Notion schaltet den E-Mail-Client Notion Mail am 22. September 2026 ab. Betroffen sind die Web-, Desktop- und iOS-Versionen. Das Unternehmen begründet den Schritt damit, dass es E-Mails künftig stärker über Agenten statt über einen klassischen Mail-Client verwalten will.

Notion Mail ist eng mit der Übernahme des Start-ups Skiff im Februar 2024 verknüpft. Kurz darauf hatte Notion den Maildienst des Start-ups eingestellt und im April 2025 Notion Mail als Gmail-Client veröffentlicht. Das Produkt trug von Anfang an die Skiff-DNA, auch wenn der Fokus zuletzt klar auf Notion und KI-Automatisierung lag.

Notion schreibt auf X, dass inzwischen mehr als die Hälfte der Notion-Mail-Nutzer ihre E-Mails bearbeite, ohne die Inbox überhaupt zu öffnen. Gemeint sind damit Notion-Agenten, also automatisierte Assistenten, die E-Mails lesen, Antworten entwerfen, Nachrichten senden oder Regeln anwenden können. Statt eine Mail manuell zu sortieren, kann ein Agent sie zum Beispiel nach vorher festgelegten Regeln automatisch mit einem Label versehen.

Was Nutzer sichern müssen

Trotz der Abschaltung bleiben die eigentlichen E-Mails in Gmail. Notion Mail hat die Nachrichten laut Help Center ohnehin bidirektional mit Gmail synchronisiert. Wer also nur seine Mailhistorie behalten will, muss nichts weiter tun.

Anders sieht es bei Daten aus, die ausschließlich in Notion Mail gespeichert sind. Dazu zählen Entwürfe, geplante E-Mails, Snippets, Auto-Label-Anweisungen und E-Mail-Erinnerungen. Diese Inhalte müssen Nutzer bis spätestens 21. September 2026 exportieren. Ab dem 22. September löscht Notion nicht gesicherte Daten endgültig.

Unter Snippets versteht Notion vorformulierte Textbausteine, also etwa Standardantworten. Auto-Label-Anweisungen sind Regeln für die automatische Zuordnung von E-Mails zu bestimmten Kategorien oder Labels. Auch Anhänge, die an Snippets hängen, müssen Nutzer separat herunterladen.

Was erhalten bleibt

Nicht alles verschwindet mit dem Mail-Client. Funktionen wie der Gmail AI Connector, Mail-Blocks auf Notion-Seiten sowie Agenten, die über Gmail oder Outlook E-Mails lesen, entwerfen oder versenden, bleiben unabhängig von der Mail-App bestehen.

Erhalten bleiben außerdem die bereits synchronisierten E-Mail-Datenbanken und Ansichten in Notion. Die dort vorhandenen Nachrichten bleiben sichtbar. Neue E-Mails werden nach dem Abschaltdatum aber nicht mehr nachgezogen. Die Ansichten bleiben damit statisch.

Für Organisationen, die in regulierten Umgebungen arbeiten – etwa mit HIPAA-Anforderungen in den USA oder vergleichbaren Compliance-Vorgaben – nennt Notion einen früheren Stichtag für den Umstieg: den 30. Juni 2026. Unternehmen mit entsprechenden regulatorischen Verpflichtungen müssen daher umgehend handeln und Notion Mail bis spätestens 30. Juni 2026 aus ihren Workflows entfernen.

Weitere Informationen zur Migration der Daten finden sich in der zugehörigen Support-Seite von Notion.

(fo)