Für Angestellte der Stadt Zürich ist ein rascher Ersatz von Microsoft 365 durch die Open-Source-Alternative OpenDesk derzeit noch nicht möglich. Das ist zumindest das Ergebnis einer Studie, die von Zürichs Kompetenzzentrum für Digitalisierung und der Berner Fachhochschule durchgeführt und die jetzt vorgelegt wurde. Darin heißt es, dass OpenDesk zwar „in vielen Bereichen die funktionalen Anforderungen des regulären Büroalltags erfüllt“, für einen kompletten Umstieg fehlten aber „zentrale Elemente eines modernen Computerarbeitsplatzes“. Dazu zählen die Autorinnen und Autoren die externe Telefonie mit Rufnummer, aufwandlose Videokonferenzen mit Externen, native Apps und Einschränkungen, die sich daraus ergeben, dass OpenDesk browserbasiert ist. Zudem fehlen Low-Code-Automatisierungen.

OpenDesk wird vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) entwickelt, seit einiger Zeit wird es verstärkt als mögliche Alternative für in Verwaltungen weitverbreitete Software von Microsoft gehandelt. Technisch handelt es sich um browserbasierte Technik, die verschiedene Open-Source-Software mit unterschiedlichen Funktionen vereint. Konkret sind das beispielsweise Nextcloud für die Dateiverwaltung und Collabora Online als Office-Ersatz. In Zürich sollte nun ermittelt werden, ob die Technik bereits als vollwertiger Ersatz für Microsoft 365 und die vielen darin vereinten Funktionalitäten dienen könnte und was ihr gegebenenfalls noch fehlt.

Viele Anforderungen werden schon erfüllt

Im Ergebnis heißt es in der Studie, dass OpenDesk die meisten Anforderungen an einen Chat und wesentliche Anforderungen an einen Dateimanager erfüllt. Bei E-Mails würden sämtliche Kernfunktionen erfüllt, der Kalender erfülle „alle funktionalen Anforderungen“, gelobt wird hier die ansprechende Oberfläche. Die Software für Präsentationen mache „einen guten Eindruck“. Es wird aber auch darauf hingewiesen, dass mobile Anwendungen in der Verwaltung intensiv genutzt werden, hier sei man bei OpenDesk auf Apps der einzelnen Komponenten angewiesen. Als großes Problemfeld wird ausgeführt, dass OpenDesk im Browser laufe, weshalb Funktionen wie Benachrichtigungen, der Datenaustausch und der Zugriff auf Sensoren sowie Sicherheitselemente begrenzt seien.

Für die Studie wurden auch Erfahrungsberichte aus Verwaltungen eingeholt, in denen ein Umstieg auf Open-Source-Technik bereits erfolgt. Hervorgehoben wird dabei Schleswig-Holstein, das aber nicht OpenDesk einsetzt. Dabei wird darauf hingewiesen, dass der Wechsel dort nicht von Microsofts zeitgemäßer Software, sondern von älteren On-Premise-Office-Versionen erfolge. Dort habe sich beispielsweise gezeigt, dass der Umstieg keinen negativen Einfluss auf die Attraktivität als Arbeitgeber habe. Gleichzeitig habe sich dort aber gezeigt, dass ein einstelliger Prozentsatz von Angestellten auf Office-Produkte angewiesen bleiben wird. In dem nördlichsten deutschen Bundesland seien beispielsweise viele „heavy-Excel-User*innen“ in der Steuerverwaltung von der Vorgabe zum Umstieg ausgenommen.

Bei der Analyse handelt es sich um eine Momentaufnahme. So wird explizit darauf hingewiesen, dass das ZenDiS OpenDesk kontinuierlich mit monatlichen Updates weiterentwickelt. Gleichzeitig heißt es, dass einige fehlende Funktionen mit verfügbarer Open-Source-Software wie LibreOffice und Thunderbird bereitgestellt werden könnten. Andererseits sei OpenDesk zu vergleichbaren Microsoft-Paketen um mehr als die Hälfte teurer. Als Nächstes ist jetzt ein Praxistest geplant, bei dem OpenDesk in einer produktiven Umgebung ausprobiert werden soll. Die Stadt habe eine Stärkung der Digitalen Souveränität zum Ziel erklärt und wolle die Basis für den Einsatz von Alternativen zu Microsoft 365 schaffen.

(mho)