会议纪要的自动化处理一直是团队协作中的痛点。从最初的长Prompt复制粘贴，到尝试多维表格入口，再到最终通过自建AI机器人实现「任务触发式工作流」，这场效率革命背后藏着五个关键陷阱与突破。本文完整拆解了如何打造真正符合PM工作习惯的智能纪要系统，并附赠可直接复用的Skill模板。
看了上一篇会议纪要Prompt的朋友，估计没几个人真的去用了。因为，我也不会这么用，哈哈哈。
每次用起来的流程大概是这样：导出转录稿，把几百行的Prompt一起复制给AI，等它吐出纪要，改完再手动复制到项目群、@相关人员，复制来复制去，根本没省时间。
再说，团队怎么用？保存成文档大家自取吗？
Prompt那么长，估计就没几个人会认真看，复制过去会话要翻好几页，还容易出错。模板被随手一改，输出质量就没法保证。
最终只是个人的效率提高了，对团队整体没有任何改变。
我想要的最终效果是：开完会，在线会议软件直接输出符合要求的纪要，我说OK，它就直接推到项目群里。
那能不能把Prompt做成固定入口，比如多维表格+AI、企业内部AI助手、notion模板这类，把输入内容标准化。大家按标准输入，模板也不容易被改坏。输入更标准了，输出也就更稳定。
（这套工作流和两份模板我都封装成skill传到git上了，地址在文末。）
其实不只是会议纪要，任何写好了却没人用的长Prompt，都是同一个问题。
先试了拿表格作为固定入口，发现走不通
我之前有些业务场景是有明确固定输入输出规则的，用表格跑得很顺。加上会议纪要里的待办、风险这些后续都需要追踪，我自然就想到，能不能也用表格来做固定入口。
我试着把输入拆成几个固定字段，用多维表格来承载：
这么做是为了把长Prompt里固定内容和变化内容分别拆出来。相当于把长Prompt固定成后台模板，把PM要填的信息变成表单字段，这样PM以后不需要再复制一整段prompt，只需要填固定的几个字段信息。
但实际验证下来，这种形式是：PM在表格里填会议材料，AI自动把纪要结果回填到表格，PM再去表格里审核。
即使“回填”是自动的，PM的工作入口被迫从“会议/群聊”切到了“表格”。这并不符合PM真实的工作习惯。
PM开完会后最自然的动作是回到飞书私聊或项目群，而不是再打开一张表格找记录、审核、复制、发布。不仅增加了不必要的操作转入转出成本，推广起来也会更难。
所以会议纪要并不适合用表格形式来承载入口。如果这个表格必须存在，也应该是后台存储，不是PM的操作入口。
改成自建AI机器人，跑通了
那入口放在哪里最合适？对PM来说，最好是在飞书里直接完成——飞书机器人私聊、消息卡片、快捷指令调用都可以。
机器人这个方向，各个公司一般都会配置各类AI助手，或者可以自建机器人调用外部AI API。流程大概可以是：
我先配置了一个应用机器人，只要能跑通这个流程就行。最重要是验证：固定入口 + 多轮审核流 + 推送到群里，能不能跑通。
跑的过程中我还想到一点，自建机器人不该只干一件事。除了做会议纪要，以后我还可能派别的活给它。那这里就有个问题：要是给它设置了长期固定规则，它以后就只能当会议纪要助手了吗？我平时想找它聊点别的还行不行？
我觉得不该是这样。更合理的应该是，它收到我的任务指令后，才触发对应的角色和工作流。平时它还是普通AI助手，只有当我发出特定任务指令时，它才会进入会议纪要助手模式。
后来我才知道，原来这叫“任务触发式工作流”。
流程跑通之后，我又加了风险对齐会的纪要模板。因为这也是PM的高频会议，也是个巨大的痛点。
只需要在工作流规则里加一个会议类型，并要求AI要先识别会议类型，再调用对应的风险对齐会模板就行，其他不用改。
最终的触发流程是这样的：
跑通过程中踩的五个坑：
一开始会议纪要触发式工作流规则里，给AI的默认状态描述的是：
“你是一个通用AI助手。默认情况下，按用户当前问题正常回答。只有当用户消息包含以下任一意图时，才进入【游戏项目会议纪要工作流】”。
这里“通用AI助手”很有可能会让AI产生错误理解，啥是通用AI助手，不知道AI会怎么理解。我意识到这是一种隐性模糊，为了避免影响其他情况下的使用，就直接把这句描述去掉了。
工作流规则和会议纪要模板的Prompt都很长，有一两百行。我刚开始验证流程都是一次性灌给AI，随着优化和补充越来越多，文本太长，模型处理变慢，AI每次读入规则也要消耗更多上下文。
Prompt也会变得很难维护，仅仅是验证的过程，Prompt已经迭代了无数版本了，很容易搞不清楚最新版本里的内容。
这里的解决办法是可以把工作流规则和模板都放入模板库（也可以是其他单独的文件夹，用来单独存放这些模板）。
我自己是直接把整理好的文档发给AI调用，自己本地建好文件夹管理（因为当时配置的机器人权限有限，访问不了飞书文档）。
不管是复制粘贴模板把文字直接灌给AI，还是直接发文档给AI，或者让AI直接读取相关文件夹，都一定要先测AI有没有理解每一份文档，以及有没有把这套规则配置成。比如让它看完后回复“已配置”。这个可以避免AI上下文混乱或者随意发挥猜测。
我自己的一点小小心得是：
先发工作流规则文档
↓
要求AI收到后只回复：已记录工作流规则
↓
如果它理解了，再发会议纪要模板
↓
要求AI收到后只回复：已记录会议纪要模板（需求宣讲会/风险对齐会）
↓
再发送测试用的会议材料，验证它是否能按工作流和模板执行
Prompt庞大到一定程度，就不是一条简短的Prompt了，是一套完整的业务规则。这种信息量庞大的文档，最好给加上版本号，并且把长Prompt拆成模块来维护。比如拆成：
-角色与任务
-全局输出规则
-业务判断规则
-输出结构
-输入区
这样后面要改哪部分，就不用在一大段Prompt里来回找。而且不要搞两套文档，一套给人看、一套给AI用，维护一份就够了。
我用的是飞书企业自建应用机器人，但因为群是外部群，一开始没有开通对外共享权限，机器人只能单向推消息，群成员没法跟它互动。后来做了飞书个人实名认证，把”允许被添加到外部群”和”允许外部用户与机器人单聊”这两个权限开通了，才解决了这个问题。
如果你是在企业版飞书里配置应用机器人，需要企业管理员审核发布。如果是个人版飞书，先做实名认证，再把对外共享的两个权限打开，机器人才能在外部群里正常使用。
我用飞书是因为自己的环境比较方便，钉钉企微同样可以复刻这套流程。
最后：原来这就是一套 Skill 和 Workflow
这时我手里已经有三个文档了：两份会议纪要提取模板、一份触发式工作流规则。
这其实就是一套完整的skill和workflow：
两个模板是skill，封装了不同会议场景下该怎么输出；
会议纪要触发式工作流规则是workflow，负责识别什么时候该用哪个skill、审核怎么走、最后怎么发群。
我一开始并没有刻意想着要去设计一套skill和workflow，最后在解决问题的过程中，这些东西自然就长出来了。
有了这套skill和workflow，团队长期用起来就好办了——直接调用这套skill就行，不需要每个人自己维护Prompt，也不用担心模板被改坏，我只需要维护这套文档。
这里的会议纪要触发式工作流规则和两份纪要模板，我都封装成skill上传到git了：https://github.com/Lanthe7/game-meeting-minutes-prompt
会议信息同步的问题解决了，会后的TODO没人跟，责任不清，风险没有check，决策没沉淀，这些问题留到下一篇，感兴趣的朋友可以蹲一下。
我会持续分享用 AI 解决真实业务问题的 case 复盘，也记录 AI 工具、产品思维和个人工作流实践。 我们下篇见～
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