Планирование времени это же целая "наука", до момента когда я стал интересоваться и применять методики тайм-менеджмента, не представлял как много уходит времени мимо и расходуется не эффективно. Но стал ли я от этого успешнее, продуктивнее? Стало ли мне легче?
Определенно да, управление временем и вообще планирование это всегда хорошо. Но во всем нужно знать меру, точнее сказать правильно применять тот или иной инструмент.
Можно упороться и потратить слишком много усилий для планирования не получив того профита который мы ожидаем от разных методик тайм-менеджмента. Ведь мы так внимательно читали все эти "Джедайские Техники" (Максим, к Вам с уважением), и у нас самое крутое приложение на телефоне "Помодоро". все разрушиться когда реальность скажет что ей пофиг на ваш план и внесет свои коррективы.
Важно присутствия самого планирования. Когда ты делаешь заметки и пометки, расписываешь что должен успеть/сделать за день/неделю. Это уже обязывает тебя следовать какому то пути. Планирование уже дает тебе в руки фонарик в кромешной тьме задач и обязанностей.
Само планирование времени не означает что ты прошил календарь разными необходимыми задачами, нет, это совсем про другое. Важно уметь пользоваться ВСЕМИ инструментами по назначению и придерживаясь принципов тайм-менеджмента:
Приоритизация. Чтобы выполнить задачу в срок, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная.
Планирование. Нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, как правило нужно поделить ее на более мелкие.
Замечу что эффективно работать в день можно не более 3–4 часов подряд. Так что бы сел и занимаешься только одним делом. Скорее всего найдутся люди которые могут не вставая сидеть очень долго и работать не отвлекаясь над задачей. Скажу что это будет их супер сила 😁
Поработав в бизнесе и найме я разработал свой набор инструментов. Опишу их списком с кратким пояснением, приведу пример как и где я использую каждый из них.
Мой «стек» тайм‑менеджмента, поехали:
1. Obsidian. Это фундамент. В этой программе я провожу половину всего рабочего времени. По сути это простойредактор текста с разметкой Markdown который красиво структурирует папки и фалы. Но на деле, использую плагины, можно получить мощный инструмент для продуктивности. Как его применять я напишу отдельный материал.
2. Помодоро (оно самое). Ставлю когда нужно сконцентрироваться и не отвлекаться на все вокруг. Открываю. в браузере. Сюда же идет и режим «не беспокоить» на всех устройствах.
3. Прошивка календаря. Тут не просто прошивка а «умное заполнение». Суть заключается в окошках «хаоса». Например я должен запланировать работу над задачей «Х». Выбираю слот в рабочем календаре, но оставляю временное окно в 5–10 минут до и после задачи на непредвиденное/непонятное/хаотичное. Задача зашивается в календарь только если она занимает больше чем 30 минут. Apple/Google Calendar или чем вы там привыкли пользоваться отлично справляются.
4. Правило 3WIP (Work In Progress). Держать в работе не больше 3 больших задач/проектов, как раз их мы и пилим на подзадачи и прошиваем в календарь.
5. Фокус. Самое сложное и объемное делаем в первой половине дня. Все ответы на сообщения и почту откладываем на вечер, желательно в окна хаоса. Утром мозг еще свеж и когнитивные способности на максимуме, вечером им можно воспользоваться на то что не особо важно.
6. Ретро за день/неделю. Планируя следующий день, в течении дня пишу что уже сделал и что нужно сделать на завтра. Попутно все записываю во «входящую» записную книгу. Уже из нее заполняю задачи на день/неделю. Далее по этим записям прошиваю календарь.
7. Матрица Эйзенхауэра. Система ведения дел и приоритизации, которую придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр. Все входящие текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. В записную книгу они попадают уже размеченые. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться.
8. Вода и атмосфера, музыка. Вода — много пьем. У меня стоит напоминание на телефоне. Водный баланс сильно влияет на когнитивные способности. Атмосфера — температура и качество воздуха сказывается на работе. Температура должна быть около 20–22 градусов. Воздух чем свежее тем лучше. Самая эффективная работа это на свежем воздухе. Но опять же не должно ничего отвлекать. Мне нарвиться работать в летних кафе в хороших наушниках с шумоподвалением.
9. Залететь в волну. Эту технику я называю так потому что тяжело залететь на волну но удержаться легче чем кажется. Когда ты долго подступаешься к задаче и все не решаешься. Но когда начал уже делать вовлекаешься. Важно пересилить и приступить.
Теперь разберем пример как я всем этим пользуюсь.
Идеальная картина: В начале рабочего дня открываем Obsidian. В нем две вкладки, записная книга (входящие задачи) и ретро за неделю с разбивкой по дням.
Мое ретро в Obsidian выглядит примерно так:
В первой половине дня важно сделать максимально сложное и полезное. Поэтому мы с вечера вчерашнего дня записали себе в задачи «большое дело» не забыв прошить его в календарь. Например поставив слот в календаре с 10 до 12. Не упустив окна хаоса. Работая над «большим делом» используем «помодоро». Я ставлю таймер обычно на 35–40 минут с перерывами по 10 минут. Залететь в волну мне помогают ритуалы. Попить кофе перед работой, тихо включить спокойную музыку в наушниках с ANC. Отдельно в календаре ставим слот для ответов на сообщения в мессенджере и почте.
В течении дня может прилететь задача, мы оцениваем ее по матрице Эйзенхауэра что бы понять что с ней делать:
Срочно и важно (Сделать немедленно) — приступаем немедленно, после записываем в Сделано в ретро за день.
Важно, но не срочно (Запланировать) — можем записать в задачи записную книгу (с пометкой Запланировать) и потом перенести в ретро в Задачи. Но можно сразу в Задачи в ретро.
Срочно, но не важно (Делегировать) — такое я не записываю. Проще сразу сделать. Это переписки с уточнениями, письма и обсуждения.
Не срочно и не важно (Удалить) — отсутствует. Отпадает еще на стадии фильтрации мозгом.
К концу рабочего дня нам нужно прошить календарь на завтра и записать задачи в ретро. Ныряем в нашу записную книгу и выбираем что куда перенести. Учитываем что не берем больше 3 больших задач на день (правило 3WIP применимо и тут).
Такой методикой пользуюсь уже давно, не прекращая ее менять и совершенствовать. Для меня это уже стало чем то вроде почистить зубы. Эффективность всего вышеперечисленного измеряется в результативности, КПД потраченного времени возрастает. Бонусом ко всему мы можем ответить на любой вопрос руководства о той или иной задаче или проекте, с хронологией его выполнения. Подключив ИИ можно экономить время и на подведении итогов за квартал или год.
Буду рад если поделитесь какие у вас инструменты и как вы их используете.