如果要找一件不同行业的职场人都讨厌的事，估计非「开会」莫属了。低效、无聊、浪费时间……是大部分人对开会的评价。即便如此，我们还是得日复一日年复一年的开会。那么如何提高会议效率呢？首先来看看低效率会议的几个表现：

• 组织者没有做好充分准备。
• 组织者缺乏对会议的掌控，讨论议题不明确或者讨论跑偏；
• 参会者投入度不高，很少发言、神游甚至玩手机；
• 会议没有得出结论和下一步行动，开了还是等于白开；
• 缺少跟踪和反馈机制，会议成果没落实或不了了之；

千万不要低估低效会议给公司造成的损失。抛开对员工状态带来消极影响不谈，我们从纯经济的角度算算会议的成本。假设一次会议10个人参加，每个人的时薪是100元（在互联网行业并不算很高），那么一场一小时的会议，成本就是1000元。如果开了一个无效的会，意味着给公司造成1000元的亏损。一年下来，即便是小公司也可能是一笔以十万计的损失。

为了解决开会的效率问题，我们团队引入了「亚马逊会议模式」，并用在线协同文档做了改良，效果非常不错。

先介绍一下「亚马逊会议模式」，它是亚马逊创始人杰夫·贝佐斯在公司推行的一种开会模式，基本特点如下：

• 不许使用 PPT，会议组织者需要在会议前撰写不超过6页的文档（纸质的）；
• 会议开始后15~30分钟，所有参会者先集体默默看文档；
• 开始会议，围绕文档进行讨论；

为什么要写成文档，而不是用更简洁的 PPT？用亚马逊高管杰夫·霍尔顿的话说：

幻灯片不能充分反映现实中的沟通机制，很容易把一些隐藏在重要观点背后的内容遗漏了。这样就不能全面表达你的思想。

用文档作为会议基本材料，有两方面的作用：对会议组织者来说，用文档完整系统地表达自己的思想，和仅仅在PPT上列出大小标题，是完全不同的效果。只有把思想转化为一句句完整的句子，和一个个完整的段落，你才能把事情真正想明白、想透彻。而组织者是否真正准备好了，对会议成效至关重要。

另外，对参会者来说，只看大小标题很可能不能理解甚至误解组织者的真正思想。这里就涉及到著名的「知识的诅咒」原理：在信息不对称的情况下，信息的提供者和接收者可能有巨大的认知鸿沟而不自知。提供完整文档，可以最大限度地让会议组织者和参与者处于同一信息水平。在这个基础上，才能有进一步的高效率讨论。否则就可能出现讨论得很热烈，最后却发现双方的理解一开始就发生了根本分歧的情况。

在亚马逊会议模式的基础上，我们用在线协同文档做了进一步改良，改进之后的会议流程如下：

• 组织者在会前用在线文档产品（Google Docs 或石墨文档）写文档，页数不限制，以把事情讲清楚为标准；
• 组织者会前将在线文档发给参会者，提倡大家会前浏览（但不强制）；
• 会议开始后的 15 分钟，大家集体默默看文档，并对有疑问的部分发表在线评论，也可以针对别人的评论进一步评论；
• 组织者按照顺序主持讨论所有评论，当场解决问题，或明确解决方案；
• 明确下一步行动并指定负责人，同样体现在文档上；

其中关键改良是：针对文档内容发表线上评论。

由于引进了在线协同文档这一生产力工具，改良的会议模式还有这些优点：

• 会议的准备更加充分，因为必须会前准备文档。但是并不意味着文档必须有组织者来准备，利用在线协作文档工具，会议内容完全可以由所有参会者一起来准备。
• 参会者的投入度明显提高，并且可度量（从评论的数量和质量就能体现出来）。如果一次会议你没有提出任何有意义的评论，那你为什么要参加会议？
• 讨论过程从串行变成并行，效率大幅提升。传统会议模式下，大家只能挨个发言（这就给了很多人不发言的理由：不浪费大家时间）。在协同文档的帮助下，大家可以自由地以评论的形式并行「发言」。不仅可以同时各自发言，还可以同时针对多个议题交叉讨论，不需要按顺序来。这种效率的提升是数量级的，人数越多越显著。理想情况下，10 个参会者活力全开评论 15 分钟，相当于传统开会讨论 150 分钟！
• 有利于会后执行。所有的讨论过程、得出的结论、下一步行动都以白纸黑字永久保存下来，有据可查，无法推诿扯皮。包括会后落实情况也要更新到文档上，这样可以有效防止会议决议不了了之。
• 会议内容以文档形式沉淀，可以被反复消费和利用。甚至一些当时没有参会的人，事后也可以以评论的形式参与讨论。

这种基于文档的会议模式，虽然前期工作量稍微大一点，但是跟它带来的好处相比，是绝对值得的。自从我们团队采用了这种会议模式，虽然无法保证每次会议都很成功，但是至少可以保证不在开会上浪费时间。

最后，分享我总结的一个公式：高效的工作方法 = 好的理念 + 好的工具 + 好的执行。如果你也想改变团队开会效率低下的现状，不妨试试这种革命性的开会模式吧！

欢迎分享你在开会这件事情上的做法和观点^_^