Para muchos autónomos, la declaración de la Renta puede suponer un gran quebradero de cabeza, ya que muchos tienen que revisar los gastos que han tenido en el ejercicio para determinar si se puede o no incluir y así reducir la factura fiscal. El momento se acerca, puesto que la campaña 2026 empieza el 8 de abril, por lo que conviene ir aclarando algunas dudas al respecto.
El sistema tributario permite a los autónomos descontar determinados costes vinculados a su actividad profesional antes de calcular el IRPF; sin embargo, no todos los gastos son válidos para Hacienda. La normativa establece criterios muy claros sobre qué se puede deducir, qué requiere una justificación más estricta y qué partidas suelen ser rechazadas.
Según la normativa de la Agencia Tributaria, los gastos deducibles son aquellos necesarios para el desarrollo de la actividad económica del autónomo y que estén correctamente justificados y registrados en la contabilidad o en los libros fiscales. Esto significa que no basta con haber pagado un gasto: debe estar relacionado directamente con el trabajo y contar con documentación válida, normalmente una factura completa.
Así, según Hacienda, para que un gasto pueda deducirse en el IRPF, debe cumplir tres condiciones fundamentales. La primera es que esté vinculado a la actividad económica del autónomo. La segunda condición es que esté debidamente justificado mediante factura o documento equivalente. Y la tercera condición es que esté registrado en la contabilidad o en los libros de gastos. Si esto no se cumple, se podría rechazar esa deducción en una comprobación o inspección fiscal. Además, algunos gastos pueden deducirse solo parcialmente o bajo determinados límites.
De los distintos gastos que tienen los autónomos, hay algunos que se aceptan sin problemas. Uno de ellos es la cuota mensual que el trabajador por cuenta propia paga al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Este gasto forma parte de los costes necesarios para ejercer la actividad y, por tanto, se descuenta directamente de los ingresos antes de calcular el rendimiento neto.
Otro de los gastos tiene que ver con el alquiler de local u oficina. Los autónomos que trabajan en un local o despacho pueden deducir el alquiler del espacio utilizado para desarrollar su actividad profesional. Es más, gastos como la comunidad de propietarios o el tener que pagar impuestos locales también podrían incluirse. Así como los suministros y servicios básicos.
Ahora bien, con respecto a esto, en caso de que se trabaje desde casa, la deducción solo se aplicará de forma proporcional al espacio de la vivienda destinado a la actividad profesional. En estos casos, la normativa permite deducir el 30 % de la parte proporcional de los suministros vinculados al área de la vivienda utilizada como despacho.
El material necesario para trabajar, como son los equipos informáticos, herramientas profesionales, material de oficina, software o aplicaciones de gestión, se considera consumos de explotación y pueden deducirse siempre que estén relacionados con la actividad. Lo mismo puede ocurrir con servicios externos con los que se gestiona el negocio, como son asesorías fiscales o contables, servicios jurídicos, consultorías o marketing o informática. Todos ellos son gastos deducibles.
Si eres autónomo y tienes trabajadores contratados, también puedes deducir algunos gastos, como por ejemplo los sueldos y salarios, las pagas extraordinarias, las cotizaciones a la Seguridad Social, la formación del personal y los seguros laborales.
De igual forma, si hay viajes, desplazamientos y dietas, ya sean de un autónomo o de sus trabajadores, también se podrían deducir, aunque se requiere una justificación clara. Hablamos de transporte, peajes, alojamiento o dietas de manutención. En el caso de las dietas, Hacienda establece límites diarios para la deducción. En España, el máximo suele situarse en 26,67 euros al día sin pernocta y 48,08 euros con pernocta, siempre que se paguen por medios electrónicos y en establecimientos de hostelería.
Uno de los gastos que más conflictos genera entre los autónomos y Hacienda es el relacionado con los vehículos. En general, solo pueden deducirse cuando el vehículo está claramente afecto a la actividad profesional, como ocurre con furgonetas o vehículos industriales utilizados para trabajar.
Además de los gastos más habituales, existen otras partidas que muchos autónomos desconocen que pueden deducirse. Por ejemplo, se pueden deducir impuestos vinculados a la actividad, como el IAE o el IBI del local profesional, seguros profesionales o de responsabilidad civil, formación y cursos relacionados con la actividad o incluso las cuotas colegiales o asociaciones profesionales.
Estos gastos se aceptan siempre que estén directamente relacionados con el ejercicio profesional.
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