摸爬滚打的社会人，不可能完全看不出来你这份文字的心思，反倒是有可能会聪明反被聪明误。
• 注意内容复杂化。整理纪要并不代表要写一篇记叙文，它更像是一篇说明文，属于事理说明文。根据事理说明文的写作特点，我们在整理纪要时要注意准确、简洁和平实，这样才会显得我们专业和靠谱，增加印象。
• 注意内容格式化。格式也是我们很容易忽略的问题，此处说的格式并不是指一定要用什么字体和字号，而是要注意格式的一致性，切忌一篇纪要出现多个不同的字体、字号和颜色，也不要出现段落层次不齐、序号未准确使用等情况。当然，关键的词句可以加粗或者字体设置红色。

四、工具

如何更“合适”？看它的工具性。

现代社会，追求的是效率。我们可以借助工具来提高我们输出纪要的效率。

如果我们开会时使用了会议工具（如飞书、腾讯会议等），那么可以直接借助会议工具的功能帮助我们记录会议内容，解放双手。

以飞书为例，飞书的“妙记”会自动将会议内容转录成逐字稿，该逐字稿还能支持搜索和评论，甚至还可以自动总结会议纪要与待办，可以大幅提升我们的纪要输出效率。

当然，天下无免费午餐，这取决于企业或者我们个人的经济实力。不免费的也不是无法拥有，那就是我们手机自带的录音工具。现在绝大部分的手机都是具备录音转文字功能，我们可以借助会议录音来记录内容，虽然准确度会低一些，但确实能够帮助我们提高纪要输出效率。

还有更高级的玩法，就是用AI工具实现全自动输出纪要。

以科大讯飞的“讯飞听见”为例，该工具不仅可以实现实时录音，还支持边录音边转换成文字，最后通过AI能力输出会议纪要，一键成稿，做到真正地解放打工人的双手。

当然，工具始终只是工具，并不能完全替代人去工作，因此我们不能因为工具的便利性而让自己变得懒得思考和被动，而是要成为工具的主人。