OmniFocus 的强大之处在于能够快速方便地收集和添加事项，也正因为这个特点，它渐渐成为了很多用户个人和工作事项管理的唯一入口。但时间一长，问题也来了——当你把各种内容不管三七二十一塞进 OmniFocus 之后，发现数据体积越来越庞大而混乱，每次回顾的时候花的时间也越来越长，为了解决问题，你不得不添加更多文件夹、透视和上下文。工具本身不能帮你做选择，更不能完成具体的任务。恶性循环之下，OmniFocus 变得负重不堪，也渐渐让使用者失去信心。对于一款 GTD 工具来说，失去信心是致命的。相信有不少用户就是因为类似的原因，最终放弃 OmniFocus，转用更为简单轻量的事项清单应用。
所以，本文将和你分享 5 个 OmniFocus 的整理技巧，好好给你的 OmniFocus 减减负，让它重新变得整洁和高效。
你可以看看你的 OmniFocus 里有多少个项目是长时间处于非执行的状态，是不是有「可能」、「将来某天」的类似项目占据了大部分？出现这样的情况你可能要好好反省下自己的使用习惯了。试着移除那些已经放置时间太久，也没有机会再进行的项目吧。你还可以配合「显示」选项来隐藏将来要用但暂时不想被其分心的事项。
笔者看到很多用户喜欢在 OmniFocus 上做项目计划，因为它可以方便地添加子任务，设置顺序。可是很多情况下，当你新建一个长期项目的时候，对于那些离现在时间点还很遥远的任务，你真的有仔细思考过吗？ 是不是每一条都承诺过要确切执行？
OmniFocus 不适合放置太多不确定的事项来扰乱思维，那样无法真正做到专注。如需做项目计划，建议使用同为 OmniGroup 出品的 OmniPlan 应用。所谓术业有专攻，OmniFocus 最擅长的是管理「下一步」行动，而不是储存一整个不确定的长期项目计划。
很多任务是需要和他人合作或者等待他人完成才能进行的。但他人的状态大多情况下无法掌控。如果你新建一个「等待老刘邮件答复」的任务，简直是在自找麻烦，看见一次烦一次：老刘怎么还没有回我邮件？要催一催吗？不妨将其改成「打电话和老刘确认项目进展」，同时设置推迟时间和截止时间，等到了时间自然会收到提醒。如果已经提前收到确认邮件了，欢快地标记为「已完成」即可。
不要用别人的任务来烦恼自己，每个事项都尽量专注在「我能做什么」上。
笔者以前每次遇到和 OmniFocus 中项目相关的邮件或资料时，都会习惯性地会把它添加到 OmniFocus 中。其实这样的资料本质上都不能算是一项任务，笔者还自作聪明地添加上「参考」的上下文。每次做回顾的时候，这些内容将会阻碍自己对那些真正需要完成的事情的关注。收集相关资料的办法很多，比如直接在邮箱中加上不同颜色的旗标，收藏到印象笔记，或者添加到 OmniFocus 相关项目的「注意」和「附件」中，而不是新建单独动作。
「要读的书」、「要看的电影」、「要买的玩意」这样的项目曾经一直在笔者的 OmniFocus 中。「要读的书」可能里面有几十本书籍的清单，结果到头来会看的只有几个；「要看的电影」大多时候也同样无关紧要。「想做的」和「需要做的」事情混在一起是很危险的事情。 例如工作上要阅读的一篇论文和另外几十个闲暇时间想阅读的东西放在一起，很可能就错过了最重要的那篇论文。处理和收集这类事情，可以使用 Pocket、Instapaper、印象笔记、Clear 等等，何必要去占据 OmniFocus 的宝贵地盘呢?
归根结底就是几个基本原则：保持精简，不放置不重要、不确定的事项和不由自己掌控的事项，把空间留给真正需要完成的事情上。试着参考以上几点建议去整理你们手中的 OmniFocus 吧！这项整理工作会花费你不少时间，但绝对值得尝试。
▲ 本文部分内容编译自 macademic
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