Чтобы подготовить КП по сложному инженерному проекту, одного менеджера недостаточно. Нужно собрать расчёты от нескольких специалистов, а после согласования решения проверить наличие сотен позиций на складе и докупить недостающее. Когда это ведут в разных системах, растёт доля ручных операций и риск ошибок. Рассказываем, как собрали единый цифровой контур для управления сложными продажами и закупками в on-prem BPMS на Linux и PostgreSQL.
Предпосылки: разрозненные данные и ручной контроль процессов
Данные по контрагентам, номенклатуре, заявкам и документам приходилось искать и сопоставлять в разных местах. Сотрудники инжиниринговой компании «Делетрон» отдельно работали в 1С, Контур.Фокусе и Диадоке, а часть данных переносили вручную.
Из-за отсутствия единого контура за сроками приходилось следить вручную, а зоны ответственности между участниками процесса были размыты.
Прежняя платформа ограничивала развитие процессов, которые компания планировала оцифровать. Например, на её базе не получилось бы выстроить кадровый электронный документооборот.
Дополнительным аргументом стала остановка поддержки on-premises-решения, которым компания пользовалась несколько лет.
Чтобы убрать эти ограничения, нужна была система, которая объединит сложные продажи, закупки и документооборот + совместима с Linux и PostgreSQL + интегрируется с 1С, Контур.Фокусом и Диадоком + позволит настраивать и дорабатывать процессы своими силами.
Техническая реализация
Поддержкой и развитием системы в компании занимается один специалист, который прошёл обучение у вендора. Базовые настройки он закрывает самостоятельно, а по сложным вопросам обращается к вендору.
Карточка контрагента
В BPMS собрали карточку контрагента. В ней хранятся контакты, реквизиты, параметры финансовой благонадёжности, связанные документы, переписка и результаты звонков.
Данные актуализируются через 1С и Контур.Фокус. Сотруднику не нужно отдельно искать реквизиты, проверять компанию во внешнем сервисе и вручную сопоставлять эти данные с документами по проекту.
Подготовка ТКП
После встречи с клиентом менеджер запускает подготовку технико-коммерческого предложения. Над ним работают несколько специалистов: каждый отвечает за свой раздел расчёта.
По каждому расчёту в BPMS фиксируются ответственный и срок. Когда все разделы готовы, формируется PDF-файл с КП. Менеджер видит статус подготовки в системе и не собирает ответы по письмам.
Обработка спецификации
После согласования ТКП команда работает со спецификацией. В заявке можно выбрать конкретные артикулы из справочника или указать общее наименование. Во втором случае склад подбирает подходящие позиции из наличия.
Номенклатура доступна в системе за счёт интеграции с 1С. При этом спецификация синхронизирована с Excel-файлом: часть сотрудников продолжает работать в привычной таблице, а часть — в BPMS.
Работа склада и закупщика
На следующем этапе подключается склад. Сотрудники проверяют позиции из спецификации и резервируют то, что есть в наличии. Всё, чего не хватает, попадает в отдельный список.
Закупщик работает не со всей заявкой, а только с дефицитными позициями. По ним он подбирает аналог из номенклатуры или размещает заказ поставщику.
спецификация
↓
проверка складом
↓
позиции в наличии → резерв, дефицитные позиции → закупка
↓
заказ поставщику
Согласование по составу заявки
Согласование заявки проходит по заранее определённым маршрутам. Не все позиции идут одинаково: для отдельных строк предусмотрено дополнительное согласование с отделом строительства и установки.
В ходе согласования автоматически формируется реестр с должностями, комментариями и датами. Если процесс затягивается, ответственный получает уведомление.
Работа с входящими документами
Настроили интеграцию с Контур.Диадоком: входящие УПД автоматически загружаются в BPMS, а ответственный сотрудник получает уведомление.
Дальше документы обрабатываются по-разному. Формализованные документы система распознаёт и связывает с нужным счётом, договором и заявкой. Неформализованные документы сотрудник привязывает вручную за несколько кликов.
Результат
От разрозненных программ компания перешла к единому интерфейсу. В одном месте собраны актуальные данные, история согласований, комментарии и коммуникации. То есть всё, что необходимо сотруднику для выполнения своих задач.
Также система взяла на себя контроль сроков и напоминания ответственным. Руководителям больше не нужно вручную отслеживать каждый процесс. Они могут в любой момент зайти и увидеть актуальный статус, найти ответственного.
Согласование тысяч позиций в заявке — задача непростая. Специалисту по закупкам приходилось вручную отслеживать, что уже одобрено или отклонено, чтобы в итоге собрать всё необходимое оборудование для объекта. При этом процесс редко завершается за один раунд: часть позиций согласовывается, остальные уходят на следующий круг. Параллельно требуется контролировать каждого из согласователей, чтобы никто не нарушал сроки. Это был наш гордиев узел, который всё-таки надо было разрубить.
Часть потенциальных подрядчиков на этапе выбора системы прямо говорила, что автоматизация такого процесса им недоступна. Пока что продолжаем отлаживать этот процесс в «Первой Форме», но уже сейчас можно сказать, что возможности этой BPM-системы соответствуют потребностям нашей компании.
Евгений Золотарев
Директор ООО «Делетрон»
Сейчас в системе работают 50 сотрудников, задействованных в оцифрованных процессах. Следующим шагом будет охватить весь штат компании, 150 человек, запустить кадровый электронный документооборот и корпоративный портал с доступом к полезным сервисам и личному кабинету.