采购供应链管理系统可以用于优化企业采购流程，帮助企业做好从供应商到最终消费者的全生命周期管理。这篇文章里，作者就介绍了采购管理系统的核心采购流程以及设计的一些注意事项，一起来看看吧。

采购供应链管理系统是一种完整的工具，用于优化企业采购流程，以确保企业从供应商处获取高质量低成本的产品和服务。它结合了供应商选择、采购计划、订单管理、库存控制、物流跟踪等各个环节，实现了从供应商到最终消费者的全生命周期管理。

该系统可以使企业通过自动化和智能化的方式提高效率、降低成本、减少错误，同时提高供应商和客户满意度。通过与供应商建立紧密的合作关系，可以帮助企业更好地管理风险，以便在市场上保持竞争力。

采购供应链管理系统提供的报表和分析，可以帮助企业了解其采购和供应情况，以及优化其供应链战略。这些数据还可以用于与供应商的谈判，并支持更好的决策制定。

那么作为供应链的产品设计我们应该注意什么？本文章主要介绍了供应链中的采购管理系统的核心采购流程以及设计的一些注意事项。

一、采购的核心流程

作为B端系统的设计，首先最应该注意的是你要设计的系统它存在什么流程。一个系统最核心的部分是帮助使用系统的人去完成任务目标。接下来我们来了解一下在供应链中的采购流程：

1. 确定需求：利益相关者或部门负责人意识到对产品、软件工具或服务的需求。此次采购可以满足持续的需求（例如，补充办公用品等消耗品）或支持新项目的单次采购。这些可以作为年度预算和采购计划流程的一部分进行计划，也可以作为意外需求的现货购买。一旦利益相关者确定了需求，他们就会概述满足需求的要求，并将其记录在请求中。
2. 采购的询价及比价：在采购开始前，应先咨询各供应商提供商品的报价、返利等。通过收集各种信息综合的进行采购价格的比较。
3. 采购谈判于合同签订：筛选合适的供应商进行谈判，应选择可以形成长期合作的供应商，在保证商品质量和供应商服务的前提下择优选择。
4. 采购价格的维护：在第一次采购或者采购价格有变动的情况，相关人员要进行价格信息的维护管理。
5. 供应商及商品的引进：相关人员需要将合作的供应商信息及供应商的商品基础信息录入系统。并进行后期信息的维护（建码维护）。
6. 发出采购申请：利益相关者使用识别步骤中显示的信息创建采购申请或摄入表。这是采购商品或服务的正式请求，包括订购和付款所需的所有信息。根据采购类型，采购申请提供了建议的解决方案。例如，在软件采购中，利益相关者可能包括三个评估工具。
7. 采购过程的管理：我们在采购的过程中 ，从开始建采购单到供应商回应、供应商发货、仓库收货入库确认等整体流程都要跟进。
8. 采购关单：对于商品入库、采购完成的订单，或者长期未到货的订单，由采购人员进行对供应商联系或系统直接做关单的操作。
9. 退供应商：对于不合作的供应商进行退供应商的处理，将退供应商的未出售等货品建单并下发仓库做出库操作。
10. 仓库间的调拨：根据商品的销售情况对商品进行仓库间的调拨，保证货品的利用率的最大化。
11. 供应商货款的结算：提交和跟进供应商的付款请求，对接财务部门并提供相关的票据单等数据。对比无误后，和供应商结算相关货款；或者在退供应商之后，相关人员跟进财务与供应商的结算过程。

二、采购管理系统设计的目标

采购的目标是在合适的时间，选择合适的供应商，以合适的价格，购买合适数量和质量的商品。但每个公司对采购管理系统的定位是不同的，但整体都是服务于采购部门的，为了采购过程的顺畅和便捷。

采购管理系统的设计目标包含四个：

1. 成本最优：这里说的成本不止是将采购的价格作为成本，还包括供应商提供的服务、供应的时效、供应商商品的质量等各个维度。
2. 供应商管理最优：在做采购管理系统不仅要关注是否可以完整的为采购提供帮助，还要关注供应商的管理。我们可以对供应商进行评级，通过评级选出可以长期合作的供应商。
3. 推荐最优采购品项：系统要关注供应商提供商品的品项，对于使用系统的公司来说，对于销量好的货品不能缺货断货，更不能滞销。
4. 采购效率最高：流程要顺畅，信息要透明，保证时效性。

合同的管理：

在供应链系统中，有非常多的信息需要去存储和留档，在采购管理系统中自然也是，既然是管理，从采购流程的开始，到寻找供应商，对供应商及其供应的商品的管理还有包括申请，调拨等表单的。其中也包括合同的管理。

采购合同是创建采购订单的基础性文件，是约束双方行为的文件。根据流程当中需要进行行为约束时，为保证双方利益，都可以采取签订合同的方式进行。采购合同包括战略性合同和非战略性合同。战略性合同意在企业和供应商之间达成长期的合作关系，共担风险，包含回购合同，收入共享合同等等。非战略性合同主要指弹性合同，比较灵活，包括柔性合同，现货合同等。

采购管理系统中对于合同的管理包括两种方式：

1）粗放式管理

粗放式的合同管理仅仅将每个合同的编号，有效期等信息进行记录。合同的细则通过线下的扫描工具扫描之后上传。

2）电子合同管理

将合同的细则形成系统模板，也就是电子合同，这个电子合同可以作为公司的和供应商签订的合同模板。双方可以进行线上的电子合同的签订，签订后合同即生效。电子合同可以下载并打印作为存根。

在设计采购管理系统时，我们要紧盯采购的流程，设计利用效率思维。我们要以最低的采购成本、更好的管理供应商和推荐最优的采购品类。当然除了采购流程，随着采购业务的精细化我们还有很多采购和管理的模块需要去设计。做好采购，业务就成功了一半。