Por mi rol en la certificación Lean Business que coordino en el Centro de Competitividad de Monterrey, recientemente estuve involucrado en el proceso de registro de las empresas que participarían en el ciclo que inició hace pocas semanas. En estos procesos se revisan fechas, actividades, entregables, presupuestos y términos de pago.

Todo normal. Hasta que hubo un par de comentarios que me llamaron la atención, sobre todo porque venían de empresas medianas: “Nos vamos a esperar al siguiente ciclo. El reparto de utilidades nos movió el presupuesto”.

La frase se entiende. Pero revela que la planeación parece más algo esotérico, que una práctica que debería ser común.

Porque el reparto de utilidades no llegó en helicóptero. No apareció por sorpresa en la puerta de la empresa. No fue un cisne negro administrativo. Es una obligación anual, conocida, fechada y completamente predecible.

No podemos tapar el sol con un dedo, la situación está muy compleja desde el año pasado cuando Trump empezó con aranceles a diestra y siniestra, situación que vino a agregar un nivel de preocupación extra a la ya programada revisión del T-MEC. Además el conflicto de Medio Oriente con el alza de precios a combustibles y derivados vino a agitar el vaso que ya estaba derramando preocupación.

Con tanta incertidumbre, cualquiera pensaría que no vale la pena planear. Pero si lo aterrizamos a la realidad regional no todo es incierto. El Mundial, por ejemplo, tiene calendario, horarios, años de anticipación.

Y aun así, en muchas empresas no se contempla. Porque cuando llega el partido de México a media jornada y la empresa descubre, con enorme sofisticación administrativa, que la raza de producción también usa camiseta verde.

Y coinciden con los permisos informales, con el cambio de ritmo, con la distorsión de la demanda. Y no es que no supiéramos que va a pasar, es que muchas veces decidimos ignorarlo.

Con la PTU pasa algo parecido, pero con menos fiesta y más tensión.

Y si eso pasa en empresas medianas, con estructura, áreas de contabilidad y gente dedicada a ver números, vale la pena preguntarse: ¿qué está pasando en las Pymes donde muchas veces esa función está concentrada en una sola persona… o peor, delegada por completo?

Y no es que las empresas no planeen. Es que hay casos en los que siguen confundiendo planeación con predicción. Intentan adivinar qué va a pasar con el tipo de cambio, los aranceles, el combustible o la geopolítica.

El pasado 25 de marzo, en este mismo espacio, hablaba de cómo la Semana Santa (más allá de lo religioso) sigue moviendo al país de formas que muchas organizaciones no terminan de incorporar en su operación.

Cambian los ritmos, cambian los hábitos, cambian los flujos. Pero no siempre cambian los planes. Y ahí está el detalle. Porque el calendario no solo marca fechas. Marca comportamientos.

La Semana Santa mueve ausencias, consumo, tráfico, turismo, proveedores y tiempos de respuesta. El Mundial mueve atención, permisos, productividad y demanda. La PTU mueve caja, presupuesto y la operación.

Nada de eso debería sorprendernos. Y sin embargo, lo hace.

Quizá el problema no es que vivamos en tiempos inciertos. Quizá el problema es que usamos la incertidumbre como excusa para no gestionar lo evidente.

Porque mientras algunas empresas hacen escenarios sobre geopolítica, aranceles y tratados comerciales, otras siguen sin integrar eventos que ya están escritos en el calendario. Pero también hay organizaciones que sí entienden esto.

El año pasado tuve la oportunidad de presentar mi libro en la Feria Internacional del Libro de Monterrey y de participar como autor independiente dentro de la exposición. Desde fuera se ve como un evento cultural. Desde dentro, se entiende como una operación.

Ahí está la diferencia. No es que la feria no tenga imprevistos. Claro que los tiene. Pero hay algo que sí está completamente integrado: el calendario.

La feria no se organiza la semana anterior. Se construye durante meses. Porque cuando una organización toma en serio lo que ya sabe que va a pasar, puede dedicar su energía a gestionar lo que no puede controlar. No se trata de adivinar el futuro. Se trata de leer mejor el presente.

Planear no es pretender que nada va a cambiar. Planear es preparar a la organización para que, cuando cambie, no se desacomode con cualquier empujón. Y para eso hay que empezar por lo básico: flujo, capacidad, personas, estacionalidad, obligaciones legales y comportamiento real de la gente.

Lo sofisticado puede esperar… El calendario no.