在HR系统类产品中，HC管理一般都比较少，但这个模块相当重要。以往的系统都是采购第三方，如果是需要公司内部设计，这个模块该怎么做？这篇文章，作者从需求到功能到原型，为大家详细分享了HC管理的整个过程，供大家参考。

一、需求背景

1. 人事入职流程中，没有结合HC管控，审批缺少依据，存在超编情况
2. HC申请通过邮件审批，系统中没有记录，难以有效进行过程管理

二、需求目标

1. 入职流程中进行HC数控制，没HC不能入职（V1.0）
2. 线上申请新HC，HC管理线上闭环 （V1.0）
3. 从HC数管控，到人力成本预算管控 （V2.0）
4. 年度人力成本预算线上编制（V3.0未实现）

三、产品规划

3.1 产品全景图

3.2 业务领域

从业务领域看，HC管理属于全面预算管理的范畴，全面预算管理是量入为出的原则。

但一般来讲，企业的收入和支出是不同的产品线，也没必要完全打通，所以HC管理就作为预算管理这个领域的一个子模块，形成了自闭环。

HC管理和常规预算管理不同，负责的业务团队不同，常规预算管理是财务负责，不管是固定资产采购，还是日常餐费报销，但HC管理属于人财交叉的领域，偏人力一些，也可以说，主要业务团队是HR。

3.3 HC管控流程

3.4 开发规划复盘

实现分3期，V2.0已上线，即HC人数和预算金额双线管控。

复盘看来，长远规划不够。V1.0功利性比较强，就是控制HC数，但是缺少长期考量，导致V2.0在引入了预算成本后，进行了比较多的调整。细究这件事的本质，HC数本身的意义不是很大，只有钱，才是管理层关注的核心点。

所以本产品功能设计也是按照V2.0的全景来展示的。

V3.0是预算编制，和V2.0耦合度不高，故此处略过了。

四、功能设计

4.1 HC预算新增

4.1.1 页面设计

主要用户是HRBP，在年度预算编制的基础上，申请新的HC数和预算金额。

4.1.2 功能说明

1.新增HC详情

• 薪资标准：族群、职业路径、职级、地点，这四项用于确定薪资标准，申请人只需要填写这些描述信息，系统自动给出薪资标准、包括新增HC涉及的预算金额
• 2026年（下一年）成本：V2.0刚上线时，采用了最严格的管理方式，即任意时刻都不能超年度预算金额。那么存在场景：如果年底最后一天入职，当年预算余额比较多，可能会招聘一个成本过高的人，从而引入了两年预算控制，除了不能超当年预算，也不能超过第二年的预算。为此，年度预算编制也是编两年的，但简化为使用了第一年12月的数字作为了第二年每个月的数字使用。

2.部门预算数据

• 数据范围：分成2个页签，预算/HC数，分别展示当年的汇总员工、各类型员工的HC数和预算金额
• 动态更新：当“新增HC详情”中填写了申请的HC和预算金额信息，该信息会自动显示在“部门预算”中，并对所影响的月份做不同背景色的展示，帮申请人和审批人聚焦核心信息
• 在途流程：对接的入职、离职流程发起后，经过特定业务负责人审批后，即便没有正式生效，也认为占用了HC数和预算金额，并以动态浮窗展示，如“在途入职：1”，使得HC和预算即时占用，避免流程审批时间过长导致没有占用预算的系统漏洞

3.过渡期HC替换

• 页面动态变化：选择过渡期HC后，“新增HC详情”中，会额外展示2个信息“被替换人”、“预计离职日期”，同时隐藏全部金额有关的信息。
• 过渡期HC场景：在HC数和预算金额不足的时候，当发生人员更替，如果旧人还没离职（尚不能发起离职流程），新人就要发Offer，就会出现短时间超编、超预算的场景，过渡期HC就是为了解决这个场景。申请过渡期HC的审批是简化过的。
• 过渡期HC消费：当入职流程中选择被替换人为过渡期HC申请中的“被替换人”时，该过渡期HC被消费，此时不检查部门预算是否超出。
• 过渡期HC风险：解决了业务实际场景中人员替换的问题，但因为没有控制预算，所以存在超预算的问题，需要结合线下其他管控的手段一起使用
• 过渡期HC限额：因为过渡期HC会导致超预算，所以严控过渡期HC的使用，比如只能按照部门HC数的3%做管控，100人的部门，不能超过3个过渡期HC

4.2 HC预算调整

4.2.1 页面设计

4.2.2 业务说明

HC预算调整中，并没有按照“HC预算新增”的填报规则，根据HC来生成预算金额的逻辑，而是分别填报要调整的预算金额、HC数。因为2点：

1.业务预算不足时，进行预算调整，从一个员工类型调整为另外一个员工类型，此时并不一定是严格根据HC的薪资标准调整的，有时候只是因为招聘的人薪酬略高于原本预算的金额，需要进行少量金额调整的场景。

2.HC数的控制变化：在V1.0时，因为只有HC数，没有引入预算金额，所以对于每一个员工类型，都严格控制HC数不能超出预算，即便是实习生，HC数也不能超；在V2.0引入预算金额后，更接近业务实质，除了正式员工，非正式员工类型的HC都不再强控了，即只要有预算，HC数可以超。

4.2.3 功能说明

1.预算调整明细

预算金额，是严控不能超出年度预算的，所以此处只能从一个或多个员工类型调整到另外一个或多个员工类型，即必须有减少预算金额的行，才能有增加预算金额的行，最终使得“调整预算总额”只能为0。

2.HC调整明细

因为只有正式员工才做HC控制，而正式员工的HC申请必须使用“HC预算新增”流程，所以这里不允许选择“正式员工”；

对于非正式员工，可以任意增加/减少HC数。因为不再对HC数进行管控，故此处只是作为部门的HC数的参考，不一定能保证与实际相符，HRBP可能因为缺少动力而不再准确维护该信息。

4.3 HC预算管理

面向管理员，提供查看全部部门HC数、预算金额的能力。管理员可通过该功能进行相关配置。

1.部门设置

预算部门设置

• 设置/取消所选部门为预算部门

强控部门设置

• 设置/取消所选预算部门强控
• 强控的部门执行预算检查，没有预算不允许入职；非强控部门不检查

2.调整

• 打开“HC预算调整”申请

3.日志

• 可查看部门全部的变更日志

4.4 HC计算引擎

计算引擎中，包含预算部门全部的HC数和预算金额的信息，对各种信息进行综合计算，判断是否有余额发起入职、调动流程。

4.4.1 数据范围

1.HC编制数和预算金额

• 年初HC数和预算金额
• “HC预算新增”中的HC数和预算金额
• “HC预算调整”中的HC数和预算金额

2.发生额

当前在职人员产生的成本和未来月份的成本预测

• 因为员工入职/在岗信息中，并不会体现员工什么时候离职，所以，要假设员工一直在职进行发生额的预测，即这部分数据分2部分：对于历史月份，可以按照实际员工在岗的情况，统计其产生的成本；对于当前月以及未来月份，需要假定员工一直在岗（不包括在途流程），预测未来发生额。

在途流程的占用

• 与上一点的逻辑类似，只是针对在途流程（如入职申请、不带岗调动申请）来计算发生、预测数

4.4.2 计算规则

1.HC剩余

HC编制数（年初HC数+HC申请+HC调整） – 发生额（在职发生+在途发生）

2.预算剩余

公式与HC剩余类似

4.4.3 检查逻辑

1.配置项

• 预算部门配置
• 强管控配置
• 员工类型配置

预算部门配置、强管控配置是在“HC预算管理”中进行配置管理的，员工类型配置暂未提供配置管理能力。目前只有正式员工是按照HC数和预算金额双线管控，非正式员工只强控预算金额。

2.业务规则变化

随着公司的业务开展，系统也经历了从严格管控到灵活管控的变化。

年度预算管控

• V2.0刚上线时，是严格管控，采用了年度预算管控方式，而且是2年，即当年和下一年，任意一个月份的HC数不能超预算，当年年度预算金额不能超、下一年的年度预算金额也不能超。
• 为此也带来了一些问题，对于部门HC整体处于下降的场景，用户当季度有预算，但按照预测的发生额，未来月份甚至年度预算已经超额，就无法进行正常的人员更替了。

季度预算管控

• 产品随之进行了迭代。入职流程中，只检查当季度的HC数、预算金额是否充足。即只检查入职的季度是否有预算，不检查未来是否有预算。这样可以阶段性满编，部门可以通过人员调整（在岗人员离职）来规划未来月份的预算，给部门以灵活度。

3.业务规则结论

• 系统采用按照员工类型、检查特定员工类型季度预算的方式，判断HC数和预算是否充足。
• 复盘说明：当前采用的季度预算，实际是季度末最后一个月的预算，而不是季度3个月的汇总数，这里也进行了很多讨论和取舍，主要考虑人员的变化是线性的，幅度不是特别大，季度末的一个月的数字已经具有代表性。

4.5 人事流程接入

人事流程是其他系统中的成熟流程，包括入职、调动、离职流程，需要把这些流程接入到HC管理的产品中，从而通过这些流程的前端入口控制，形成有效的管控闭环。

4.5.1 入职流程

招聘同学在人事系统中发起入职流程时，需要填写入职人的详细信息，这里仅列举与HC管理有关的：

• 员工类型
• 入职日期
• 被替换人：可为空。如果填写，则在HC管理系统中，检查是否有该员工作为“被替换人”的“过渡期HC”，有则按照过渡期的规则，不检查预算即可发起入职
• 薪资标准：通过薪资标准，计算包含五险一金、餐补等的综合成本，与年度预算编制的规则保持一致

入职流程中，通过以上字段和HC管理系统做接口对接，调用计算引擎，检查是否可以发起该流程。

当流程经特定业务领导审批后，HC管理即需要把该在途流程统计到发生额的占用。

4.5.2 调动流程

相关信息：

• 员工类型
• 调动日期
• 是否带HC调动
• 调动人员成本：调动流程中，仅对于“不带HC调动”时，通过以上字段和HC管理系统做接口对接，调用计算引擎，检查是否可以发起该流程。

因为调动流程一般比较短，审批较快，所以没有做在途发生额的占用。

4.5.3 离职流程

相关信息：

• 员工类型
• 离职日期
• 离职人员薪资：通过薪资计算综合成本，参考入职流程

当流程经特定业务领导审批后，HC管理即需要把该在途流程统计到发生额的占用。

五、FAQ

1.跨年使用预算怎么办？

申请的HC数和预算仅限当年有效。

因为每年都要重新编制下一年预算，所以不需要考虑跨年，如果有跨年的场景，在年度的预算编制中体现

2.如果下一年预算还没编制时，就发起第二年的入职怎么处理？

系统中初始化了2年预算，第二年预算按照前一年12月的数据平推到下一年的12个月

3.全景图中“项目维度”是什么？

预算管理和控制，实际不是在部门维度展开的，而是在项目维度展开的，一个部门可能有多个项目。项目维度是更细的颗粒度，后续会随着其他产品的规划同步调整，使得公司的管控颗粒度从部门细化到项目。

4.预算发生额是如何统计的？

发生额的计算不是在本产品中完成的，是接入的中台数据，本产品是建立在很多现有能力的基础上，包括入职等流程、薪资标准和预算金额的计算，如果企业还没有这些相关产品，从0到1做HC管理是非常困难的，需要做的工作更多。