在医药行业数字化转型的浪潮中，ERP管理系统正逐渐成为企业提升运营效率、确保合规性以及优化供应链管理的关键工具。本文将深入探讨医药ERP管理系统的产品设计实践，供大家参考。

前面跟大家聊了医保追溯码的内容，后面想了想医保追溯码最后还是要在应用系统上进行承接这个功能，而最好承接的系统就是ERP系统，所以今天给各位把医药的ERP相关系统产品设计再来展开聊下。

当前医药零售行业呈现高度竞争态势，连锁药房、单体药店与电商平台并存，市场集中度逐步提高。

随着”互联网+医疗健康”模式的普及，消费者对药品购买便捷性、用药安全性和服务专业性的需求显著提升。行业亟需通过信息化手段优化供应链效率、提升合规管理能力，以应对处方外流、医保控费、药品追溯等政策要求。

同时，线上线下全渠道融合、会员精细化运营、智能仓储配送等需求，进一步推动医药零售企业加速数字化转型。

而且随着AI技术的快速发展，医药ERP+AI未来也会在医疗行业中扮演着越来越重要的角色。医药ERP管理系统是利用信息技术对药品的采购、储存、分发与使用进行系统化管理的工具，旨在提高药品管理的效率和安全性，降低医疗成本，提高医疗服务质量。

一、医药行业现状与趋势

1、连锁化与数字化转型加速

截至2025年，连锁药店占比已超70%，头部企业通过并购整合加速扩张。线上线下融合（O2O送药、B2C电商）成为标配，部分企业线上销售占比突破30%。

ERP系统需支持全渠道订单管理，如与美团、饿了么等平台无缝对接，实现库存同步与自动分单。

2、全渠道融合

O2O订单占比超25%，ERP需实现”线上下单-门店拣货-即时配送”的分钟级响应，支持多平台订单自动同步（如美团、饿了么、京东健康），并通过API接口实现库存动态扣减与逆向退货处理。

3、专业服务升级

慢病管理、DTP药房等业态崛起，要求系统嵌入用药指导、健康档案管理等医疗属性功能。

例如，某DTP药房通过ERP整合患者电子病历、医保报销数据，实现”用药方案推荐-医保资格校验-自费差额计算”一体化服务。

二、政策驱动的合规性升级

2017年1月，国务院医改办会同国家卫生计生委等8部门联合下发的一份通知明确，综合医改试点省(区、市)和公立医院改革试点城市的公立医疗机构要率先推行药品采购“两票制”，鼓励其他地区执行“两票制”，以期进一步降低药品虚高价格，减轻群众用药负担。流通环节压缩至“药厂→流通企业→药店”，ERP需实现进销存数据与税务直连，自动生成电子发票并关联批次追溯码。

2018年10，国家药监局发文字号：国药监药管〔2018〕35号文件《国家药监局关于药品信息化追溯体系建设的指导意见》的指导意见：既要满足药监局”扫码验真”要求（通过区块链存证确保数据不可篡改），又要支持企业自身窜货稽查。通过药品追溯码，可以实现药品从生产到流通、使用，再到医保结算的全流程可追溯和监控，有助于提升药品管理效率，保障参保人的用药安全，并严厉打击串换药品、倒卖药品等违法违规行为‌。

2019年8月，由全国人大会议修订《中华人民共和国药品管理法》，于2019年12月1日起实施。

其中

第七条　从事药品研制、生产、经营、使用活动，应当遵守法律、法规、规章、标准和规范，保证全过程信息真实、准确、完整和可追溯。

第三十六条　药品上市许可持有人、药品生产企业、药品经营企业和医疗机构应当建立并实施药品追溯制度，按照规定提供追溯信息，保证药品可追溯。

2021年4月，医保局、卫生健康委联行发布医保发〔2021〕28号《关于建立完善国家医保谈判药品“双通道”管理机制的指导意见》的政策文件，指导意见中的“双通道”是指通过定点医疗机构和定点零售药店两个渠道，满足谈判药品供应保障、临床使用等方面的合理需求，并同步纳入医保支付的机制。同时，全国医保平台统一接口标准，ERP需支持医保目录动态匹配、处方真实性核验（如对接医院HIS系统）及医保结算对账自动化。

2022年8，国家市场监督管理总局第58号令发布《药品网络销售监督管理办法》，自2022年12月1日起施行。其中：

第十五条　向个人销售药品的，应当按照规定出具销售凭证。销售凭证可以以电子形式出具，药品最小销售单元的销售记录应当清晰留存，确保可追溯。

药品网络销售企业应当完整保存供货企业资质文件、电子交易等记录。销售处方药的药品网络零售企业还应当保存处方、在线药学服务等记录。相关记录保存期限不少于5年，且不少于药品有效期满后1年。

第二十一条　第三方平台应当保存药品展示、交易记录与投诉举报等信息。保存期限不少于5年，且不少于药品有效期满后1年。

2023年10月，国家市场监督管理总局令第84号《药品经营和使用质量监督管理办法》，强制要求企业建立药品采购、储存、销售、运输等环节的质量管理体系，确保药品安全。同时，2023年新增”阴凉药品温湿度自动记录”等12项强制性条款，要求ERP需集成IoT设备温湿度传感器数据，自动生成温控日志并预警异常，超标时自动触发锁库并通知质量负责人。

2024年4月，国家医保局在全国范围开展药品追溯码采集应用试点工作。依据《医疗保障基金使用监督管理条例》、《零售药店医疗保障定点管理暂行办法》、《关于建立定点医药机构相关人员医保支付资格管理制度的指导意见》、《最高人民法院 最高人民检察院 公安部 关于办理医保骗保刑事案件若干问题的指导意见》等政策文件。

2025年1月1日起，将全面推进药品的严监管。药品追溯码的全量采集应用，对串换、倒卖医保药品、空刷套刷医保卡、伪造处方等违法违规使用医保基金行为开展精准打击，加大处置力度。

2024年10月，国家医疗保障局办公室发布医保办函〔2024〕86号《关于规范医保药品外配处方管理的通知》的发文，其中第一条：支持将电子处方打印成纸质处方，方便老年人等有需求的参保人持纸质处方前往定点零售药店购药。

第二条，定点零售药店应按照医保部门关于药品追溯码有关规定，应用药品追溯码，确保调剂外配处方药品可追溯。

三、为什么医药ERP管理系统是刚需？

作为医疗/医药行业数字化转型的核心枢纽，医药ERP（Enterprise Resource Planning）是指为医药行业设计的企业资源计划系统，旨在优化医药企业的各项资源管理和业务流程。 通过整合采购、生产、库存、销售、财务等多个模块，医药ERP系统能够提高工作效率，降低运营成本，确保药品质量和合规性。

需同时解决三大矛盾： 政策强监管与业务灵活性、供应链复杂性与操作效率、临床用药安全与成本控制。作为产品经理，我们的核心任务是： 通过系统化设计，将政策要求转化为可落地的功能模块，同时满足医院、药企、零售终端的差异化需求。

医药行业对库存的管理至关重要。ERP系统能够实时监控药品的库存水平，确保药品不会短缺，同时避免过量存储带来的浪费。

通过实时监控药品的库存情况，医药管理系统可以帮助医院及药店及时了解药品的使用情况，避免因库存不足而导致的用药延误。

如图：ERP药品库存管理流程

而且，系统能够自动生成库存报告，提示管理人员何时需要补货，从而确保药品供应的连续性。

另外，ERP系统可以与供应商的数据库对接，将药品采购、入库等信息进行整合，简化采购流程。

从供应商选择、合同管理到采购订单的生成，都可以通过系统自动化完成。这不仅提高了采购效率，还能通过数据分析帮助企业选择合适的供应商，降低采购成本。

如图：ERP采购管理流程

此外，系统还可以根据历史数据预测药品的需求，帮助管理者进行更科学的采购规划，降低因过量采购带来的资金占用和风险。

通过ERP系统，企业可以实现销售数据的实时分析，了解各个产品的市场表现。此外，系统还能够优化分销渠道，确保药品能够快速、高效地送达客户手中。

如图：ERP销售管理流程

另外，ERP系统能与医保的“马上放心”平台打通，通过药品追溯码的数据打通，实现药品从生产到流通的各个环节信息便一目了然，真正实现了药品来源可查、去向可追。

如图：ERP 医保追溯码管理

也能够记录药品的分发信息，包括每种药品的使用患者、剂量、用药时间等，并将这些信息与患者电子病历系统相连接，实现药物使用的可追溯性。这一机制不仅提高了用药安全，还能有效地防止药物滥用和错误用药事件的发生。

医药ERP系统在零售环节，对医院药房来说，实时监控药品使用情况，结合临床需求预测库存，避免药品浪费或短缺。

例如，根据手术室和住院部需求动态调整库存分配。分析药品使用成本，优化采购渠道和供应商管理，降低整体运营成本。整合电子病历系统，确保医生开具处方时自动核对药品库存、禁忌症及过敏史，减少用药错误风险。与医院HIS（医院信息系统）无缝对接，实现患者就诊、处方、取药全流程数字化，缩短患者等待时间。

对零售药店来说，医药ERP系统可以实时跟踪药品库存量、批次及有效期，自动预警库存短缺或过剩，避免药品过期和缺货风险。例如，系统可根据销售数据预测补货需求，自动生成采购订单。优化库存周转率，降低库存积压成本，提升资金使用效率。

如图：ERP零售药品流程

四、医药ERP管理系统功能介绍

医药ERP管理系统是针对医药行业高度监管与复杂供应链特性设计的集成化管理平台，其核心功能覆盖药品流通全链路，包括智能化采购与供应商资质核验、动态库存管理（支持批次效期追踪、冷链温控及多仓调拨优化）、以及全渠道销售协同 （覆盖线下门店、O2O平台及B2B电商，支持医保结算与电子处方双盲审核），以及贯穿GSP规范的生产与仓储流程自动化（如养护计划生成、首营审批电子化）。

系统深度融合物联网、AI等技术，实现供应链透明化与合规性闭环管理，同时通过数据分析驱动采购预测、库存优化及客户健康管理，助力企业提升运营效率并满足药监、医保等监管要求。

并与供应链、财务及物流系统无缝对接（如自动生成GSP合规报表、两票制票据核验及冷链物流监控），全面解决医药企业库存损耗、合规风险及数据孤岛等痛点。

如图：医药ERP管理系统架构

以下结合医药ERP系统架构图，分类阐述核心功能模块：

1. 总体功能需求

系统需满足药品全生命周期管理、临床用药合规性、供应链高效协同三大目标，支持医院、药企、零售药店等多角色应用场景。

2. 核心功能模块

1）基础档案

在系统正式运行之前必须先要对系统进行信息初始化，即输入各基本资料才能开始使用软件进行管理。基本资料包括：药品分类、药品档案、货商档案、客户档案、仓柜设置、操作员档案、其他资料、条码标签设计等，这些功能都列在程序主界面中的信息档案模块内。

（1）药品分类：商品的分类，基本资料的一种，先要建立商品分类，再能建立商品档案，然后才可以根据类别对商品进行进销存管理和相关操作。

（2）药品档案：系统基础资料的核心，是销售药品的基础条件，需要先有药品档案之后才能展开销售。建立好药品分类后，就可以建立药品档案。

（3）货商档案：货商档案是用来记录产品供货商的基本信息，在药品采购时将要参与到采购管理流程中来。

（4）客户档案: 用来管理客户档案基本信息，销售管理的对象就是客户，所以管理好客户档案资料，是进行销售活动的前提。

2）采购管理

（1）补货申请单: 补货申请单是采购管理的初始环节，为采购药品提供有效数字依据，是采购流程中的步。补货申请单并不直接影响库存只是作为开始采购流程之前的一个单据凭证。

（2）采购订货单: 采购订货单是采购管理的环节，为采购药品提供有效依据。具有”增加、删除、保存、打印、审核、反审、查询等功能。

（3）采购退货单: 采购的商品，不符合药店规定或者不合格的商品退还给供货商，退货单据生效时，药品库存随着改变。

（4）货商结算单: 在药品入库后，未结算完的帐单会在货商结算单这记录下来，可事后跟货商进行单据货款的结算。

3）销售管理

为了实现各种组织目标，创造、建立和保持与目标市场之间的有益交换和联系而设计的方案的分析、计划、执行和控制。通过计划、执行及控制企业的销售活动，以达到企业的销售目标。

销售管理专用于后台系统进行药品销售操作和销售情况查询操作，主要包括销售订货单、批发销售单、销售赠送单、销售退货单、客户结算单、处方单以及相应报表等模块。

4）零售管理

零售管理模块中的功能有药品调价单、调价单、打包药品、买单、批量调价、零售单、买赠促销、POS实时监控等。其中大部分业务是和前台收银销售优惠设置有关，其他的报表功能均是用于查询零售前台销售情况。

（1）药品调价单：当药品进价或者售价发生改变时，就需要对药品价格进行统一的修改，这时我们可以在药品调价单里面对同一仓库的药品进行批量价格修改。

（2）批量调价：可用来对直接修改药品的相关价格，通过调价条件和使用调价公式，能对药品价格实现灵活变更。因为该功能是直接修改药品的相关价格，请注意查看修改条件，再进行调价。

（3）买赠促销：买赠是药品促销的一种手段，这样的模式能有效促进药品销售和避免销售员私自扣押赠送药品的情况发生。

5）库存管理

与管理药品库存数量信息相关的功能的管理模块就是库存管理。库存管理包括药品调拨单、报损单、盘点锁定/解锁、盘点单、成本变更单、药品库存查询以及相关报表等功能模块。

药店往往需要储备一定数量的药品，也就是库存。库存是药店的经营过程中一个重要环节，所以库存管理是整个药品管理优化的重要组成部分。

（1）药品调拨单：药品调拨单主要用存在多柜组库存管理，在柜组与柜组之间的进行商品相互调配操作的一个功能。

（2）盘点锁定/解锁：为了在盘点时前台销售药品的操作不影响盘点时的库存，所有在此用到了盘点锁定/解锁功能。

（3）盘点单：在一段时间的药品销售后，可能会发生电脑库存数量和电脑数量发生不一致的现象，因此在一段时间后需要对现实中的药品做的一个清点，已此核查与电脑数量的差异，从而修正电脑的库存数量，也就叫做盘点。

（4）药品库存查询：药品库存查询功能用来在日常经营后查询商品剩余库存数量的一个功能，打开库存查询界面后，点击查询按钮就可以查询出药品的库存数量。同时查询库存时，还可以按照货商，药品编号，分类，名称，编码，柜组等查询条件查询。

（5）监管码查询：记录药监电子监管码的状态以及电子监管码的历史记录。

6）GSP管理

GSP是英文Good Supplying Practice缩写，在中国称为《药品经营质量管理规范》。在药品流通过程中，针对计划采购、购进验收、储存、销售及售后服务等环节而制定的保证药品符合质量标准的一项管理制度。

其核心是通过严格的管理制度来约束企业的行为，对药品经营全过程进行质量控制，保证向用户提供优质的药品。

GSP管理包括GSP文档管理、报损商品台帐、报损商品销毁单、药品人员体检表、个人培训记录、顾客意见、健康检查汇总表、库存商品养护检查记录、商品停销通知单、商品质量查询登记表、销货退回商品台帐、药品催销表、药品生产经营企业目录、药品质量档案、药品质量验收记录、药品购进计划、药品购进记录、药品灭菌记录等功能模块。

7）追溯码管理

医保追溯码由20位码组成，每件产品的追溯码唯一，即“一件一码”，好像商品的身份证，简称追溯码。

通过生产及流通过程中上传追溯码到医保追溯平台完成产品状态查询、追溯和管理码上放心追溯码功能。

接口用于医药管理系统与医保追溯平台对接的接口，通过企业入库出库上传追溯码，完成药品可追溯的目标。

8）促销管理

通过整合销售、库存及会员数据（如单品毛利、库存周转率、会员消费偏好），构建智能促销模型，实现差异化营销策略的快速部署与调整。

（1）抵扣券管理：支持现金券、折扣券等多类型电子券的全生命周期管理，可自定义发放规则（如满额领取、定向推送优质客户），并实现线上领券引流与线下核销的无缝衔接，同时支持商家后台实时监控核销率与ROI分析。

（2）积分抵现：提供积分兑换规则设置（如100积分抵1元），支持收银时自动计算抵现金额并生成费用单据，且可限制单笔抵现比例（如最高抵30%订单金额），并与会员健康档案联动推送个性化积分活动（如慢病患者复购积分加倍）。

（3）特价限购促销：针对近效期药品或爆款商品，可设置限时折扣（如7折）与限购数量（如每人限购2盒），系统自动触发库存预警并同步更新价格标签，防止超卖或价格冲突。

（4）买赠促销：支持“买A赠B”或“满N件赠品”策略，例如购买心脑血管药品赠送血压计，系统自动匹配赠品库存并生成出库记录，同时跟踪赠品成本分摊至财务报表。

（5）组合促销：可创建药品套餐（如感冒药+维生素C组合8折），或中药代煎服务与药材捆绑销售，系统自动计算组合价并生成独立销售码，支持线上线下同步推广。

（6）满额立减：灵活配置阶梯满减规则（如满200减30、满500减80），在收银时自动触发优惠，并联动会员系统叠加积分奖励，同时提供毛利测算看板评估活动盈利能力

9）会员管理

通过构建多维会员档案（如记录病史、过敏史、用药偏好等健康数据），实现患者用药安全与个性化服务；依托动态积分体系（如消费金额自动累积积分、多等级差异化兑换规则）与会员标签（如基于购买记录自动生成”高血压患者””保健品爱好者”等分类标签），精准匹配优惠策略。

（1）会员资料管理

构建完整会员档案，记录基础信息（姓名、联系方式、身份证号）及健康数据（慢病用药史、过敏信息、医保类型），并跟踪消费偏好（如复购周期、客单价分布）。

支持动态会员等级划分（如普通/黄金/铂金会员），根据消费金额或积分自动升级，并关联差异化权益（如专属折扣、生日礼券）。

（2）会员积分体系

消费自动累计积分（如每消费1元积1分），支持积分调整（如促销活动积分加倍），并通过积分兑换规则（如100分抵1元）实现抵现或兑换健康服务（线上问诊券）。

积分与会员等级联动，例如黄金会员积分有效期延长至2年，且可参与高价值商品兑换（如血压计）。

（3）会员储值功能

支持预存款充值（如充值1000元赠100元），支持储值卡绑定消费，并限制单笔抵现比例（如最高抵30%订单金额）。

储值记录与财务报表联动，自动生成预付款流水及欠款提醒，降低坏账风险。

（4）会员特价

设置会员专属特价商品（如高血压药品8折），支持限时、限量促销（如每人限购2盒），并通过POS系统自动识别会员身份触发优惠。

（5）会员折扣

分级折扣策略（如铂金会员全场9折、黄金会员部分品类9.5折），支持会员日叠加积分奖励（如双倍积分）。

（6）会员兑换服务

积分兑换多样化礼品（如药品抵用券、健康检测服务），支持线上商城与线下门店同步兑换。

与健康管理结合，例如慢病会员积分可兑换用药提醒服务或复诊挂号优先权益。

10）统计分析

通过实时采集销售、库存、生产及财务等全链条数据（如单品毛利、库存周转率、批次效期），构建动态分析模型，支持企业精准识别市场趋势与运营短板。

（1）库存分析：实时监控药品库存结构、效期分布及周转率，生成库存水位预警报告（如近效期药品提醒），避免因库存积压或短缺造成的损失。

（2）销售分析：追踪热销SKU、区域销售差异及季节性波动，辅助调整采购与生产计划。例如，结合流感高发期预测感冒药需求，动态补货。

（3）客户行为分析：统计客单价、复购率及会员消费偏好，生成客户分群标签（如慢病患者、医保用户），为精准营销提供依据。

（4）采购分析：评估供应商交付准时率、采购成本波动及质量合格率，优化供应商选择策略。系统可生成采购成本对比报表，支持集中采购谈判以降低成本。

（5）财务分析：核算生产成本、仓储损耗及营销费用，生成毛利分析看板，定位成本浪费环节（如高损耗药品包装改进）。追踪应收账款账期、预付款使用效率，提供现金流预测模型，降低财务风险。

（6）合规性分析：自动生成GSP/GMP合规性报告，记录生产批次质检数据及处方审核日志，确保药品全流程可追溯。例如，通过批次号追踪问题药品流向，快速召回并生成整改报告。

11）物流管理

通过自动化处理订单、库存、运输等核心环节，实现高效精准的药品流通管控。自动关联药品批次、质检报告等数据，保障全链条可追溯性，并通过三单匹配（采购单、入库单、发票）减少人工差错，降低运营成本。

（1）配送开单：通过系统自动生成配送单据，支持多类型订单（如B2B批发、门店补货、电商订单）的统一处理。系统根据预设规则（如配送优先级、库存分布、冷链需求）智能分配发货仓库，并自动匹配运输资源（如冷链车、普通货车）。

（2）门店调拨：实现多门店或仓库间的库存动态调配，解决区域性缺货或库存积压问题。

（3）收货验收：严格把控药品入库质量与合规性，防止过期或不合格药品流入库存。

（4）委托派送：对接第三方物流公司，实现药品运输的外包管理与全程监控。

（5）退库验收：规范退货流程，确保退回药品质量可控并重新进入可销售库存。

（6）装斗清斗：清斗装斗操作需遵循标准化流程，确保生产记录完整准确。该流程涵盖设备准备、物料清点、操作执行、数据记录四大步骤，对中药、西药等容器进行装载作业。

12）绩效管理

通过自动化采集销售、库存、财务等业务数据（如单品毛利、批次效期、回款率），实时生成多维度的绩效指标（如销售额提成、客户开发数、合规评分）并关联员工考核体系。

（1）员工信息管理：整合员工基础信息（岗位、职级、入职时间）、绩效历史数据及技能资质，构建动态绩效档案。系统支持按部门/岗位分类管理，并关联绩效考核指标（如销售岗位绑定销售额、毛利目标），为提成计算提供数据基础。

（2）毛利提成管理：基于销售毛利（销售额-产品成本-分摊费用）设定阶梯提成比例。

（3）单品提成管理：针对重点药品设置独立提成策略，与库存系统同步效期数据，自动触发提成激励规则。

（4）批次提成管理：根据药品生产批次或采购批次核算提成，适用于特殊场景，同一药品不同批次因成本差异（如集采批次）设置差异化提成。

（5）员工考核管理：支持季度/年度考核周期，并根据市场变化（如疫情突发）临时调整目标值。

（6）绩效发放管理：系统按预设规则计算提成金额，生成可视化的绩效工资单（含基础工资、提成、扣减项）。

13）财务管理

全流程数字化管控与业财深度协同，通过自动化处理采购、销售、库存等业务数据，实时生成财务报表（如资产负债表、利润表）并同步更新财务凭证，减少人工干预与错误。

基于GSP/GMP等法规要求，内置合规校验机制（如发票与药品批次关联、效期预警），确保财务操作符合行业监管标准，规避法律风险。

（1）应收管理：基于客户历史交易数据动态评估信用等级（如A级客户账期30天，B级客户预付款50%），并设置信用额度阈值，超限订单自动冻结发货。

实时显示应收账款账龄（如30天/60天/90天逾期分级），自动生成催款通知邮件或短信，并联动销售系统限制逾期客户下单权限。根据账龄自动计提坏账准备金（如逾期90天以上计提50%），生成坏账核销记录供审计追溯。

（2）应付管理：支持按合同约定账期（如货到30天付款）自动生成付款计划，超期付款触发滞纳金计算。采购订单、入库单与发票自动校验（数量、单价、税率），差异超5%需人工复核，确保付款准确性。

（3）发票管理：支持增值税专用发票、普通发票、电子发票的开具与验真，自动匹配税务编码（如药品分类编码）。销项发票红冲时自动生成负数凭证，并同步更新库存与收入数据。建立进项发票池，自动计算可抵扣税额，并生成增值税申报表底稿。

（4）每日定时比对银行流水与系统收款记录，差异项标记为“未达账项”并生成调节表。与医保系统、第三方物流平台对接，自动核销医保回款与委托配送应收款。支持按单据号穿透查询原始业务数据（如销售订单、物流签收单），定位差异原因。

（5）结款管理：支持电汇、银联、第三方支付（如支付宝企业账户）等多种渠道，付款指令一键推送至银行系统。按合同约定自动拆分多方结算（如医院返点、代理商佣金），并生成分账凭证。实时同步银行账户余额与交易流水，减少手工录入错误。

（6）财务凭证：售出库单、采购入库单等业务操作自动生成会计凭证（如借：应收账款，贷：主营业务收入）。按会计准则（如中国GAAP、IFRS）平行记账，满足集团合并报表需求。