Muchas veces, cuando tienes que hacer la declaración de la Renta, has de llevar una organización limpia para encontrar siempre las facturas que vas a utilizar para presentar la renta. Pero, en ocasiones, puede ocurrir que haya una factura que se traspapele y aparezca meses o años después. Lo que quizá no sepas es que la Agencia Tributaria permite introducir esas facturas atrasadas para desgravarlas. Pero, si no se hace bien, Hacienda puede acabar revisando tu declaración. 

Dependiendo del impuesto afectado, del tiempo transcurrido y de cómo se regularice la situación, la deducción puede ser válida o convertirse en motivo de sanción.

¿Qué ocurre cuando un autónomo encuentra una factura antigua?

Según la legislación, cuando un autónomo encuentra una factura antigua que no se ha desgravado en su tiempo, se permite, en determinados supuestos, recuperar los gastos que se han soportado. Pero siempre con unos límites y siguiendo unos procedimientos concretos.

De hecho, no es lo mismo deducir un gasto en el IRPF que hacerlo en el IVA. En el caso del IVA soportado, la Ley del IVA establece plazos específicos para ejercer el derecho a deducción. Mientras, en el IRPF, el criterio gira en torno al principio de devengo y a la correcta imputación temporal de los gastos.

Esto significa que un autónomo no puede incluir libremente cualquier factura antigua en la declaración actual solo porque se le olvidó anteriormente. Hacienda puede considerar que el contribuyente está alterando artificialmente el resultado fiscal del ejercicio presente.

Deducir un gasto antiguo en la declaración de la renta

Es habitual que algunos autónomos, cuando preparan los documentos para llevar a cabo la declaración de la renta, se encuentren con facturas que no fueron introducidas en su momento (en los anteriores ejercicios de la renta). Estas no se pierden como tal, sino que Hacienda permitiría deducirlos.

De hecho, se puede hacer de dos formas diferentes. La primera es incluyéndola en el ejercicio en curso. En este caso, en la declaración de la renta correspondiente al ejercicio 2025, campaña activa en este momento.

La otra opción que se tiene es la de rectificar una declaración que se presentó en ejercicios anteriores. Esta no siempre es la mejor opción, sobre todo porque eso puede alterar el resultado y hacer que las alarmas de Hacienda se activen. Aun así, cuando esa factura tiene un importe elevado, es mucho mejor hacer una rectificación de la declaración que meterla en un ejercicio posterior (porque puede ser que Hacienda considere que es incorrecto y que no deberías haberla metido).

La regla general es que todas las facturas deberían imputarse en el ejercicio que les corresponda. Pero la normativa es un poco más flexible y, siempre que se cumplan una serie de requisitos, podría aplicarse en ejercicios posteriores. Entre esos requisitos están que el gasto esté relacionado con la actividad económica, que no sea un importe elevado (lo suficiente como para llamar la atención) y que pueda justificarse documentalmente.

En caso de que la rectificación beneficie a Hacienda, el caso es más complejo, porque en esta situación eso puede implicar que Hacienda revise la declaración e imponga recargos y sanciones por haberlo hecho mal. Por eso, antes de actuar, conviene ver si el hecho de introducir esa factura sería la mejor opción o es mejor no hacerlo.

Lo mismo ocurre con facturas que superan los cuatro años de antigüedad. Por normativa, se pueden rectificar (al igual que Hacienda puede revisar) las declaraciones de cuatro años atrás. Eso implica que si te encuentras una factura más antigua de cuatro años y quisieras desgravarla, podría darte más problemas que beneficios.

De hecho, muchos expertos insisten en que lo mejor es revisar cada caso individual, ya que en algunos sí merecerá la pena regularizar el gasto, pero en otros es posible que el ahorro que tengas no justifique llamar la atención de la Agencia Tributaria.

Las multas que pueden recibir los autónomos

Las consecuencias económicas de una deducción incorrecta pueden ser importantes. Hacienda distingue entre errores involuntarios, negligencias y fraude deliberado, pero incluso un simple fallo puede acabar en sanción si genera perjuicio económico para la Administración.

En el momento en que la Agencia Tributaria detecta una deducción indebida, lo primero que puede ocurrir es que te pida explicaciones y, según tu respuesta, podría exigir la devolución de la cantidad deducida, además de intereses, recargos y, sí, también sanciones económicas. De hecho, las pueden oscilar entre el 50 % y el 150 % de la cantidad considerada irregular cuando Hacienda entiende que hubo ocultación o intencionalidad.