Привет, Хабр. Я Никита Анчутин, CTO Doubletapp. В этой статье я расскажу о том, как мы создали DTIS – CRM-систему для управление студией разработки.
Этот текст будет полезен тем, кто уперся в ограничения таблиц и разрозненных инструментов и думает, стоит ли идти в кастомную разработку.
Как все начиналось
Семь лет назад мы решили разработать кастомную CRM-систему для управления ресурсами. Когда мы начинали этот проект, любой управленческий вопрос – «какая маржа по проекту?», «во сколько часов оценили проект?», «зарабатываем ли мы на клиенте?» – превращался в квест. Ответы приходилось искать в гугл-таблицах и таск-трекерах. Нужно было открыть два документа, задать три вопроса менеджеру и пять – бухгалтеру.
До определенного момента это работало. Но когда количество клиентов и проектов стало увеличиваться, а команда расширяться, инфраструктура «таблица + таск-трекер + человеческая память» стала неэффективной. Мы видели, как мы тратим время на бюрократию вместо развития, как менеджеры считают часы вручную, а финансовый отдел перепроверяет данные за другими. В тот момент стало очевидно: либо мы строим собственную систему, которая будет работать на нас, либо будем бесконечно обслуживать хаос.
Так появилась DTIS – Doubletapp Information System.
В этом тексте я расскажу о том, как наша внутренняя CRM развивалась и масштабировалась вместе с компанией.
Содержание
Контекст и проблема
В 2019 году мы использовали для работы популярные и не связанные между собой инструменты – Google-таблицы, Яндекс Календарь, внутренние вики-страницы, трекер времени, а выручку и зарплаты сотрудников считали вручную.
Уже тогда это приводило к системным ограничениям:
было сложно контролировать доходы и расходы;
отсутствовала прозрачная аналитика по маржинальности проектов;
было трудно оценивать эффективность менеджеров и качество работы с клиентами;
долгосрочное финансовое планирование строилось на неполных данных;
значительное время уходило на бюрократию и ручные расчеты.
Мы сформировали перечень проблем, описали требования к системе, приоритизировали функциональность и протестировали рыночные решения. Ни одна из CRM не покрывала специфику процессов студии.
Было принято решение разрабатывать собственную систему – DTIS (Doubletapp Information System).
MVP: автоматизация финансов и проектной экономики (2020)
MVP CRM-системы появилось в 2020 году. В первой версии были реализованы два ключевых блока:
Учёт и автоматизация финансовых операций – для сотрудников и руководства.
Подсчёт оборота и маржи по каждому проекту и клиенту – для руководителей, финдиректора и совета директоров.
В результате внедрения нам удалось:
отказаться от ручных расчетов;
сократить административные трудозатраты с нескольких дней до ~2 часов в месяц.
Также в середине 2020 года команда увеличилась в 1,5 раза, с помощью DT IS нам удалось нанимать и эффективно онбордить сотрудников без расширения административной команды.
Система стала базовой управленческой инфраструктурой.
Перезапуск и технологическое обновление (2021)
В 2021 году мы решили расширить функциональность, добавить собственный трекер рабочего времени, усовершенствовать мобильную версию, внедрить формы отчетов для руководителей, HR и финотдела.
CRM была полностью переработана:
переписан фронтенд;
обновлены мобильные приложения;
разработан собственный трекер времени вместо стороннего решения;
внедрены новые формы отчетности для разных ролей.
Гибкая ролевая модель CRM
Система поддерживает распределение прав и функций:
Сотрудники – трекинг времени, оформление выплат.
HR – кадровые изменения, онбординг.
Руководители – анализ загрузки и эффективности.
Финансовый отдел – расчёт зарплат, отпускных, больничных, формирование отчетности.
Менеджеры – учёт проектов, задач, статей затрат, контроль эпиков.
Так как изначально DT IS была продуктом «для своих», то и развитие системы шло на основе обратной связи от сотрудников.
По запросу коллег, работающих по вечерам, появилась темная тема.
Переход к юнит-экономике (2024)
В 2024 году в Doubletapp появились бизнес-направления с собственной юнит-экономикой: мы выделили руководителей юнитов и их команды, а финансовая часть – бюджеты, зарплаты, сотрудники . Вместе с изменениями оргструктуры
После реформы управления компания начала внедрение юнит-экономики. DTIS была доработана для комфортной и частично автономной работы бизнес-юнитов.
Что изменилось
Все задачи привязаны к бизнес-юнитам
Сотрудники трекают время по направлениям
CRM автоматически классифицирует клиентские запросы
Экономика проекта фиксируется после согласования бюджета
Это позволило:
считать эффективность не только проектов, но и направлений;
видеть вклад кросс-функциональных команд (например, маркетинга).
Финансовая модель
Ключевой блок изменений после появления в компании нескольких направлений – бизнес-юнитов, ими стали финансовые отчеты. Они учитывают:
Прямые и косвенные расходы,
Налоговую нагрузку,
Показатели по каждому юниту.
Трекер рабочего времени также был переработан для корректного расчета показателей на уровне юнитов.
При этом пользовательский интерфейс для большинства сотрудников практически не изменился – обновления реализованы на уровне логики системы.
Новые финансовые разделы
«Доходы» – учёт поступлений от клиентов.
«Переводы» – контроль внутренних перемещений средств.
Добавление записей стало быстрее и прозрачнее, без необходимости использовать сторонние инструменты.
Расширение схем оплаты
Раньше все сотрудники Doubletapp были на почасовой оплате, соответственно в DT IS поддерживалась только почасовая модель.
В обновлённой версии мы добавили поддержку сотрудников с фиксированным окладом. В системе появились:
новая логика расчета отпускных и больничных;
статус оплаты в карточке сотрудника;
поддержка смешанных моделей занятости.
Это сделало систему применимой не только для проектной, но и для штатной структуры.
Расширенная отчётность для менеджеров
Были доработаны инструменты аналитики:
отчёты по задачам (исполнители, грейды, часы, распределение нагрузки);
отчёты по эпикам (агрегированные клиентские фичи).
Это позволяет:
сравнивать оценку и фактические трудозатраты;
вовремя выявлять превышение бюджета;
планировать ресурсы по крупным функциональным блокам;
делиться прозрачной аналитикой с заказчиком.
Сервис временных ссылок для передачи конфиденциальных данных
Еще одна кастомная разработка, необходимая для безопасности и снижения рисков утечек важной информации – сервис временных ссылок. О нем мы подробно рассказывали в посте.
Функциональность сервиса включает в себя:
создание защищенной ссылки с ограниченным сроком действия;
доступ только для авторизованных пользователей;
автоматическое удаление после истечения срока;
управление уровнем доступа.
Решение позволило отказаться от передачи паролей и токенов через мессенджеры, минимизировав риск компрометации данных.
Разделы для поддержки корпоративной культуры
DTIS – это не только операционная система, но и инструмент внутренней коммуникации. Она позволяет новым сотрудникам быстро вливаться в процессы компании, а также поддерживать связь с коллегами, несмотря на то, что они живут в разных уголках планеты.
Справочник сотрудников
Коллеги из других городов и отделов – больше не просто аватарки, а реальные люди. Можно зайти в профиль каждого и узнать всю необходимую для коммуникации информацию о коллеге.
Справочник содержит:
Контакты для связи – почта, телефон, ссылки на соцсети,
Информацию о хобби, интересах и развлечениях.
Ссылки на GitHub и другие площадки,
Ссылки на портфолио.
Для финансового отдела и юристов в профиле каждого сотрудника хранятся реквизиты для оплаты, подписанный договор NDA, трудовой договор и другие необходимые документы.
Система благодарностей «Спасибо»
У нас есть инструмент для нематериальной мотивации внутри команд: внутри сервиса можно выбрать любого сотрудника компании и поблагодарить его. Самые отзывчивые и активные коллеги не только отображаются на своеобразной доске почета в DTIS, но и получают минутку славы на ежемесячном общекомандном стриме, где мы подводим итоги месяца.
Следующий этап: система уведомлений
Планируется внедрение встроенного центра уведомлений:
автоматические напоминания (например, о трекинге часов или запросе зарплаты);
системные оповещения;
уведомления о полученных «спасибо»;
ручные рассылки по всей компании или по отдельным юнитам.
Уведомления будут отображаться в интерфейсе CRM с отметкой о времени и статусе прочтения.
Цель – централизовать коммуникации и снизить нагрузку на внешние мессенджеры.
Результаты
DTIS стала единой системой для ключевых процессов компании:
трекинг времени,
финансовый учёт,
документооборот,
расчёт выплат,
передача конфиденциальных данных,
внутренняя мотивация.
Итог
В отличие от коробочных решений, DTIS полностью адаптирована под реальные процессы Doubletapp. Система развивается итеративно, на основе практики и обратной связи команды.
Это управленческая инфраструктура, которая:
масштабируется вместе с бизнесом,
поддерживает новые модели экономики,
не требует компромисса между удобством и безопасностью,
остаётся гибкой при росте компании и усложнении процессов.
Заключение
Сегодня я смотрю на то, как работает компания, и понимаю, что мы больше не гадаем, сколько стоит проект – мы это знаем. Мы не выясняем неделями, где потерялись часы – они прозрачны. Мы не пересылаем пароли в мессенджерах и не надеемся, что пронесёт. DTIS не просто автоматизировала процессы. Она изменила качество управленческих решений.
Для меня как технического директора самое ценное – это предсказуемость и управляемость. Возможность масштабировать бизнес без страха, что система не выдержит. Возможность внедрять юнит-экономику и не перестраивать всё с нуля. Возможность добавлять новые модели оплаты, новые отчёты, новые механики – без разрушения существующего фундамента.
Я прошёл через этап, когда каждый рост компании усиливал хаос. Сейчас каждое изменение – повод доработать систему под себя и сделать ее более совершенной. Безусловно, на рынке достаточно коробочных решений под разные задачи, но для нас кастомная CRM стала отличным решением, позволяющим Doubletapp гибко строить процессы, не теряя деньги и драгоценное время.
И это, пожалуй, главное достижение DTIS – она перестала быть просто CRM. Она стала частью архитектуры бизнеса.