Всем привет!
Меня зовут Никита, я CEO компании VSL BI. Мы занимаемся внедрением BI-аналитики и автоматизацией отчетности для бизнеса.
Недавно к нам обратилась спортивная школа для детей.
Как и многие компании из сферы дополнительного образования, школа уже давно работала в Alfa CRM. Там велся учет клиентов, посещений, оплат, абонементов, тренеров и лидов. При этом данные были распределены по разным разделам системы. Для получения полной картины по бизнесу руководству приходилось собирать информацию вручную, формировать отдельные отчеты и сопоставлять показатели между собой.
Поэтому основной целью проекта стало создание единой системы аналитики, в которой данные из Alfa CRM автоматически собираются, обрабатываются и отображаются в виде дашбордов для руководства.
Подготовка данных и построение отчетности
Для реализации проекта мы построили отдельный контур аналитики.
Источником данных выступила Alfa CRM. Для хранения и подготовки информации использовали PostgreSQL, а визуализацию реализовали в Yandex DataLens. Интеграция между системами была настроена через API Alfa CRM, что позволило автоматизировать получение и обновление данных без участия сотрудников.
После загрузки данных в PostgreSQL была подготовлена аналитическая структура. Для этого использовали представления и материализованные представления, которые позволяют заранее рассчитывать необходимые показатели и ускоряют работу отчетов. Дополнительно была выполнена индексация основных таблиц, чтобы обеспечить быструю работу дашбордов даже при росте объема данных.
После подготовки хранилища мы перешли к разработке системы отчетности.
Всю аналитику разделили на пять отдельных блоков: посещаемость, отток клиентов, лиды, финансы и сводный дашборд ключевых показателей.
Примеры отчетов:
1. Аналитика посещаемости.
В дашборде собраны основные показатели посещаемости: количество посещений, количество пропусков, средняя посещаемость и среднее количество пропусков за выбранный период.
Дополнительно реализована детализация по группам.
Также добавлена таблица со средним количеством посещений и пропусков по группам с разбивкой по датам.
2. Аналитика клиентской базы и оттока.
Отдельный дашборд посвящен клиентской базе и оттоку.
На экране отображаются новые клиенты по группам и отделениям, а также данные по ученикам, прекратившим посещение занятий. Для работы с данными доступны фильтры по датам, направлениям, тренерам, группам и категориям перерыва.
Дополнительно реализованы отчеты по оттоку в разрезе отделений, групп и отдельных учеников, а также аналитика новых клиентов по направлениям и отделениям.
3. Аналитика лидов.
В дашборде собраны показатели по лидам, новым клиентам и пробным занятиям.
Отдельно реализованы графики динамики лидов, новых клиентов, пробных занятий и платежей. Также в системе предусмотрена когортная аналитика, где в качестве когорты используется группа.
4. Аналитика финансов
Финансовый дашборд объединяет данные по оказанным услугам, остаткам средств и платежам.
Для каждого клиента отображаются стоимость оказанных услуг, остаток денежных средств и итоговые показатели за выбранный период с детализацией по группам и отделениям.
Отдельно реализованы отчеты по платежам клиентов, клиентам без абонементов и случаям, когда занятия были оплачены, но не посещены.
5. Дашборд ключевых показателей.
Завершает систему отчетности сводный дашборд ключевых показателей бизнеса. Он предназначен для быстрого контроля основных метрик школы и позволяет получить общую картину работы без перехода между несколькими отчетами.
Помимо карточек с основными метриками, на дашборде представлены сводные графики по клиентской базе, лидам, посещаемости и другим показателям. Это позволяет не только видеть текущее состояние бизнеса, но и анализировать изменения показателей в динамике.
Результат проекта
Теперь для получения полной картины по школе не нужно собирать данные вручную и переключаться между разделами CRM. Все основные показатели доступны в одном месте — от посещаемости и клиентской базы до лидов и финансов.
Руководство может быстрее получать нужную информацию и больше времени уделять управлению бизнесом, а не подготовке отчетов.
Хочется еще сказать, что у меня есть телеграм-канал «От цифр к делу 🔎 | Никита Василевский», где я делюсь кейсами из практики, опытом управления компанией, наблюдениями о работе с данными и другой полезной информацией для предпринимателей и руководителей.
Буду рад видеть вас там!