月刊（第23期）：多任务中的时间管理

本篇是对二〇二三年九月生活的记录与思考。

多任务中的时间管理

这期应读者期望，聊一聊时间管理。

对时间的管理有两个基本方面：

做事前，对时间的分配
做事时，对时间的使用

分配时间：区分优先级

每个人的精力是有限的，但事儿却接近是无限的——工作会有一堆待安排的事儿，生活中也会有许多琐事需要去做，那么如何合理地安排好自己有限的时间呢？

简单分享下自己的方法：日历+提醒事项。其中：

日历：用来记录 已固定时间的、不得不去做事项。即，我的这段时间固定被这个时间段的 Event 消费掉，需要安排进日历里。比如会议、球局、饭局等等。（下图中原点打头的就是 Event）
提醒事项：用来收集琐事和待办，它们是一个一个 Things，可以相对地根据优先级的不同被灵活安排。如工作的待办、生活中的琐事等等。（下图√打头的就是 Things，已经完成的就可以勾上）

软件这里我的用的是 Fantastical，使用了 iCloud 的 Apple 日历和 Todoist。之所以使用 Todoist 是看中了它的开放性和集成能力，可以在 Obsidian、Raycast 等各种三方软件中被集成进去。TODO 类的软件有很多，用自己喜欢的、顺手的就好。

当然，没有特别需求的话，用 Apple 的日历和 Apple 提醒事项也就 OK 了。

工具介绍好了，那么具体该如何分配时间呢？这里可以灵活安排的时间主要是 Things，这里有几个小技巧可以分享一下：

根据优先级分配：高优且紧急的必须立刻做，低优或者生活琐事我会安排在早上起床或者晚上睡前统一处理。（至于如何区分优先级，考虑的因素有很多，此处不扩展说了）
根据自己的专注时间段分配：发掘自己的专注时间段，是晚上效率高还是下午效率高，把一整段时间空出来，然后把相对困难或重要的事情放在这个时间段去处理。

当然，事情可能会在工作中随时安排进来，来了事之后，如果是非紧急的事情就不要停下手上的工作，而是把它们先放进 Things 的收集箱（Inbox）里，待切换工作上下文的间歇再去回顾、安排、调整 Inbox 和已安排实现，看看优先级和时间段是否需要变化。

消费时间：保持专注、全力以赴

时间对于每个人而言都是公平的，每个人的一天都是 24 小时，那保持高效的时间利用率就能把更多的精力节省出来做更多的事。

前两年的年终总结中我说过自己不擅多线程工作，后来做了一番调整，核心要点在于——一天中保持尽可能长的专注时间、尽可能少的切换工作上下文。

前两周的《纽约时报》有一篇文章写到：

多任务处理在很大程度上是一个神话。我们可以一次只专注于一件事。“这就像我们头脑中有一块内部白板，”马克说。“如果我在做一项任务，我的大脑白板上就有我需要的所有信息。然后我转而使用电子邮件。我必须在脑海中抹去那块白板，写下写电子邮件所需的所有信息。就像在真正的白板上一样，我们的脑海中可能会有残留物。我们可能还在想着三项任务之前的一些事情。

多线程工作会占用我们的认知资源，也会干扰我们的工作记忆，更会摧毁我们进入心流的可能性。因此工作中需要尽可能保持专注，摒除非工作的影响因素和尽量避免被打断。回过头来看，人类在文化领域的成就，包括哲学思想，都归功于人类深刻、专一的注意力。而随着功绩社会的兴起，这种深度注意力却日益边缘化。

我们知道，经济学是研究社会中稀缺资源如何分配的问题，而如果我们将这个概念中的「社会资源」置换成「个人资源」后，稀缺的概念和原则依然适用，一个人最稀缺的资源可以概括提炼为「时间、精力、注意力、专注力」，这些资源使用在一个地方的时候，就不能使用在另一个地方了。

《稀缺》一书中谈到一个观点：

人的大脑就像一条道路，有自己的「带宽」。当这条道路被某些东西占满时，人就会耗尽认知资源，陷入「满负荷」的状态，无暇去思考其它的东西。

综上，高效的秘诀在于「专注」。

我一直在用「Rize」，它不单纯是一个简单的 Time Tracer 工具：

而是一个培养 Focus 的工具。同一软件或是保持在同一工作上下文中保持一段时间，会进入 Focus 状态（类似心流），这个时间会统计 Focus 时间。而如果你突然切出上下文，如打开微信或者用浏览器浏览了这个上下文无关的网页，Rize 会认为此刻你分心了，从而弹出保持 Focus 提示并退出此轮 Focus 计时。