一起使用SharePoint工作流和BCS可以实现很多复杂的业务场景。

为什么使用BCS工作流？

比如，有一个简单的费用报销流程，客户希望：仅当总费用超过某个限额时，工作流会把费用报告发送给审批者；如果低于这个限额，则自动审批通过。而每个人的限额是不同的，每个人的限额可以从某个外部系统中获取到。我们可以考虑利用BCS获取到这个数据。如果这个数据是通过外部数据列表暴露在SharePoint的，工作流就可以查询到这个数据。

支持的工具

一般来讲，我们有2种工具来设计BCS工作流。一是采用SharePoint Designer 2010提供的开箱即用的Activity来设计，再有，就是使用Visual Studio。

设计时需要牢记的几点

设计BCS工作流时，有几个点非常重要。

1. 工作流不能关联到外部数据列表

   在SharePoint 2010里，工作流不能直接关联到外部数据列表。这是因为外部数据不是保存在SharePoint里，所以当列表条目发生变化时无法通知给工作流。但这并不意味着外部数据无法使用工作流。我们可以创建一个站点工作流，或者为某个常规列表（如文档库）创建一个工作流，并让这个列表从外部数据列表读取/更新数据。当然，我们也可以将外部数据列表项作为SPD任务处理的目标，尽管任务链接总是外部数据列表项没有标题。

2. 访问BCS的工作流必须以服务账号运行，即使在身份模拟步骤下

   工作流会一直以服务账号来运行（一般是IIS的应用程序池账号），并且只有当使用Secure Store Service或者RevertToSelf（因为安全原因，默认情况下被关闭）时才支持工作流。这样的限制是为了保护SharePoint受到恶意模型/开发人员的攻击。因为对后台系统的访问总会以某个服务账号触发，所以我们无法跟踪到底是谁修改了数据。要解决这个问题，我们可以让工作流把SPUser的名称传递到外部数据列表的某个列，或者是某个使用BDC API的自定义Activity，但这仅仅是为了信息追踪的目的而不是一个可靠的安全保护措施。

如何设计BCS工作流？

使用SPD List Item Activity和使用外部数据列表是非常类似的，2者最大的差别是对于SPD List Item Activity，我们识别它时需要使用其Identifying列而不是ID。

使用SPD Activity构建安全限额工作流

接下来我们开始设计前面提及的费用报销工作流。

• 在SPD中创建外部内容类型，命名为SafeLimit；

  • 有2个字段：EmployeeID和安全限额的值
• 使用SafeLimit外部内容类型，创建外部数据列表，命名为SafeLimits；

• 创建一个名称为ExpenseReports的文档库；

  • 添加一个EmployeeID的新列
• 在SPD中，打开ExpenseReports文档库；
• 点击"New List Workflow"；
• 为工作流起一个名称，并且输入描述信息，然后点击下一步；
• 添加一个"Set Workflow Variable"的动作；
• 点击工作流变量链接，点击"Create New Variable"，命名为 SafeLimit；
• 点击"Value"，然后 点击按钮 创建外部数据列表查询；
• 选择SafeLimits外部数据列表作为数据源；
• 选择显示Safe Limit的字段Limit；
• 选择EmplyeeID；
• 点击对话框中的按钮，在新对话框中选择"Current Item"，然后再选择EmployeeID。

完成上面的操作后，结果如下图。现在可以选择SafeLimit变量，并且在工作流中使用它来作决策了。

备注：当点击"Ok"后，会有一个如下的警示信息。这对于外部数据列表来讲是正常的，无需在意。它只是告诉我们如果外部数据列表项目没有唯一值，那么系统将返回第一个找到的项目。

小提示：关于Activity用法和常见错误

什么情况下使用这些Activity？

• 如果需要从外部数据列表中读取一小部分列，并且在工作流中使用它们。

  • 从同一个外部数据列表中读取多个值并不会缓冲该条目。正因为如此，Activity会对每个要读取的列首先调用Read List方法，然后再调用Read Item方法。所以，如果我们要读取一个包含1000个条目的列表的10个属性值，系统需要发起20个对BDC的调用，并且最终从后台系统中读取到20010个条目。
• 如果需要创建、更新或者删除外部数据列表的一小部分条目。

需要牢记在心的内容

• 如果要查找某一个条目，如某个员工的办公室编号，但系统返回的值是Null，我们无法确定是返回了0个条目还是1个条目，我们只知道值是Null，这时候我们该怎么办呢？我们可以首先确认该条目是否存在，如：根据员工 姓名或ID找到该员工。如果该员工存在，然后再找到其办公室编号；如果是Null，那我们就知道该员工没有办公室编号了。
• 在外部数据列表中创建新的条目后，从同一工作流对该条目的任何修改都必须通过Create List Item方法返回的BDC Identity反馈到该条目。如果尝试通过从所有列中找值的方式来找到该条目，肯定会导致失败。
• 绝对无法从已有的条目中读取BDC Identity的值，必须通过找非BDC Identity列的值方式才可以找到已有的条目。