在产品经理的工作中，需要经常跨部门、与多个岗位的人一起合作才能做好本职工作。这种情况下，如何对接跨小组、部门的需求，以及如何进行高效的跨部门协作？这个问题考验着很多才入门的产品经理。这篇文章，作者从自己的亲身经历出发，帮大家解决这个问题。
产品经理在工作中，对接跨小组、跨部门需求，已经是家常便饭了。
本文是笔者工作实践的亲身经历，有感而发，共勉～
小张接到一个紧急需求，涉及到我所负责的产品的改动，需要和我进行需求对接。
小张提前约好需求沟通会，作为协作方的我，在会议上第一次听到小张讲解这个需求的需求方案，听得我一脸懵🥲。
ps：在这之前，有进行过一次比较浅显的初步需求沟通。初步了解到客户的大概问题，对具体的需求范围及场景是没有很明确的。
让我感到很“懵”的原因有 3 点：
1）小张开场第一句是说：“现在有一个紧急需求，需要实现xxx能力。”
2）小张第二句是说：“要满足这个xxx能力的实现，就需要做…巴拉巴拉。”
3）接着，小张开始讲解实现xxx能力的整体流程，小张从技术实现的角度讲解道：“这里我会通过一个xxx接口返给你xxx状态的信息，需要你这边处理…巴拉巴拉。”
听到这，我打断了小张的讲解，和小张说道：“不好意思打断一下，我没听明白，这个需求场景是啥？整体的业务流程是啥样的？不明白这个需求是要解决什么场景问题。你可以从业务场景和业务流程上引入展开讲解不？”
小张指着投放在屏幕上的流程图，回复我：“流程就是这样的啊，都在这里啦。”
…需求方案沟通持续进行中…
经过 15 分钟的沟通后，大家开始就产品方案展开讨论，讨论逐渐深入后发现整体的方案很复杂，改动很大。
而且发现很多需求场景不明确，大家在会议上就不确定的点展开讨论，根据现场的猜测，思考应该怎么处理这些待定的场景问题的解决方案，并在会议上讨论给出建议的plan A、plan B。
ps：这里面不确定的点，追根究底，还是回到了需求场景不清晰的问题上。客户使用场景不清晰，导致需求范围不明确，那么产品方案自然就无法全面覆盖需求场景的问题了。
经过将近 1 小时的沟通，和主导方一点一点地确认整体的需求内容，梳理待定的需求场景问题。我还是不清楚需要我配合完成的事项是哪些，即我这边的改动范围是不明确的。
最终会议结论是：会议后需要和业务方再次确认核心的需求场景问题，以便确定需求范围。会议结束后，主导方立马发出第二次会议邀约，参会人员包括产品经理和业务人员。
在第二次会议上，就需求核心问题展开讨论。沟通不到 10 分钟，明确了需要解决的核心业务问题。发现业务的诉求是比较简单的，只需要在产品原有基础上做一点小小的改动就可以满足业务期望。
从主导方与协作方对接需求的实际工作场景中，可以分析出存在以下6个问题：
1、需求沟通的准备不足
小张虽然组织了需求沟通会，但显然在会议前没有充分准备好如何清晰地传达需求背景、业务场景以及具体需求给协作方。
首次沟通应该包含足够的需求背景、业务目标、产品愿景等信息，确保所有参与者都能理解需求的本质和目的。
2、缺乏明确的需求定义
在初步沟通时，需求的表述过于笼统，没有明确需求的边界和具体场景，导致后续讨论偏离重点，浪费了大量时间在猜测和假设上。
3、过度关注技术实现而非业务逻辑
小张直接从技术实现角度出发讲解，忽略了业务逻辑的阐述，这使得非技术背景的参与者难以跟进，导致沟通障碍。
在协作方还不清楚需求背景问题以及需求场景的情况下，主导方已经走到后面技术实现的环节了，其中信息差太大。导致双方对需求理解不一致，沟通不在同一个频道。
正确的做法应该是先从为什么要做（业务目标）、做什么（功能需求）、怎么做（技术方案）的顺序进行讲解。
4、需求材料不充分
小张虽展示了流程图，但未能有效利用它来辅助说明业务流程和场景，使得流程图没有起到预期的澄清作用。
有效的辅助材料应该简洁明了，直观展示业务流程和需求要点。
5、会议管理不善
会议中花费了大量时间在不确定点的讨论上，而不是事先准备和明确需求。高效的会议应当事先明确议程，对已知问题有预判并准备好解决方案，减少现场猜测的时间。
6、需求确认流程缺失
需求的明确与确认应该在会议前完成，而不是会议中或会议后。这表明项目管理过程中缺乏有效的前期需求确认流程，导致团队成员对需求的理解不一致。
通过第二次会议迅速明确了核心需求，说明流程缺失导致前期沟通中的关键信息缺失。
为了保障跨小组或跨部门需求的对接效率，团队应当从这 5 点进行改善：
1. 实施更有效的项目管理和需求确认流程，确保需求的明确性和可实施性。
2. 强化需求分析，在与协作方传达需求前，应先理清楚业务全链路流程，输出需求范围清单，确保所有参与方能获得明确的需求内容。
3. 优化会议准备，提前共享会议资料，明确会议目的和议程，提高会议沟通效率，确保大家在同一个频道上沟通。
4. 强化跨小组或跨部门的前期需求沟通，确保技术实现与业务需求紧密结合，避免技术先行。
5. 采用结构化的方法介绍需求，如采用“5W1H”原则（What, Why, Who, Where, When, How）来确保全面而清晰的沟通。
ps：如需了解“5W1H”原则，可点击查看技巧：运用”5W1H”分析法，高效提升你的生产力
作者：nana，公众号：娜是产品经理
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