За каждым мероприятием стоит не только креативная идея, но и длительная подготовка: брифы, сметы, подрядчики, подписание документов и контроль оплат. В федеральном event-агентстве работу вели в разных программах, поэтому часть времени уходила не на подготовку проектов, а на ручные операции и сверку данных. Рассказываем, как собрали единый цифровой контур для всех подразделений агентства.

Что мешало масштабироваться и создавало риски для бизнеса

Риск потерять заявку или ответить с опозданием. Клиенты писали на разные корпоративные адреса или отправляли заявку через форму на сайте. Менеджеры сами проверяли входящие, распределяли запросы и следили, чтобы никто не остался без ответа.

Преобладание ручных операций. Чтобы подготовить расчёт под запрос и бюджет клиента, менеджеру нужно было взять данные по подрядчикам из 1С, учесть их формат работы, налоговые ставки и комиссии, а затем собрать расчёт в таблице по формулам. Если менялся бриф или состав подрядчиков, смету приходилось пересчитывать и перепроверять.

После согласования заказа менеджер переносил реквизиты контрагента, проверял данные и собирал договор или допсоглашение под конкретный проект. На это уходило несколько часов.

Непрозрачность статусов проектов. Каждая промоакция или мероприятие велись как отдельный проект с фиксированными сроками, бюджетом и KPI. Под каждый проект создавали отдельную таблицу, а обсуждения вели в мессенджерах.

Фрагментированность данных и подготовка отчётности вручную. На счёт агентства поступали крупные суммы, часть из которых — транзитные деньги, которые идут на оплату подрядчиков. Чтобы понять реальную прибыль, требовался отчёт PnL (Profit and Loss). Бухгалтеры вручную сводили данные, поэтому руководство получало информацию с задержкой.

Техническая реализация

Требовалась система, охватывающая весь цикл работы. CRM стала не только местом для работы с клиентами, а единым информационным контуром для продаж, продакшн и финансов.

Когда на любую из корпоративных почт приходит письмо, CRM парсит его: извлекает отправителя, тему и текст письма, создаёт карточку заявки и заполняет её первичными данными.

Следующий объект в процессе — бриф. Что ускорить согласование брифа, система маршрутизирует его к креативному директору и руководителю продакшна, а также контролирует сроки ответа. Оба специалиста видят бриф и дают оценку прямо в системе, без пересылки файлов и отдельных обсуждений в почте.

Расчёт коммерческих предложений теперь тоже автоматизирован. За счёт интеграции с 1С в CRM уже есть все необходимые данные по подрядчикам, налогам и комиссиям. Продакшн выбирает подрядчиков, указывает работы и количество. А вот расчёты, с учётом налогов и комиссий, осуществляются в CRM за счёт встроенных формул. Если меняется состав работ или подрядчиков, расчёт обновляется автоматически.

Работа с договорами теперь занимает несколько минут. Если раньше менеджер вручную переносил все данные в текстовый редактор, теперь только инициирует подготовку документа. В систему уже загружены печатные формы договоров и допсоглашений, а большая часть полей заполняется автоматически данными из справочников. Менеджеру остаётся проверить документ, а не собирать его с нуля.

Утверждённая клиентом смета становится паспортом проекта — сводной карточкой, где собраны все документы, статусы задач и финансы. Руководитель видит, какие работы уже идут, где приближается дедлайн и какие обязательства ещё не закрыты.

Система отслеживает сроки по каждому этапу проекта и оповещает ответственных. Сотрудники не смогут закрыть проект с «хвостами»: незавершёнными задачами или неоплаченными счетами.

Бухгалтерия продолжает работать в 1С, а проектная команда видит в CRM оплаты и соответствующую отчётность. Когда поступает оплата, ответственный менеджер получает уведомление. В карточке проекта видно, какие счета уже закрыты и где ещё нужны действия.

За счёт интеграции с 1С в системе можно сформировать отчёт PnL. Теперь руководство видит актуальную финансовую картину без ожидания сводных данных от бухгалтерии.

Итоги автоматизации

После автоматизации проект перестал быть набором разрозненных переписок, таблиц и данных в 1С. Все собрано в едином рабочем процессе.

Подготовка коммерческого предложения и документов занимает 15–20 минут вместо нескольких часов. Менеджеры меньше времени тратят на перенос данных, сверку смет и подготовку документов вручную.

Руководители видят статус проектов без отдельных отчётов от менеджеров. В системе понятно, какие задачи в работе, где приближается дедлайн, какие счета оплачены и что ещё нужно закрыть перед завершением проекта.