Die Botschaft aus Redmond ist klar: Wer auf dem Microsoft-Pfad bleiben will, soll zu Microsoft 365 wechseln. Wer seine Software bisher gekauft hat, soll nun dauerhaft mieten. Der Anbieter kontrolliert künftig nicht nur die Anwendung, sondern bestimmt auch die Spielregeln: Preis, Funktionsumfang, Update-Takt und Integrationen. Aus Kontrolle wird Zustimmungspflicht.

Microsoft muss die lokale Office-Welt dafür nicht über Nacht abschaffen. Es reicht, sie Schritt für Schritt an den Rand zu schieben. Die Zukunft des eigenen Ökosystems entsteht längst anderswo: in Microsoft 365, in der Cloud, in laufenden Abonnements, in eng integrierten Diensten und zunehmend in KI-Funktionen, die an diese Umgebung gebunden sind.

Höhere Kosten, weniger Spielraum

Microsoft bietet ein Komplettpaket mit automatischen Updates und integrierten Sicherheitsfunktionen, ein eigener Servicebetrieb ist nicht nötig. Das ist komfortabel und entlastet Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung. Das Problem dabei: Eine Wahlfreiheit gibt es nicht. Zum 1. Juli 2026 erhöht Microsoft die Preise zahlreicher Pakete, begründet mit neuen KI-Funktionen und Sicherheitsfeatures. Zahlen müssen alle – auch jene, die diese Funktionen nie angefordert, nie gebraucht und nie eingeplant haben. Wer aufgrund des Support-Endes migriert, ist nicht überzeugt. Er ist getrieben.

Gerade kleinere Unternehmen trifft diese Dynamik hart. Viele nutzen lokale Office-Versionen lange, weil sie planbar sind, lokal laufen und sich in bestehende Prozesse eingefügt haben. Wenn der Support endet, bleibt im Alltag oft wenig Raum für eine grundsätzliche Neubewertung. Dann geht es um Sicherheit, Kompatibilität, knappe IT-Ressourcen – und am Ende nicht um die beste, sondern um die schnellste Lösung.

Für Office 2021 sowie Exchange 2016 und 2019 ist ab Oktober Schluss. Solche Stichtage sind nicht nur einzelne Support-Enden, sondern strategische Weichenstellungen: Wer nicht mitzieht, bleibt auf veralteter Software sitzen. Wer mitzieht, vertieft eine Abhängigkeit, aus der der Ausstieg von Jahr zu Jahr teurer wird.

Was das mit digitaler Souveränität zu tun hat

Microsofts Marktanteil im Bereich Bürosoftware liegt in Deutschland bei über 90 Prozent. Der Bund gab 2024 mehr als 200 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen aus – ein Anstieg von fast 180 Prozent seit 2017. Wer tief in diesen Workflows steckt, wer Dokumente, Prozesse, Schulungen und interne Abläufe über Jahre darauf ausgerichtet hat, entscheidet nicht mehr frei – sondern innerhalb der Abhängigkeit.

Das Support-Ende von Office 2021 ist kein üblicher Produktlebenszyklus, sondern ein weiterer Schritt in einer langen Reihe von Entscheidungen, die diese Abhängigkeit vertiefen. Der Fall Office 2021 macht dieses Problem greifbar. Wahlfreiheit verschwindet selten mit einem Knall. Sie schrumpft leise, wenn ein Anbieter den attraktivsten Weg immer enger an das eigene Ökosystem bindet. Sie wird kleiner, wenn neue Funktionen, Sicherheitsversprechen, Integrationen und Preismodelle so gestaltet werden, dass der Wechsel zwar möglich bleibt, praktisch aber immer unwahrscheinlicher wird. Das Ende von Office 2021 sollte deshalb ein Anlass sein, die eigene Wechselbereitschaft ehrlich zu prüfen.

Echte Wahlfreiheit heißt nicht Lizenzfreiheit – auch Open-Source-Software kommt mit Bedingungen. Der entscheidende Unterschied: Der Code ist prüfbar, der Anbieter ist austauschbar und die Software ist nicht an eine einzelne Plattform gebunden. Wer das als Grundlage nimmt, behält die Kontrolle über seine eigene Infrastruktur.

Wahlfreiheit entsteht nicht durch Abwarten

Microsofts Strategie funktioniert nur so lange, wie der Ausstieg als zu aufwendig gilt. Dass das eine Annahme ist und keine Naturgewalt, beweisen längst andere. Schleswig-Holstein hat Microsoft-Produkte systematisch ersetzt; rund 80 Prozent der Arbeitsplätze arbeiten ohne Microsoft Office, bei einmaligen Migrationskosten von neun Millionen Euro und über 15 Millionen Euro jährlicher Lizenzersparnis – Amortisationszeit unter einem Jahr. Bayern hat den geplanten Milliardenvertrag mit Microsoft soeben offiziell gekippt und setzt stattdessen auf einen souveränen Arbeitsplatz auf Open-Source-Basis. Das sind keine Pilotprojekte mehr. Das sind Entscheidungen.

Wer offene Formate verbindlich macht, Alternativen erprobt und Exit-Strategien einplant, handelt selbst – statt beim nächsten Support-Ende erneut auf die Frist von Microsoft zu reagieren.

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(sfe)