我们常常说团队协作，团队之间需要共通的信息有很多。比如任务协作是工作进度和责任分配上的互通，文档协作是资料上的互通，而日历协作，则是时间安排上的互通。

公司会议、提前安排公司接下来的活动、公司节假日，这些都是公司的时间安排，在团队里及时保持这些信息的互通，可以帮助成员更灵活地安排自己的时间，也可以为接下来的任务提前做好准备。

和团队一起使用共享日历的好处

共享日历的第一个好处是能够进行统一通知，同时也能对参与人员起到备忘的作用。比如这周五要开一次全公司的集体会议，老板如果只在微信群里 at 所有人说周五开会，那么可能有些人看过之后很快就忘了，到了周五临开会前才匆匆忙忙想起来。不是所有人都有立刻记下任务的习惯，日历也是一样的，可能听的时候记得，过后很快就忘。除非天生记忆力极佳，否则我们应该找到一种方法或者工具帮助自己记录下来，辅助记忆。而且如果参会人数比较多，就相当于有一个人帮所有人记录下了任务/日历，也节省团队的时间。

当然有些日历 App 的提醒功能不是很灵活，每个人对日历的重视程度也不同，我建议创建日历事件后也要口头在群里说一声，作为补充提醒。

此外，不知道大家有没有注意到，除了布置会议的时候需要通知，其实我们在开会前也会再进行一次通知。一是提醒大家不要忘了，为待会儿的会议腾出时间。二是给大家提前准备的时间。有些会议不是两手空空直接去听领导讲话就可以的，而是需要我们提前思考会议讨论的问题，准备会议材料，这样才能更高效地开会。我们总吐槽大多数会议拖拉，但其实这跟会前准备不充分也有关系，每个人都到会议上才准备，会议时间自然拖得长。一方面我们应该有提前准备的意识，另一方面，日历工具的提醒功能也可以作为开始准备的闹钟。比如有的会议比较简单，那么我就设置 10 分钟前提醒开始准备。有的会议复杂，那么就提前 1 小时提醒开始准备。

共享日历的第三个好处是有留档作用。我常常会翻开日历，看看我们公司上一次举办活动是什么时候，以决定下一次活动的举办时间，尽量让两次活动不要相隔太近，也能督促我定期举办。日历某种意义上也是时间记录的一部分，它能确切地告诉我们过去的某个时间段，我们做了什么事。