В издательстве Бомбора впервые на русском языке вышла моя книга о методе управления проектами P3.express. С разрешения Бомборы публикую одну из глав книги в открытом доступе.
Вам когда-нибудь доводилось собирать конструктор Lego или шкаф IKEA?
Следуйте инструкции, не теряйте детальки, и у вас все получится! Примерно в такой же логике построена и методология P3.express. Простая структура, понятные шаги и минимум документации — все для того, чтобы любой ваш проект завершился успехом.
Для использования P3.express вам не потребуется проводить очередную трансформацию компании, менять корпоративные ценности, внедрять новое программное обеспечение, нанимать или увольнять специалистов и привлекать консультантов. В вашем наборе уже достаточно деталей!
P3.express содержит 33 шага, разделенных на 7 этапов. Когда я говорю об этом на конференциях некоторые слушатели от удивления поднимают брови: «33 шага — это просто?!» Но присмотревшись, они убеждаются, что понять эти шаги не сложнее, чем запомнить 33 буквы алфавита.
И вот почему: каждый шаг описывает конкретное действие, а не абстрактный процесс. Названия говорят сами за себя: Описать проект, Провести стартовую встречу проекта. На схеме шаги обозначены кружочками с буквой и цифрой внутри. Буква показывает этап, а цифра — номер шага в этапе. Например, B02 — второй шаг в этапе «Планирование цикла».
Итак, работа над проектом по P3.express состоит из 7 этапов:
Запуск проекта (A01-A10);
Планирование цикла (B01-B05);
Еженедельные действия (C01-C04);
Ежедневные действия (D01-D02);
Закрытие цикла (E01-E03);
Закрытие проекта (F01-F06);
После проекта (G01-G03).
Давайте кратко разберем, что происходит на каждом этапе.
Все начинается с Запуска проекта (A01–A10). Здесь формируется база: команда, цель, первые оценки и планы. Главная задача — убедиться, что есть достаточные основания вообще начать проект. Пропускать эти шаги — все равно что отправляться в поход по горам в шлепках, не построив маршрут и не собрав рюкзак. Не рекомендую.
Если вы приняли решение браться за проект, то переходим к этапу Планирования цикла (B01-B05). Он нужен для подготовки к предстоящему месяцу работы. На нем команда обновляет и уточняет планы.
Да, к сожалению, составить план один раз и следовать ему до конца не получится. Даже если в вашей команде работают только перфекционисты — в процессе всегда всплывают непредвиденные обстоятельства. Например, окажется, что дизайнер не заложил время на исследование, в помощь разработчикам понадобится специалист со стороны заказчика, а законодатели вот-вот утвердят новые требования к вашему сервису. Другими словами, этот этап помогает не терять управление и вовремя корректировать планы.
Погружаемся дальше и переходим к Еженедельным действиям (C01-C04) — они нужны, чтобы фиксировать прогресс и отслеживать, где план расходится с реальностью уже на более детальном уровне. Так вы сможете держать руку на пульсе проекта и вовремя замечать отклонения, пока они не превратились в проблемы.
Каждый день члены команды закрывают задачи, а в проекте появляются новые вводные. Именно с этим менеджеру проекта необходимо будет работать на Ежедневных действиях (D01-D02) — принимать выполненную работу и решать возникшие вопросы.
В конце месяца нужно пройти Закрытие цикла (E01-E03) — извлечь уроки и собрать обратную связь от команды и других участников проекта.
Тут можно узнать много интересного. Разработчику, оказывается, не нравится, как ставят задачи. Заказчик считает, что из еженедельных отчетов невозможно понять, когда ожидать завершения. А в бухгалтерии ваш проект уже начинают недолюбливать.
Если не пропускать шаги закрытия цикла, вы сможете вовремя заметить, что работает, а что мешает, и понять, как улучшить процесс в следующем месяце.
К шагам Закрытия проекта (F01-F06) переходят в двух случаях — когда продукт готов или когда принято решение остановить проект досрочно. Это финальная стадия работы, когда важно корректно завершить все процессы и передать результат заказчику.
На этом этапе участники проекта, в том числе проджект, уже подустали. Хочется скорее подписать закрывающие документы и уехать на море. Велик соблазн пропустить как можно больше шагов — проигнорировать проверку всех документов, подведение итогов с заказчиком, празднование завершения. Но именно на этом этапе проект превращается из просто законченной работы в источник ценности: здесь фиксируются результаты, сохраняется опыт и закладывается основа для будущих проектов. Если поддаться соблазну и проскочить этот этап, «Закрытие проекта» превратится в «Упущенные возможности».
Опытные менеджеры воспользуются этими шагами, чтобы качественно завершить сотрудничество, поблагодарить команду и оставить позитивное впечатление. В нашей практике не раз случалось, когда подрядчики, внимательные к этому этапу, впоследствии становились постоянными партнерами. Согласитесь, приятно работать с людьми, для которых важны ваше мнение о проекте и дальнейшая судьба продукта.
Наконец, последний этап — После проекта (G01-G03). Здесь важно оценить, какую пользу принес проект и можно ли получить больше.
Допустим, вы разрабатываете приложение по изучению иностранных языков. Ваш проект — создание новой версии приложения. После обновления оно работает еще быстрее, а пользователи могут общаться в чатах с носителями языка. Вы видите, что теперь клиенты проводят в полтора раза больше времени в вашем приложении, а количество платящих пользователей выросло на 20% — это и есть польза, которую сгенерировал ваш проект и ради которой ваша компания решила его запустить. В проектном менеджменте такую пользу называют выгодами. Не забудьте их зафиксировать. Зная, какие выгоды получены, вы можете придумать, как их максимизировать — например, закупить рекламу, чтобы привлечь больше пользователей.
Напоследок — еще раз обратите внимание на схему процесса.
Нумерация шагов — не сквозная! То есть на каждом этапе отсчет шагов начинается заново. Это классная фишка, которая позволяет легко дорабатывать методологию под особенности компании и добавлять в этапы собственные шаги. Про это еще поговорим в главе «Советы по внедрению».
P3.express — простая и практичная методология, но чтобы лучше в ней разобраться и понять, как ее адаптировать под ваши задачи, давайте познакомимся с принципами, на которые она опирается.