对于职场人而言，有效的时间管理有助于提升我们的时间使用效率，还能帮助我们实现工作与生活的平衡。而现在，我们已经可以借助AI的力量，来帮助达成这个目标了。
你好，我是张文靖。
谈到时间管理，记得上次它成为热门话题还是因为那位姓罗的时间管理大师。
一晃眼，四年就这样过去了。
那么，对于我们普通人来说，时间管理是否也同样重要呢？
答案是不言而喻的。
作为职场人，工作和生活的节奏很快，很多时候因为工作繁忙而忽视了家庭和生活。
尽管我们每个人每天拥有的时间都是相同的24小时，但通过巧妙地规划这些时间，我们可以在有限的时间里创造无限的价值。
因此，掌握时间管理技巧，不仅能够提升我们的时间使用效率，还能帮助我们实现工作与生活的和谐共处，养成良好的习惯，最终实现我们的人生目标。
很多人可能觉得时间管理是很麻烦，自己没时间、没精力可能还没必要。
但有没有想过，我们可以借助AI的力量来管理时间呢？
AI，作为人类之外最了解人类的存在，经过一系列的训练，它甚至可能比你自己还要了解你。
在体验了众多的AI工具和大模型过程中，发现Agent智能体这类AI工具最匹配这种场景。（例如AlphaGo，是围棋圈最好的智能体）
那智能体是什么？
智能体=LLM+规划能力+记忆力+外部工具。
依靠底层的大模型，加上短期和长期的记忆力，最后通过三方方便使用的外部工具进行人机交互。
Agent看了很多种，包括KIMI、字节的豆包、智谱清言这些智能体，最后发现落地的比较好的是钉钉。
因为钉钉本身就是办公软件，天然有更丰富的场景，然后通过Agent+场景结合的方式，给我的体验感是最好的。
结合智能体的智能与我的时间管理方法，结果让我眼前一亮；
它解决了我在时间管理上的许多难题，总能在关键时刻为我安排好时间。
有时候，我甚至觉得它比我自己还要了解我（ORZ…）
今天和你聊聊：如何高效管理时间，以及如何巧妙利用AI打造专属的时间管理助手。
我们如果自己去做时间管理，真的挺费精力的。
先不说，是否谁都有必要进行时间管理，光是去做时间规划和分配就要做很久，更别说执行和复盘了。
为什么这么说？那就要展开聊聊如何做时间管理了。
时间管理，真的只是管理时间吗？
其实并不是，管理时间只是一种手段，时间管理主要是：能力管理、精力管理、最后才是管理时间。
精力管理的核心是时间块。
比如把时间拆分30分钟、1小时、2小时的时间块。
把每天的时间拆分成比较固定的若干个单元进行使用。
2小时时间块做需要长时间专注的事情；
1小时的时间块需要一定时间专注的，但尽量1小时内可以完成的；
30分钟做一些碎片化工作。
时间块，可以让AI助理学习，让他帮我们按照这个逻辑帮我们拆分。
管理时间核心是什么。其实就是聚焦当下。
在任何时候，都知道自己当前的时间应该干什么。
我通常会给自己一个这样的面板，拆分时间块，并确定每日的待办。
这个完全可交给AI助理来做，让他们帮我们生成。
能力管理的核心就是，找到规律。
每个人的工作，本质上讲都是有规律遵循的；
通过模式识别，找到他的规律变成标准，然后固化，最后精进。
就相当于产品经理刚学了一个模型或者方法，在第一次用的时候很慢，需要不断实践才能消化。
当用了第二次、第三次很熟练了逐渐标准化以后，速度会非常快。
这是因为，我们找到了规律，能力也有所提升。
没有变成标准前怎么办呢？
那些不能标准完成的工作，要留够Buffer，留够缓冲时间。
这样至少自己的时间安排不会被某个任务打乱。
那么，问题来了。
怎么找到规律，怎么分配时间，怎么预测每个任务的时间就是个难题了。
另外，时间管理流程很长，以我为例，我迭代了两年的时间管理SOP如下图：
尽管我已经用这种方式执行了2年，但是这个流程中，还是有花费我大量时间去梳理的事情：
这些问题在以前，我都是通过自己的感觉去预测时间；然后吭哧吭哧自己去规划和排期。
时间上来说，一个月下来，就是600分钟（一次月度计划拆解120分钟+四周的计划和复盘2x(60+30+30)分钟）。
今天我才发现，原来我以前一个月光做时间管理的熵增竟然用了10个小时！！
最近研究Agent以后，通过AI来帮我预测，又快又准。
当我发现钉钉AI助理，能直接在钉钉内进行AI生成内容后，我开始尝试用提示词为自己构建一个“私人定制时间管理助理”。
来生成我下图这些“花里胡哨”的各种表和总结复盘。
开始使用钉钉的AI助理后，我统计的我的时间管理所用时间，从每月大概花600分钟，到现在合计不到100分钟，效率提高了至少6倍，而且效果比我自己整理的好的太多。
没用过AI的同学可能会觉得：
AI很难喂知识吧？
提示词很难做吧？
配置参数是不是很复杂？
AI的反馈内容是不是不够好……
从我的体验来看，效果能打，完全能够满足我日常工作和生活的需求。
而且搭建一个钉钉的AI助理没那么复杂，从配置、调校到最后的使用，前后就用10几分钟，3个步骤就搞定～
首先明确AI助理的工作目标：就是根据我的时间管理痛点去提升我的管理效率。
花费时间关键点：
1. 根据每月目标，拆解到每周，制定每周的任务待办清单（每周120分钟）
目标1：能够自动帮我规划每周待办
2. 同步到日程表中，并且确定每个任务的具体时间。（每周60分钟）
目标2：能够预测我每个任务计划完成的时间
3. 记录和总结每周实际完成情况（30分钟）
目标3：能够帮我进行复盘总结，给我一些客观的建议。
4. 每周复盘并预估未来任务的计划时间（30分钟）
目标4：对任务的预估没办法做到很精准，没有外部的辅助优化机制。
甚至希望AI告诉我哪些任务完成时间太长，需要进行针对性去培训学习
所以，AI助理的工作任务与目标是：
如果觉得这个步骤麻烦，可以直接用钉钉AI助理市场找【帮你写角色设定】AI助理，让他帮你完成或者进一步优化你的提示词，直到满意为止。
最后整理出了现在我用的这份提示词：
配置钉钉AI助理时，最关键的步骤就是精心设定角色提示词。
在第一步中，我们已经准备好了这些提示词。
现在，我们只需将这些提示词复制并粘贴到角色设定即可。
配置的同时，可以在界面的右侧实时测试AI助理的反馈结果。
这种即时反馈机制，让你能够直观地看到AI助理返回的信息是否符合你的预期。
根据AI助理的反馈，即时调整提示词，直到它的表现完全符合你的要求。
通过这样的个性化配置，你的AI助理将能够更好地理解你的需求。
比如：我将我的月度计划，发给AI助理。
让他通过以下格式生成给我：
AI助理会自动生成接下来一个月中，我每周的计划。
最让我惊喜的是：AI还能识别任务性质！！
提醒我某些事件不用分配小时数！
能识别到这里真是万万没想到的！
并且AI助理根据我的要求，为我预测的各个任务的计划开始时间和结束时间～
有的朋友可能会好奇，AI助理的时间预测到底准不准？
准确性很大程度上取决于我们如何去塑造和训练它。
只要你有心让AI准，它就有变得准。
我们要一个私人的时间管理助手，能私人定制的AI助手，才是你的AI助手。
怎么私人定制呢？
用的就是Agent的长期记忆，上传知识文件，让大模型学习。
在钉钉里面也有这个功能，在配置AI助理时，可以上传知识文件，AI会自动学习文件中的内容，让他更懂你。
比如说，我将我做了2年的时间管理数据喂给他，让他基于此去预测我未来的任务的时间。
2年前的事情我们人类有时候记得不清楚，但是AI记得可是明明白白！
通过预测的结果来看，还是比较满意的！
试想一下，如果规划你的时间安排有一个助理，那么在管理时间上，需不需要更多助理呢？
答案是肯定的。我就给自己添置了一个专门的复盘助理。
正因为钉钉 AI 助理支持钉钉知识库、在线文档、本地文档，这些长效记忆知识的方式。
所以我把我所有的个人习惯都“喂”给了这个助理，包括我对每个任务的定义、我对某些任务的个人理解、通常情况下的空余时间等等。
除此之外，我还把历史任务的完成情况告诉了它，它会学习并进行分析，然后在未来的任务规划中预测出更合理的计划时间。
所以，这么一啪拉过程资料，都投喂给AI助理，你就让他学吧。
后面有新的数据，继续补充给他，让他成为我的一个不断进化的智能伙伴，帮助我从过去的经验中学习，为我做更私人定制的个人复盘。
最后我们看看，让复盘助理指定时间段复盘时间的效果：
告诉我以后制定某项任务的时候，怎么合理安排时间：
很多时候，我都没考虑到的东西，AI都帮我考虑到了……
我还有个习惯，每周会把一周的待办同步到日程中。
这里我又加了一个日程助理，同步你的待办，只需要告诉他你要做什么，一周的日程面板很快能生成出来。
不得不说，钉钉通过他的内生生态，再配合AI，很能打。
在我这两年不断地优化自己时间管理的方法，尽管有了一套SOP，但每个月在做时间管理这件事，至少是需要花费600分钟的。
而AI的出现，做一些简单的调校、训练，一个月累计用不到100分钟，提升了至少6倍的效率。
让时间管理的门槛变得更低了。
通过钉钉AI助理做了时间管理助理、个人复盘助手、日程助手，让他们帮我完成了：
通过这些AI助理，你不再是一个人，而是一个团队。
当我了解智能体的时候，我第一时间想到的就是这个时间管理的Agent。
每一个Agent都是基于强大的底层模型构建而成，它们能够理解环境、进行合理的规划与预测。
这些智能体还能够通过知识库的方式，拥有类似人类的长期记忆能力。
这种长期记忆与智能体本身的短期记忆相结合，形成了一种高效且友好的交互方式。
人与信息的交互方式，是随着时代在一点一点地改变的。
我们回过头去看历代信息连接者，从古代的媒婆、荐头到近现代的报纸、出版社、电话局，再到互联网初期的导航网站、搜索网站信息流，再到现在的抖音小红书这类自媒体生态。
放眼未来，我们能看到的是，到了AI时代，智能体可能又会像25年前互联网掀到来的时候一样，掀起一波信息革命。
最后，AI的门槛已经很低了，像钉钉AI助理这种工具更是如此。
如果说25年前，互联网人需要的是网感，那么此刻，更重要的是智能感。
希望大家能使用智能体、试用智能体、制作智能体。
智能体用好了是很好的辅助工具，就像我的这些助理一样。
通过接触智能体，逐渐适应智能体的交互方式来提高prompt能力。
这就好像当年多用互联网的人，更快速地想到了自己行业和互联网的结合。
如果你不想被时代抛弃，现在多用智能体，更容易思考智能体各种落地方式。
如果说AI是一种魔法，未来的人类会分为两种：魔法师和麻瓜。
Prompt就是咒语，像钉钉AI助手这类智能体就是魔法棒。
如果你想成为魔法师，开始体验Agent智能体，相信你和我一样能有更多场景的思考。
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