En España, cada día hay miles de trabajadores que se encuentran de baja médica y que, por ello, perciben una prestación por incapacidad temporal por parte de la Seguridad Social. Otros, por su parte, están inmersos en el proceso para convertir la incapacidad temporal en una permanente. Ante estos procesos, la Seguridad Social ha avisado de un cambio que afecta a las comunicaciones, resoluciones y notificaciones oficiales relacionadas con las prestaciones y cuyos cambios se han incluido en el BOE. Debido a la digitalización de la Administración pública, estos procesos cambian por lo que es necesario permanecer atento para seguir recibiendo prestaciones y ayudas.
La Seguridad Social lleva años intentando modernizarse y utilizar la tecnología y los procesos digitales antes que los tradicionales. Debido a la pandemia, ese modelo de gestión tuvo que acelerarse y aplicar numerosos procedimientos telemáticos para reducir los trámites presenciales, siempre que esto fuera posible.
Ahora, ese cambio se produce en cuanto a la recepción de determinadas comunicaciones oficiales relacionadas con prestaciones, incapacidades y otros procedimientos administrativos. Eso quiere decir que determinadas notificaciones dejarán de recibirse exclusivamente en papel para realizarse a través de canales electrónicos habilitados por la Administración.
Esta medida va a afectar directamente a aquellos que mantienen algún expediente abierto con la Seguridad Social, incluidos trabajadores de baja médica, solicitantes de incapacidad permanente, beneficiarios de prestaciones económicas y ciudadanos que deban aportar documentación durante la tramitación de un procedimiento.
De hecho, este cambio de procedimiento no es nuevo. Lleva años aplicándose en otros campos, como con los partes médicos de incapacidad temporal. Desde abril de 2023, por ejemplo, los trabajadores dejaron de estar obligados a entregar a la empresa las copias en papel de los partes de baja, confirmación y alta médica. Actualmente, es el propio sistema sanitario quien remite electrónicamente esta información al Instituto Nacional de la Seguridad Social, y posteriormente son las empresas las que acceden a los datos a través de los canales habilitados.
El objetivo de aquella reforma fue reducir cargas burocráticas y evitar desplazamientos innecesarios de trabajadores que, precisamente por encontrarse enfermos o lesionados, podían tener dificultades para realizar determinadas gestiones. Y ahora la Seguridad Social busca ese mismo objetivo.
El nuevo modelo refuerza el uso de los sistemas de notificación electrónica para comunicar resoluciones, requerimientos y actuaciones administrativas. Esto significa que muchas personas deberán prestar especial atención a sus canales digitales de comunicación con la Administración.
Así, las comunicaciones mediante carta postal ya no van a seguir emitiéndose para llegar a los ciudadanos, sino que todo será a través de las plataformas electrónicas habilitadas por la Seguridad Social. Eso implica que el correo electrónico va a ser cada vez más importante.
Y es que si se ignoran estas notificaciones, puede tener consecuencias importantes. En algunos procedimientos administrativos, los plazos comienzan a contar desde que la comunicación se considera efectuada, independientemente de que el ciudadano la haya leído o no.
Uno de los elementos centrales de estos cambios es la denominada Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), una plataforma impulsada por la Administración General del Estado para centralizar notificaciones electrónicas. A través de este sistema, se puede acceder a comunicaciones procedentes de distintos organismos públicos, incluida la Seguridad Social.
Aunque muchos trabajadores todavía siguen identificando las notificaciones oficiales con las tradicionales cartas certificadas, la realidad es que la Administración está impulsando cada vez más el uso de estas herramientas digitales.
Si estás de baja laboral, o bien en un procedimiento para una incapacidad permanente, debes saber que las comunicaciones que puedes recibir estarán relacionadas con revisiones médicas, requerimientos documentales, cambios en la prestación o resoluciones administrativas. Parte de estas comunicaciones podrían gestionarse mediante sistemas electrónicos, lo que obliga a los beneficiarios a familiarizarse con estas plataformas.
Lo mismo ocurre con los procesos de incapacidad permanente. Durante la tramitación pueden producirse requerimientos de informes médicos, solicitudes de documentación complementaria, citaciones para valoraciones o comunicaciones relativas a la resolución final del expediente que se van a empezar a llevar a cabo exclusivamente a través de comunicaciones digitales.
Para saber a ciencia cierta lo que puede afectarte, lo mejor es revisar los canales oficiales para conocer las novedades.
A pesar de que es una modernización que puede acelerar las gestiones, reducir costes administrativos y mejorar el sistema en general, lo cierto es que hay una gran preocupación por algunos colectivos, como pueden ser los mayores o aquellos que no tienen acceso a sus medios digitales o tienen menos competencias digitales. En estos casos, se pueden dar problemas al no saber cómo acceder a esas comunicaciones o a tener acceso a un ordenador, móvil o Internet para poder leer esas notificaciones que antes se enviaban por correspondencia tradicional.
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