不知道你有没有遇到过这样的问题：为一些任务设置了截止时间，希望自己能够按时完成任务，但经常发现，一天结束后，很多当天截止的任务没有完成，于是把这些任务的截止时间设置为第二天，等到第二天，再改为第三天...... 仿佛陷入了循环魔咒，无法解脱，怎么办？
如果你遇到过这样的情况，相信以下的内容会对你有帮助。这篇文章不关心你使用哪款时间管理软件，会从管理方法上帮你解决问题。
01任务的分类
首先，我把要做的任务分成了四类，分别是：01.日程表的02.有截止时间的03.要尽快完成的04.不着急的
01.日程表的
这里首先要说一下常犯错误，那就是很多人想把自己在那天想做的任务，写到日程表，这很可能是错误的。
放入日程表的事情，应该有严格的限定：A.有起始和终结时间B.是无法提前做的C.通常是多人参与
我们举几个比较典型，适合放入日程表的例子：A.你收到了领导的邮件，要求你参加第二天上午10:00-12:00的内部会议B.你定了电影票，约了朋友明天晚上19:00-21:00看一场电影C.你买了机票，在后天下午14:00，要从北京飞往上海
放入日程表的事情，有明确的开始时间以及时间长度，如果不按时参与，或者不完整参与，都可以确定会给自己带来损失。
02.有截止时间的
这种事情在我们生活中是也很普遍的，比如：A.每周五的17:00前，要提交一周的工作总结B.每个月1号17:00前，要存好房贷C.在考试报名日期前，报名参加考试D.在周四下班前，提交给客户合作方案
我们习惯为这样的任务设置一个截止时间。
这类任务有几个特点：
在欧美，通常把这类任务的截止日期叫做Deadline，简称DL（中国留学生习惯简称DDL）。
这类任务中，一部分是截止时间前做完就好了，并不难，比如提前存好房贷，截止日期前报名参加考试，关键是别忘了，别错过。
但另一部分会有难度，比如，某个时间点前交给客户合作方案，写一周的工作总结。
如果进行一下对比，“日程表里的任务”会简单一些，会议我们按时去参加就好了，毕竟参与会议的人比较多，也不会很累。去看电影，本来就是休闲，别迟到了就好。去飞机场只要按时，按流程安检登机就好了。
所以，“有截止时间的任务”通常是任务管理的难点之一，那就是因为有一些难度大，错过后果又很严重。至于如何降低“难度”，我们在后面会讲解。
03.想尽快做的
这类任务，其实很容易被我们错误的管理。
比如:A.发现牙膏快没了，想尽快买牙膏B.三周后出差，想提前订机票，会便宜些C.有个客户好久没联系了，希望尽快和他联系一下
这些事情的特点是：
在欧美，喜欢把这类事情叫As soon as possible，也就是尽快完成，缩写为ASAP。
我们经常会这样：买牙膏这个事情，就写今天截止吧订机票的事情，就写明天截止吧联系客户的事情，截止日期也写到明天吧
我们这样写的目的是，让自己尽快做这件任务，毕竟截止日期清单内的任务，通常会获得我们更多的关注。
于是，这就造成了一个问题：
真正的“有截止时间的任务”（DL任务）和“想尽快完成的事情”（ASAP任务）混在一个清单里，当我们正忙起来，可能做了一些ASAP任务，但DL任务没有做完。
04.不着急的
如果你有清空大脑及收集的习惯，这类任务其实可能最多。
这类任务的特点是：
比如：家里的台灯虽然没坏，但有些老旧了，想有空的时候换一个新的，不急，朋友推荐了一本书，但我目前还不是很感兴趣，以后有空再看朋友推进了一家饭店，很不错，以后有空去尝尝
这些事情打算做，当然将来未必做，但我先记下来，以后再仔细琢磨，确定有必要做以后再做，目前不需要设定日期。
02五个技巧
这四类事情，最容易出问题的是DL任务，那如何避免DL任务无法按时完成呢，这里我分享五个技巧：
01.减少日程表时间
如果你的日程表排列过满，可自由安排的时间很少，也就没多少时间去处理DL任务。
所以，首先要有意识的减少以及控制日程表的安排，不必要的会议就不参加，如果一定参加尽可能在预期时间内完成。
我以前经常遇到公司内部会议“拖堂”的情况，会议通知里明确说13:00-14:00的会，可能拖到16:00。
我当时的解决办法是，首先分析一个这个会议的必要性和重要性，如果不是很重要，我会用另一个会议的开始来强制结束第一个会议。比如，我会提前和自己的下属安排一个会议，可能放在14:10。而且，我会告诉我的下属，如果我14:10没到，那你要给我打个电话催我一下
所以，当我接到电话后，会和参加第一个会议的同事说一下，不好意思，我还有个会议要参加，于是就离开第一个会议参加第二个会议。
如果你还有不少DL任务马上到期了，看电影那些占用较多时间的娱乐活动也取消，多给DL任务留一些时间吧。
02.区分DL任务和ASAP任务
由于我们会习惯上把DL任务和ASAP任务都设置截止日期，执行的时候很可能会忽略最重要的DL任务，所以我建议要做详细的区分。
比较简单的办法是，在这个动作后面增加一个后缀，比如：
提交周总结-DL买牙膏-ASAP提交客户方案-DL订机票-ASAP
那这样，我们就会知道，优先去做后缀为DL（Deadline）的事情。
03.不要有在3天内的DL任务
在项目管理中，有个概念叫项目缓冲，含义是不要把项目最后一天定为工作截止日，而是要提前一段，作为项目整体交付的缓冲，避免一些突发情况和意外。
那在个人的时间管理中，我建议你培养DL缓冲的习惯，比如，对所有DL任务设置3天的缓冲时间。
换一种表述方式就是：自己的时间管理系统中，不要存在3天内的DL任务。
比如，今天是5月7日，那你应该早就把截止日期是5月8日，5月9日，5月10的事情做完了。
你可能认为这很难，这让我想起了我曾经的一位下属，他是做网页设计工作的。他的习惯就是每次都刚好贴着Deadline交工作，就算提前也不会超过10分钟。由于每次都是卡着DL，一些任务完成的就很仓促，质量不好。
我尝试过和他沟通，让他自己主动把工作早点完成，不要等到最后一刻，但都没有效果。
后来，我对他调整了管理方式，那就是先明确一个任务的真实DL，比如是5月20日完成一个页面的设计，5月21日程序员用页面进行开发。但是我告诉他的DL是5月18日，这样他贴着他的DL提交工作的时候，其实就预留了2天时间进行缓冲。
后来，在选拔经理的时候，我首先排除了他。因为如果一个人做自己的工作都无法提前完成，那么怎么信任他去管理更多的人呢？
我建议大家，给自己所有DL任务设置3天以上的缓冲，完成3天内DL任务后，再去完成ASAP任务。
都完成的不错，再花时间去看电影吧！
04.思考ASAP任务投资回报率
ASAP任务，没有在设置的截止日期当天完成，通常不会带来什么严重后果。但是大量的ASAP任务会干扰我们看到DL任务，也会给我们施加压力。所以每天截止的ASAP任务，也要注意控制数量。
如果你看到自己为多个ASAP任务设置了近几天的截止时间，那就要做一些思考，在这些ASAP任务中进行比较，看哪些是真正有价值的，哪些是没价值的，大胆的进行取舍。有一些ASAP任务，其实是自己一时兴起，过后会发现没太多价值。
如果你之前积累了较多的ASAP需要尽快完成，那不妨集中一两天时间，辛苦一下，都做完。以后尽可能合理的去设置ASAP的截止时间。
05.详细拆解DL任务
很多人，对于设置截止时间的DL任务，经常拖延，拖到最后无法再拖才勉强完成，或者根本没有完成。
说到原因，很可能面对一个大任务摸不着头绪，或者没有大块时间，一直拖延。
那我建议你花一些时间对于DL类任务进行拆解：
比如，今天是5月7日，要在5月17日前提交给客户一个方案。
没有经验的人会这样设置：01.提交客户方案 5月17日
但有经验的人会这样：01.建立一个文件夹存放方案-DL 5月8日02.建立客户方案的空白PPT-DL 5月8日03.写第一页内容-DL 5月9日04.写第二页内容-DL 5月9日………**.正式提交客户方案 5月14日
也就是对DL任务进行耐心的拆解，甚至可以拆解到十分微小、类似于“建立一个存放方案的文件夹”这样的动作。
很多工作其实并不是我们不会做，而是内心恐惧，也缺少启动和预热。
当我们建立了存放方案的文件夹，建立了空白PPT，写了第一页内容（封面），写了第二页内容（公司介绍的模版），之后很可能我们就会顺势写下去，想停都停不下来。
所以，对于DL任务，最重要的是拆解为多个微小的、没有理由不执行的小任务。这样可以帮我们减少心理压力，帮我们通过执行微小动作来进入状态，不知不觉就克服了恐惧及拖延问题。
好，这篇文章就写到这里了，希望对你有帮助！
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