Spätestens wenn nach der nächsten Preiserhöhung der Workplace mal wieder teurer wird, der Anbieter wieder dringend neue Lizenzpakete empfiehlt oder der politische Gegenwind aus den USA zunimmt, stellt sich aus strategischer Sicht die Frage, ob die Entscheidung für den Marktführer die richtige war und welche Alternativen es gibt. Doch statt zunächst zu klären, wie viel Kontrolle, Unabhängigkeit und Flexibilität das eigene Haus braucht, beginnen Projekte meist mit Featurelisten und ersten Proofs of Concept.

Das führt selten zum Ziel. Ohne klares Architekturbild und definiertes Betriebsmodell vermischen sich Ansätze für Mail, Dateien, Kommunikation und Dokumente. Man leitet unbewusst Erwartungen aus dem alten Workplace ab und überbewertet Detailunterschiede, die für den Betrieb keine Rolle spielen.

Zuerst muss daher eine Grundsatzentscheidung erfolgen: Will man den digitalen Arbeitsplatz als eine fertige Produktplattform oder als selbst definierte Multi-Applikations-Architektur betreiben? Suiten bündeln Mail, Kommunikation, Dokumente und Meetings unter einem gemeinsamen Identitäts- und Betriebsmodell. Modulare Ansätze verteilen die Funktionen auf mehrere Komponenten und verbinden sie über Standards und Schnittstellen. Die Wahl bestimmt den Grad der Souveränität, aber auch, wo Komplexität entsteht und wie viel Integrationsaufwand und Betriebsverantwortung auf die Organisation realistisch zukommt. Fünf Faktoren stützen die Entscheidung.

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