Привет, я Юлия, коммерческий директор производственной компании «ЗЭТА». Обычно мы согласовывали работы так:
Менеджер продаж звонит продакт‑менеджеру.
Тот звонит на производство.
Директор по производству выстраивает цепочку, отвечает.
Продакт‑менеджер перезванивает менеджеру.
Процесс мог затянуться на три дня.
Сейчас на согласования уходит час — всё благодаря системе управления проектами, которой мы заменили Trello и Slack. Расскажу, как внедрили её и к каким результатам пришли.
Юлия Райчук
Коммерческий директор АО «ЗЭТА»
О компании
25+ лет на рынке | 2 млрд ₽ оборот | 200–250 сотрудников | Работают в YouGile с 2020 года |
Мы — производственная компания «ЗЭТА», работаем на рынке с 1999 года.
Основное направление — оборудование для прокладки и соединения кабеля.
У нас два бренда:
«Гофроматик»: это системы прокладки кабеля — металлорукав, кабельные вводы, фитинги и распределительные коробки. Производство находится в Новосибирске.
НПП ЭРГ: кабельные муфты до 35 кВ. Их выпускают в Санкт‑Петербурге, продукция аттестована по стандартам «Россетей».
У компании два крупных склада — в Москве и Новосибирске. В команде работает от 200 до 250 человек в зависимости от сезона.
В YouGile работает офисная команда: топ‑менеджеры, руководители и линейные специалисты. Производство в систему не подключено — задачи для него ставятся через другие инструменты.
Как мы пришли к YouGile
Мы стараемся следить за новыми технологиями и по возможности применять их в работе. Поэтому системы управления задачами в компании используем уже давно.
Наш путь начался с Redmine — её использовали программисты, но для обычных сотрудников интерфейс оказался перегруженным. Потом попробовали Битрикс24, но собственнику компании не понравились жёсткая структура и интерфейс.
Когда команда выросла с 50 до 300 человек, мы остановились на связке Trello и Slack. Визуальные доски, канбан, перетаскивание карточек — всё интуитивно понятно. Работали так больше года, но накопились вопросы к:
цене: с ростом команды стоимость лицензий стала огромной:
оплате: в 2022 году начались сложности с оплатой зарубежных сервисов, вдобавок вырос курс доллара.
Стали искать российские продукты, визуально похожие на Trello — чтобы команда не тратила время на переобучение. Так нашли YouGile.
Почему выбрали коробочную версию
Нам принципиально важно защищать данные, как и другим производственным предприятиям. Облако легко взломать, а вот коробка стоит на своём сервере. Значит, работать с ней спокойнее.
Систему ставил наш сисадмин на аутсорсе. После этого я сама настроила права доступа и создала первые доски. На всё ушла неделя‑полторы. Справились своими силами.
На старте купили 40–50 лицензий. Сейчас в системе работает около 150 человек — офисный персонал: топ‑менеджеры, руководители, линейные специалисты.
Как сотрудники приняли систему
Сотрудники у нас ничего не саботируют — они привыкли, что мы регулярно внедряем новые инструменты. Так что всё прошло спокойно, тем более, что YouGile простой в освоении.
Активнее пользоваться системой сотрудники начали в 2020 году, когда компания перешла на гибридный график. Тогда многие сами установили приложение на телефон, чтобы не выпадать из рабочих процессов. С тех пор мобильная версия стала для нас обычной частью работы.
Сейчас у людей в командировках приложение обязательно стоит на смартфоне. По вечерам и в выходные можно отключить уведомления — к этому относятся спокойно. Но в течение рабочего дня все обязаны быть на связи.
Как мы работаем в YouGile
Мы не пытались перенести в систему всё подряд. Основные производственные и торговые процессы у нас уже отлажены в 1С: ERP — там учтены производственные задания, аналитика.
Работаем по Agile — двигаемся короткими итерациями. YouGile используем для того, что сложно или сложно автоматизировать в 1С: проектных задач, маркетинга, управления продажами, разработки новой продукции, операционной координации.
Вот как мы организовали процессы в YouGile.
Задачи без бюрократии
Мы не требуем заполнять все поля: описание, приоритет, теги. Чаще всего сотрудники формулируют задачу прямо в чате, затем превращают её в полноценное поручение, это можно сделать за пару кликов.
Подзадачи используем редко — только для больших проектов, которые нужно декомпозировать. Для повседневных задач это лишнее.
Чаты вместо звонков
Первым делом мы создали групповые чаты для процессов, которые раньше согласовывались долго и мучительно.
Сейчас менеджер пишет в чат: «Нужен срок на такую‑то продукцию». Директор по производству, логист, закупщик — все заинтересованные видят сообщение сразу и отвечают в том же окне. Срок согласован за час.
Такие чаты у нас созданы под разные задачи: согласование скидок, оперативные вопросы по поставкам, координация между отделами. Это полностью заменило нам WhatsApp, Skype и Slack — по работе переписываемся только в YouGile.
CRM, которую сотрудники сразу оценили
В прошлом году в YouGile появилась CRM. Узнала о ней случайно — я просто создавала проект и увидела функционал для продаж.
Показала его руководителям продаж. И это был первый раз, когда коллеги из смежного отдела сами пришли с инициативой: «Прикольно, всё настроили, уже 200 клиентов занесли!»
Ранее мы купили модуль CRM в 1С, но отдел продаж его не оценил: слишком сложный, отчёты тяжёлые, нужно понимать логику блоков. Руководители пользовались им из‑под палки. Я постоянно контролировала: «Заведите клиента», «Переведите его с этапа на этап».
А здесь всё интуитивно понятно. Люди сами начали вести воронку, потому что интерфейс удобный.
Пока CRM в YouGile работает отдельно от 1С — история переписки не синхронизируется. Но мы ждём интеграцию. Если это случится — будет идеально.
Что изменилось после перехода на YouGile
Мы не вели строгий учёт метрик, но эффекты очевидны.
Мы экономим деньги. YouGile дал ту же функциональность, что и Trello. Но дешевле и с контролем данных на своих серверах. Точных цифр не считали — это было давно, но нагрузка на бюджет снизилась.
Процессы стали прозрачными. Ключевые задачи передаём только через YouGile. Это помогает отследить историю по поручениям в одном месте.
Команда привыкла к инструменту так сильно, что без него начинается лёгкая паника. За четыре года работы YouGile у нас отключался раза три — вовремя не продлевали лицензионный ключ. Каждый раз одинаковая реакция: «А как теперь работать?»
Этот момент для нас — лучший показатель: система перестала быть «ещё одним инструментом» и стала критической инфраструктурой.
Адаптация новичков ускорилась. Мы подключаем новых сотрудников к системам по единому регламенту. Но всегда есть место человеческому фактору: например, сисадмин может забыть добавить человека в проект.
Раньше это решалось звонками типа «Включи Васю в чат», это отвлекало. Сейчас руководители пишут в чате: «Юль, добавь новенького, пожалуйста, в проект, а то мы забыли».
Это мелочь, но она показывает: система интегрировалась в онбординг.
Чего не хватает: честно о недостатках
За четыре года использования накопились пожелания — делимся ими, потому что команда YouGile реагирует на обратную связь.
Проблема | Что нужно |
Не хватает интеграции с 1С | История переписки с клиентами не синхронизируется. Хочется видеть всё в одном окне |
Поиск долго обрабатывает данные по крупным проектам | Это касается крупных проектов, а за пять лет у нас накопились десятки тысяч задач и файлов. Поэтому по одному ключевому слову поисковик находит материалы, по другому — нет. |
Нет статусов «в отпуске / в командировке» | При штате в 200 человек невозможно помнить график каждого. Нужно видеть, доступен ли человек |
Нет увеличения аватарки при клике | Мелочь, но избавляет от неловких вопросов в духе «А это что ещё за сотрудник?» |
Слабые анонсы новых функций | CRM я нашла случайно. Могла бы пройти мимо. Нужны понятные релизы в духе «Юля, смотрите: появилась CRM — теперь вы можете вести воронку без 1С» |
Но всё это — мелочи. В остальном сервис закрывает практически все наши потребности.
Чек‑лист от «ЗЭТА»: как компании найти и внедрить систему управления проектами
Назначьте идеолога проекта
Перед тем как искать систему, я полностью прописала блоки, которые она должна закрывать. Какой функционал нужен, какие процессы автоматизировать, какие права доступа требуются.
Без такого человека выбор превращается в хаос: каждый видит в системе то, что хочет видеть он, а не то, что нужно бизнесу.
Сравните несколько решений
Не берите первую попавшуюся систему. Мы проводили SWOT‑анализ: сравнивали функционал, цену (не только сейчас, но и на перспективу роста), удобство интерфейса.
Финансовую сторону считайте с запасом: если компания растёт, стоимость лицензий будет расти тоже.
Продумайте оргструктуру и права доступа
Не используйте стандартные три роли (сотрудник, управляющий, наблюдатель), если они не подходят под вашу иерархию.
Мы настроили уровни под свою структуру: топ‑менеджеры, руководители отделов, линейные специалисты. Производству не нужно видеть клиентскую базу — и это правильно.
Обучите сотрудников
Ваших обучающих роликов недостаточно. Люди не смотрят их, потому что не понимают, зачем им это нужно.
Проводите живое обучение: показывайте не «как нажать кнопку», а «как это поможет в работе». Мы упустили момент с отчётами — просто потому что нам их не презентовали.
Проконтролируйте использование
Напишите правила постановки задач: как формулировать, как ставить дедлайны, как назначать исполнителей.
Без контроля беспорядок неизбежен: кто‑то ставит задачу без исполнителя, кто‑то пишет дедлайн «вчера», кто‑то создаёт доску и забывает про неё.
Мы это допустили — и теперь догоняем: фиксируем правила, знакомим с ними новых сотрудников, напоминаем старым.
Для команд до 1000 человек запуск системы YouGile занимает один день.