在当今快节奏的职场中，如何高效地传达信息变得尤为重要。本文将分享一系列实用技巧，帮助您简化PPT的内容，提高演示的效率与吸引力。

在新出版的《英伟达之道：黄仁勋和科技帝国的诞生》这本书中，作者揭示了一系列关于英伟达企业文化的重要见解。其中提到了一个很有意思的文化现象，就是CEO黄仁勋在业务讨论中更喜欢用白板而不是PPT演示。因为“白板会议”这种方式会倒逼分享者提炼他们想要表达的核心思想，有助于所有参会者更加清晰、更加集中的进行交流。

其实不只是黄仁勋，有很多CEO也做出过同类的决定。

在亚马逊2018年的Annual Letter年度信中，杰夫·贝佐斯 （Jeff Bezos）再次重申了他的一个要求，就是禁止在内部管理会议上使用PPT演示，他认为“叙事结构”比PPT演示更加有效。因此，在亚马逊内部开会的时候，会议召集人需要提前准备好一份不超过6页的“简报”，发给每位参会者。“简报”内容包括会议的议题，需要做出的决定，以及相关的背景信息。参会者先在30分钟内认真完成这份“简报”的阅读，然后再进入到会议的讨论。

国内的互联网企业字节跳动在内部会议中，也采用了类似的方式。

为什么PPT演示在一些组织内部，尤其是一些高科技公司，受到质疑和挑战呢？

第一个原因：低价值任务会导致资源从更具战略性的活动中被转移出来，并且造成潜在的创收损失

不知道大家有没有这样的经历，为了做出一份精美的“PPT演示文稿”，有时候，我们会花一个小时，甚至更多的时间，用在调整格式，勘正错误等等这些细节上。尽管现在有AI工具可以帮助大家生成PPT，但我们相信，还是有大把的时间被浪费在类似的“低价值任务”上。这会导致两个结果：

一个结果是，资源从更具战略性的活动中被转移出来。我们以人力资源为例：Enable-HR曾经做过一个总结，是关于人力资源的工作时间都花在了哪些方面：第一个方面是收拾残局，或者是做一些修修补补的工作；第二个方面是有效的运行，但离真正创造价值的工作还有距离，处在“追赶模式”；第三个方面是执行一些能够支持业务战略的活动；第四个方面是参与到具有战略优先级的决策活动中。结果显示，大部分HR的大部分时间都花在了第一和第二个方面，也就是被一些“低价值任务”占用了大量的时间、精力和心力，因此很难抽身并且投入到更具战略性的活动中。

另一个结果是，造成潜在的创收损失。在人效指标中，有一个指标叫做“计费工作时间”，就是员工、团队或者组织在能够带来直接业务收入的工作上所花费的时间。比如说，一些直接面向客户的，按小时收取劳务或者服务费用的岗位，或者是一些可以衡量单位“计费工作时间”业务产出的岗位。假设一位员工一周有40个可用工作小时数，平均每小时的费率或者业务产出为1,000元，其中30个小时投入在客户咨询、销售管理等等“计费工作时间”上，其余10个小时被用在了一些“低价值任务”的“非计费工作时间”上，那么，每周就有可能造成10,000元的潜在收入损失。

第二个原因：PPT演示有可能被包装成一种“虚假生产力”，从而与企业文化产生冲突

什么是“生产力”？它包括劳动生产力、原材料生产力、资本生产力，以及三者相加的总生产力。对于员工来说，“生产力”就是在特定时期内，通过劳动技能和生产资料的结合所创造的产出。它有一个简单的公式，创造的产出除以投入的时间或者资源。这里有两个要素决定了什么是真正的“生产力”，一个是更多的、有价值的产出，一个是更少的或者说更有效率的时间和资源投入。我们每个人都想在工作中表现出色，但仅仅试图更多地完成工作，或者仅仅试图更快地完成工作，这种追求单一要素而带来的“生产力”都是一种“虚假生产力”。

比如说，我们花费大量时间投入到PPT的格式调整，错误勘正等等类似的“低价值任务”中，即便做出一份很精美的PPT演示文稿，也是一种“虚假生产力”。就像《英伟达之道》这本书中提到的，黄仁勋认为，员工有可能会将不完整的想法隐藏在精美的格式和误导性文本之后。也就是说：PPT演示文稿再精美，但如果它是建立在大量的时间投入基础上，刻意用所谓的“美学完美”来弥补或者掩盖薄弱的想法和内容，甚至把PPT演示包装成向他人证明自己工作成果的一种工具，那么就是在制造一种“虚假生产力”。

这和很多组织，尤其是一些高科技公司的企业文化存在着显著的冲突。有一位博主就曾经分享过一段经历。他说：有一次自己为客户设计了新的投资计划，然后为此制作了一份非常漂亮的、将近40页的PPT演示文稿，提交给了老板。原本信心满满地期待得到老板的认可和赞赏，没想到老板给自己写了一封回复邮件，大概的意思是说：其实只要3、5页内容就够了，重要的是我们给客户提供什么样的建议，而不是冗长的说明我们发现了什么？

高层的注意力持续时间很短，他们期望获得精炼的信息来做出有效决策，从而帮助组织保持一种真实、敏捷和创新的企业文化。PPT演示本质上是一种沟通工具，因此，在组织内部沟通时，追求可信、简洁和引人注目，才是根本原则。

第三个原因：大脑告诉我们，它很讨厌“低效的PPT演示”

我们大脑中的语言区域，负责同时处理声音、单词和句子。就好像一个电路，有多个不同的输入和输出，但是它们共用一个线路。因此呢，当我们在使用大脑相同部分的区域来同时处理多个不同任务的时候，效率都很低。什么意思呢？就是说作为听众，不能一边听分享者讲述PPT演示文稿的内容，一边阅读详细的、文字丰富的幻灯片。当面对一张写满文字的幻灯片时，大多数听众会选择自己快速阅读幻灯片，而不会认真去听分享者在说一些什么。

这里有一个原理，叫做“Glance Test扫视测试”，如果一页PPT演示文稿的内容，无法在3秒钟内帮助听众抓到重点，他们就会选择自己去看幻灯片，而不是听你说。所以，这也是为什么很多组织，包括CEO在内不喜欢用PPT演示做沟通、做讨论、做汇报的原因之一。“低效的PPT演示”就是一种效率低下、甚至无效的沟通，这种“低效的PPT演示”包括繁多的字体、繁多的文字、繁多的图表、繁多的效果等等。

如果我们还要选择“PPT演示”作为一种沟通工具，那么应该怎么做，才能避免“低效”呢？我们以人力资源来举个例子，如何汇报预算规划？可以先用一份5-6页、清晰简洁的“PPT演示文稿”来展示核心内容，包括：

• 以往预算使用的情况
• 预算投入领域和分配原则
• 预算投入带来哪些收益
• 需要获得什么样的资源
• 存在的投入风险和应对措施

其他预期问题和“深入研究”的数据、图表、分析等等可以作为一个附录单独提供。

PPT演示，作为工具来说本身并没有错，错的是使用它的人和使用的方式，所以，无论是白板、简报、还是PPT演示，都是一种选择，重要的是，我们需要和“低效的PPT演示”说再见！