Если вам интересна тема персональных систем управления знаниями и задачами — переходите в мой тг-канал. Там я разбираю инструменты, публикую кейсы и делюсь тем, что работает на практике, а не только выглядит красиво на скриншотах.
Когда ко мне обратился клиент, он сформулировал проблему примерно так: «Вся информация есть, но связана только у меня в голове».
Он технический директор в сфере силовой электроники. Рабочий день — проекты, схемы, переписки, документация. Всё это жило в разных местах, и только он сам знал, где что лежит и как одно связано с другим.
Как выглядел хаос до системы
Информация жила в трёх местах, никак не связанных между собой:
Telegram (Избранное) — основной инбокс. Сюда летели заметки, идеи, задачи, пересланные материалы. Часть сообщений была отмечена тегом #задача — так он делегировал сотрудникам и потом искал по тегу. Задачи терялись в потоке, не были привязаны ни к проектам, ни к справочным материалам. Выполненные просто удалялись — без истории, без подтверждения, что всё сделано.
Локальная папка на планшете — рабочие файлы, разложенные по проектам (Projects), странам (China), типам продукции и форматам. Логика понятная, но у неё есть фундаментальный изъян: один и тот же файл можно отнести сразу к нескольким категориям. Схема преобразователя — это и проект, и продукция, и страна. Обходной путь — плодить копии. Что и происходило.
Яндекс Диск — переписка с заказчиками и подрядчиками, схемы печатных плат. Формально связано с проектами из локальной папки, но только в голове.
Итог: три изолированных острова информации, навигация между ними — ручная.
Начало не со схемы, а с вопросов
Первый шаг — не «давайте установим Obsidian и настроим плагины». Первый шаг — несколько рабочих встреч, чтобы разобраться в том, как человек реально работает.
Какие файлы создаёт? Где ищет? Как понимает, что задача выполнена? Кто исполнители? Как распределяет инбокс?
Из этих встреч выросла матрица решений — таблица, где каждой боли поставлено конкретное техническое решение. И только после этого — эскиз архитектуры хранилища.
Именно в этом разница между шаблонным решением и персональным.
Архитектура: что внутри
Хранилище построено на Obsidian. Но здесь это не приложение для заметок, а операционная система поверх разрозненной информации клиента.
Структура папок
00 Inbox tasks/ — задачи из Telegram
01 Inbox other/ — файлы и заметки из Telegram
1 Projects/ — карточки проектов
2 Tasks/ — рабочие задачи
2 Life/ — личное
Work_md/ — md-обёртки для внешних файлов
work_actual/ — мост к реальной папке с файламиКлючевая деталь — work_actual. Это не переезд файлов в Obsidian. Клиент продолжает работать со своей файловой структурой там, где привык. Obsidian лишь смотрит туда через специальный мост.
Как файлы попадают в систему
Главная техническая задача: как связать около 200 рабочих файлов с задачами и проектами в Obsidian, не заставляя пользователя вручную перелопачивать всё.
Решение — скрипт на JavaScript (QuickAdd User Script), который запускается горячей клавишей Ctrl+Shift+/. Он рекурсивно обходит папку work_actual, находит PDF, DOCX и графику, и для каждого файла создаёт md-обёртку в папке Work_md.
Что такое md-обёртка? Это заметка Obsidian, которая содержит embed на реальный файл и ссылку на карточку проекта. Файл физически не трогается. Но теперь он существует в графе хранилища: его можно найти через поиск, на него можно ссылаться из задач, он автоматически появляется в карточке проекта.
Кроме ссылки на проект, в обёртку можно добавить ссылки на тип продукции, страну, контрагента — что угодно. А потом создать для каждого из этих объектов свою карточку по той же логике, что и карточка проекта. Тогда один файл становится видимым сразу из нескольких точек системы — без дублирования.
Скрипт также определяет, в какой папке лежит файл, и автоматически создаёт карточку проекта с таким же именем — если её ещё нет.
Шаблон проекта: всё само стягивается
Карточка проекта — это не просто заметка с описанием. Это живой дашборд, который сам себя собирает через Dataview.
TASK
FROM [[]]
where !checked and due
group by due
WHERE !completed
SORT file.ctime descЭтот запрос выводит все задачи, где в поле «Проект» стоит ссылка на данный проект, — сгруппированные по дедлайну. Ниже — раздел с выполненными задачами. А ещё ниже — список всех файлов из Work_md, которые ссылаются на этот проект.
Открываешь карточку проекта — видишь задачи, историю и документацию одновременно. Ничего не надо искать вручную.
Telegram: инбокс без копипасты
Клиент продолжает работать в Telegram. Это не менялось. Изменился только маршрут сообщений.
Настроен бот с двумя каналами обработки. Обычные сообщения и файлы падают в 01 Inbox other по шаблону — с текстом, подписью отправителя и embed на прикреплённый файл, если он есть. Сообщения с пометкой задачи превращаются в задачи в 00 Inbox tasks с чекбоксом, готовым к работе в плагине Tasks.
Дальше задача обрабатывается внутри системы: к ней добавляется дедлайн, ссылка на проект — и она автоматически появляется на нужных дашбордах.
Стартовая страница
Домашняя страница построена как Canvas с несколькими блоками:
Просрочено — задачи с истёкшим дедлайном
Сегодня: Работа и Сегодня: Жизнь — задачи на текущий день, разделённые по контексту
Завтра и позднее — горизонт планирования
Каждый блок — живой запрос через плагин Tasks. Ничего не нужно обновлять вручную.
Горячие клавиши как язык системы
Отдельный момент, который часто упускают при настройке: система должна быть быстрой в использовании, а не только красивой на схеме.
В памятке пользователя — всего четыре основных действия:
Ctrl+=— создать карточку проектаCtrl+-— создать задачуCtrl+Q— открыть свойства задачиCtrl+Shift+/— просканировать рабочую папку и создать обёртки
Этого достаточно для ежедневной работы.
Что получилось
Система внедрялась три недели — три итерационных встречи, три цикла правок. На первой встрече — архитектура и матрица решений. На второй — передача хранилища, настройка бота, первый живой прогон. На третьей — доработка под реальный рабочий сценарий.
Три источника информации, которые раньше существовали параллельно, теперь сходятся в одну точку. Файлы связаны с задачами, задачи — с проектами, проекты — с документацией. Контекст больше не держится только в голове.
У вас информация тоже живёт в нескольких местах, а связи между ней — только в вашей голове?
Переходите в тг-канал.