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精力管理|如何优化你的工作流? - 少数派
2023-07-21 · via 少数派

今天想来聊一聊精力管理,

吃苹果一定要先吃好的,因为先吃烂的,好的也慢慢变烂,你就永远吃不到最好的那一口。

做事情一定要先做对自己最有价值最重要的。因为你把精力用来鸡毛蒜皮的事之后,你就不再有精力做最重要的事了。

那怎样在精力最旺盛的时候做最重要的事?这件事好像没有吃苹果那么简单,

首先,很多人对于自己的精力高峰期并不清楚,其次,很多人也分不清楚哪些事是对自己最重要的。

关于怎么区分重要的事?我在《9个习惯来让你的生活更有秩序》中提到过;如何找到自己感兴趣的事情?我在《如何找到自己的人生目标?》中也提到过。

这节主要讲精力管理,

精力管理的核心

精力管理的核心,不是去哪借更多精力,因为每个人的精力都是一样多的,一天24个小时。

精力管理的核心是:了解你自己的精力高峰期,再通过权衡把合适的任务放在合适的时间段来发挥精力的最大效益

当你就能够全方位了解自己的精力时,才能更加优化自己的任务分配,做的更少而得到更多。

我尝试精力管理有几个月了,这几个月我一直在探索更适合自己的工作流,一种更轻松却能得到更多的努力,我希望从一种量化的角度更精细的看到我各种情况下最适合做什么事,下面就来介绍一下我具体探索精力管理的流程和心得。

01 第一步:测试你的精力高峰期

写一张时间表,把你从早到晚的活动都列出来,这个表里要反应你真实的日常活动,而不要写你想象的日常活动,尽量详细。

在一周内,记下你做这些事情的感受,你可以直接在表上标注。

图片

在这里我设计了一些问题,当然你们也可以根据自己的需求修改。

我现在身体感觉是否精力充沛?:1-5分你会打多少分?(1代表精力不充沛,5代表精力非常充沛) 

我是否全神贯注?:1-5分你会打多少分?(1代表无法专注,5代表非常专注) 

我的时间块是否不受干扰?:无干扰、有一点儿干扰、非常干扰(选择合适的选项)

你可以运用Notion表格记录,也可以自己画在本子上,如果利用Notion,可以用我分享的模版。


一个星期后,对照这个表格,找出你最专注,最不受干扰,最长的时间块,把它们标为E1,

(E=energy)

相对不受干扰/相对专注的时间块标注为E2,

专注度不足,但可以做一些工作的时间块标注为E3,

完全不想工作的零碎时间块标注为E4,

比如我最好的精力高峰期在早上8-10点,10点之后有所下降,在下午的2-4点,是另一个高峰期,4点之后开始下降。

每个人有不同的生物节奏,如果你觉得测试的不够准确,也可以记录一个月的数据。

你的精力高峰段可以如下所示划分

E1: 最不受干扰,最专注的时间块 

E2: 相对不受干扰/相对专注的时间块 

E3:专注度不足,但可以做一些工作的时间块 

E4: 完全不想工作的零碎时间块

图片

02 第二步:任务分类

1.最重要、专注度要求最高的不可切割任务 

不可切割的意思是任务要有连续性,如果断了就很难找回感觉,比如我的活动是:写作、拍摄、学习。这三块是不可切割的,一定要高专注不受干扰的状态下完成。而且需要大块时间。

2.可切割的,必须做的任务 

对我来说是剪辑、管理计划等等。这些任务可以不用那么专注,就算被打断也不需要太多精力重新进入状态。

3.零散的,不太重要的任务 

比如做家务、取快递,收发邮件、回复信息等不需要太多专注力,也不需要太多体力,随手拿起来就可以做的事。

图片

03 第三步:分配任务

现在,把你的1号任务,放在E1中,先放最重要的,如果放不下,就放到E2,千万不要放到E3

然后,把你的2号任务,放进E3

3号任务,放进E4

图片

在这里敲一下重点,E1的任务切忌太多,1-3个是极限,如果超过3个,就会扰乱你的工作流,管理成本变高,专注度降低,就失去精力管理的作用了。

如果重要的任务太多,尝试按照一周为一个周期来分割。

比如我同时需要写作和拍摄,这两个任务同时会占用我的E1精力块,但我不会把它们放到一起,

因为我一个上午写作+拍摄,根本不能完成一个完整的工作流,这样会使我分心和焦虑,效率自然不高。

所以我以一周为一个周期,把它们切割开来,5天纯写作不拍摄。2天纯拍摄不写作,这样我能保证最充足的时间块专注工作。

在每天下午,我会在E2时间块专注学习,这个时间段是完全不受干扰并且专注度非常高的。

然后我会把剪辑放在E3时间块,不需要过多的专注,可以接受被打断,可以分几天剪完。

在E4时间块我会做一些零散的任务,比如收发邮件,管理计划,搞卫生,一些生活日常等等,这些任务并不是每天都有。如果没有,我会休息或者锻炼一下。

所以,精力管理的意义在于了解你的精力情况(自身的身体节奏)与你的目标之间相互做出协调,以达到效益最大化,注意是效益而不是效率,效率是指在一段时间内做更多的事。

而效益指的是:做更少的事但收获更大。就像我开头举的吃苹果的例子,先吃最好的,把烂的扔掉,如果你一直吃烂苹果,那你永远吃不到最好的那一口。

效益是投资思维,如果你的任务太多,要时刻保持警觉,对你的任务进行调整,以让你的精力发挥最大效益,每个人的精力都有限。

人一天的时间虽然是24小时,看起来很多但精力高峰期最多3-5个小时。有些人甚至更少,所以,你要想清楚把你的主要精力投在哪能带给你最大的回报。

当你运用好精力管理后,你会发现你的工作出奇的饱满,而且效率非常高,你能节约更多时间。


最后,再补充几个点,在做完一天的工作后,记得来一点小放松。

每天做一件自己喜欢的事

不需要太紧绷,认真工作也要认真放松,在完成工作后,你甚至可以利用E3/E4时间块追会儿剧或者打会儿游戏,做一些自己喜欢的事。

这件事能够让你感觉到很放松,让你喜欢你的生活,这相当于我们做了高强度训练后的身体拉伸,这是必不可少的。

我以前尝试过把我的全部工作挤在一起做,然后抽几天娱乐,比如我一整周都沉浸在繁忙的工作节奏中,然后周末休息,我发现这样的休息除了让我想睡觉以外没有别的欲望,就像我们工作996以后,只想在家躺尸,因为太累了!

尝试精力管理后,我确实感觉更轻松,和以前打仗一样的作息时间比起来,我的效益不输过往,有时候甚至更高,我想是因为我把合适的任务放进了合适的时间块,所以我能完成的更好。就像谈恋爱一样,不合适的人怎么磨合都很辛苦,而两个合适的人在一起能事半功倍。

第二点是因为我把每天的重大任务合理的拆分到了每天去坚持,而不是全部挤在一天只为完成任务,比如写作,学习,这些事情已经成为了我的习惯,这些习惯反向的滋养了我,还是像我以前说的,就像学英语,学英语最需要的是持久坚持,每天学习1小时比一周学习1天1次学习5小时有用。

劳逸结合,合理分配很重要。

保持充足的睡眠

然后是一定要保持充足的睡眠。

精力管理的核心首先是不疲惫,我们每天的精力虽然都是24小时,但精力的优异却有不同,一个作息健康睡眠充足人的精力肯定比作息混乱的人要好,效率也要更高。

这点成年人应该深有体会,睡眠不好是会影响一整天工作状况的。关于怎样改善睡眠,我在《总是睡不好怎么办?》也提到过。

当我们睡的更好的时候,才能做的更好。

保持健康的体魄

最后,一定要重视锻炼,定期去锻炼,健康的体魄是一切行动的前提。

以上就是我精力管理的经验,还不是很全面,但已经对我产生作用,后续有优化也会分享出来给大家,希望对你有帮助。