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玩转奇妙清单(二):让你效率飞升的 4 大绝技 - 少数派
2014-11-09 · via 少数派

在前两期「玩转奇妙清单」专题中,我们向大家介绍了为什么你应该开始使用「奇妙清单」,以及初次上手时,添加待办事项的一些小技巧。如果你还没看过的话:

这一次,将向你介绍在使用「奇妙清单」的过程中,4 个可以让你效率飞升的绝技:

  • 将「奇妙清单」与日历类 App 结合使用;
  • 使用「标签」更好地管理待办事项;
  • 用「智能清单」只关注当下有意义的信息;
  • 根据习惯,自定义待办事项的排序规则;

看完之后,希望你可以更加得心应手地开始使用「奇妙清单」,成为一名进阶用户。

将「奇妙清单」与日历类 App 结合使用

很多人在初次开始使用待办类 App 时都会有一个疑问:什么时候该在「奇妙清单」中创建一个待办事项,什么时候该在日历中创建一个事件?其实,很多人都曾有过这样的困惑,甚至有人走向极端,只使用待办类 App 或只使用日历类 App。但最后还是发现,无法很好地满足自己的需求。

实际上,这个问题并不复杂。在日历中,你应该添加那些时间固定的、完成时间弹性很小的事件,例如约会聚餐、开会、飞机航班等信息。而在「奇妙清单」中,则是时间不确定的、完成时间弹性大的事情,例如打算这周末去看一场电影,其实都还没有买票选座,你也不在乎具体在哪个时间段看这场电影,这时你就可以记录在「奇妙清单」里。

然而,随着使用的深入,清单中也会有越来越多的事项,可能是有最后的 Deadline 的,也就是「奇妙清单」中的「到期日」,并不一定需要在当天完成,却希望在通览日程事项时能够心中有数。还好,「奇妙清单」提供了「日历整合」的功能,可以以订阅日历的形式,输出带有「到期日」的待办事项到日历中。

你只需要在「设置 - 您的账户详情」中点击日历同步的地址,选择订阅后,就可以在日历中看到「奇妙清单」中的事项了。

不过,目前这一功能还是单向同步的,任何修改只能从「奇妙清单」同步到日历,反过来则不能。开发团队表示正在优化增强这一功能,未来可以实现双向同步,以及在「奇妙清单」中提供内置的日历视图。

使用「标签」更好地管理待办事项

「奇妙清单」还支持标签功能,只要在待办事项中的名称中,以「#+名称」的方式,就可以创建给待办事项加上标签。

那么,什么时候需要使用标签呢?其实,一个标签也完成可以作为一个清单存在。然而,如果创建了过多的清单,也会影响使用效率,因此建议大家可以在同一个清单中管理一类事情,但通过标签去细分这些事情的属性

举例来说,在「工作」清单中,主要存放着所有的「bug」和「优化」,这时候就可以通过标签的形式来管理。在添加新的待办事项时,你可以点击键盘上侧的「#」号键,这时就会出现已有的标签列表可以选择。

在「奇妙清单」的搜索功能中,只需要输入标签,就可以过渡出所有带有这些标签的待办事项,而在网页版中更加简单,你只需要点击任何一个事项名称中的标签,就可以进入到标签视图查看该标签下的所有事项。

用「智能清单」只关注当下有意义的信息

在「奇妙清单」中,默认提供了「全部」、「已完成」、「本周」、「今天」、「星标任务」、「分配给我」这六个智能清单,它们会根据任务的属性来聚合显示不同的待办事项。

然而,如果它们全部显示,不仅占位置,还占用了你多余的注意力。「奇妙清单」显然考虑到了这一点,因此「智能清单」的显示一共有三个选项:

  • 「可见」:该智能清单会一直显示;
  • 「隐藏」:该智能清单会一直不显示;
  • 「自动」:该智能清单仅在其中有内容时才显示;

这样,你可以根据自己的需要,来让自己的清单更整洁。在这里,建议大家

  • 将「全部」、「已完成」设为隐藏,因为事项多的时候,基本不会用到这两个清单;
  • 将「星标任务」设为可见,你时刻需要关注最重要的事情;
  • 将其它的设为自动,例如「今天」,如果完成了今天所有的事情,就可以不再显示;

根据习惯,自定义待办事项的排序规则

「奇妙清单」非常尊重你的使用习惯,因此在一些细节上给出了非常个性化的选择,从而让你更好地管理自己的清单事项。

在「设置」中,当你标记一个事项为「星标任务」时,它可以保持在原位置不动,或移动到清单的最上方。而每添加一个新任务时,你可以选择它们是在「清单顶部」或「清单底部」,同时,应用角标也可以在「截止/逾期的任务」、「通知」、「未读对话」和「禁用」中选择。

根据使用经验,推荐大家设置为:

  • 「星标任务:移到顶部」:这样整个清单中最重要的事情一目了然;
  • 「添加任务:清单顶部」:当事情较多时,把新添加的任务放在顶部,可以方便编辑修改,另一方面,一般来说新添加的事情也需要优先关注;
  • 「应用角标:截止/逾期的任务」:不用进入 App 也可以快速知道今天有多少事情需要处理。当然,如果你和整个团队都频繁地使用「奇妙清单」来互相留言、分配任务,设置为「通知」也非常有用。

怎么样,学会了这 4 大绝技,你已经能把「奇妙清单」运用于鼓掌之间了。但是,「奇妙清单」真正的强大之处,还在于团体间的协作沟通,下一期我们就将介绍「奇妙清单」如何更好地帮助你和家人、朋友、同事更好地生活和工作,敬请期待!