事实上，我尝试过许多时间管理工具。再尝试了滴答清单、微软 Todo、notion 表格实际待办、Obsidian 双链记录待办等等的任务管理软件后，我越发觉得选对工具不如建立流程。

下面我将教大家如何建立流程，相信我，这比你单纯观看我的时间管理方法要有益得多。首先，你需要明确你的需求，然后设想如何解决，在内心构建流程，最后选择合适的工具构建你的流程，然后不断调整流程。
 

整理需求 

我的需求如下：

• 我希望我的时间管理可以让我内心平静，不再纠结于要干什么和不要干什么
• 我希望能够有年度计划和月度计划甚至人生计划
• 我希望这套系统可以多端同步，这样我在哪都能看到
• 我希望能够尽量有效地利用时间
• 我希望有时间统计的功能
• 我希望免费
• ...

根据需求构建工作流

当你整理完自己的需求后，就是尝试构建工作流。意思就是利用已有的工具整理得到一套标准的办事流程，将流程记录下来，尽可能简单。我的流程就是将有空需要做的事记录在 Microsoft To do 上，将今天计划要做的事直接放在 Outlook日历上。就是这么简单。过于复杂的流程会让人有极大的思想压力和花费许多时间熟练。在软件开发行业这叫过度设计，因为你一开始根本没有列出你真正的所有需求。所以你要尽可能简单地规划你的流程，过于复杂的流程会导致在修改时处处受到限制以及花费过多的精力。

优化流程

在你的初期，工作流一定要是简单且高效的，因为接下来就是持续优化。持续优化的意思就是不断添加和删除你的需求。有些需求在日后回顾时会发现没有必要，那就一道横线狠心删掉即可。有些需求是你在实际工作时

不要轻易推翻你现有的一切

也许你在浏览碎片化的信息比如 bilibili 的时候，会发现别人在 Obsidian 记录日记的时候会加上联系人的一些信息，这样就能在合适的时间回忆起与联系人经历的一切，跟他侃侃而谈。我当时在看到这个视频之后，立马就推翻了我原本的工作流，完全照搬他的方法开始记录日记，但没过多久就放弃了。因为这套工作流不符合我的其他需求。我想说，不要拙劣地模仿任何视频博主的工作流，不要无脑套用任何模板。你需要做的是整理你的需求。如果你看到 up 主展示了联系人记录的美好，首先思考你是否真的需要联系人记录，然后把它记录在你的需求列表上。记录在需求列表上的好处是他可以帮助你回顾所有的需求，不至于让一个需求推翻其他所有需求，让你在构建和调整工作流的时候能全盘考虑。

这一点在笔记方法时也同样适用，说到笔记方法我真的有无穷无尽想要说的。我尝试过超级多笔记软件，OneNote、Notion、Wolai、Obsidian、Tana、Anytype、思源笔记、飞书、语雀、印象笔记、甚至 Marginnote 等手写笔记。无一例外经历了入坑和退坑的流程，最后留在了 Obsidian，因为我学会了需求整理。某种程度上，在整理工作流的时候跟软件工程是相似的，软件工程中你需要先理解客户的需求确定设计的边界，在整理需求的时候就是确定了你工作流的边界，只有在宏观上掌握了所有需求你才能设计出符合你本人，定制化的需求。所以我奉劝大家不要购买市面上任何笔记模板，它们不会符合你所有需求。

更多的忠告

任何记录都需要精力

我在记录需求的时候还发现了一个问题，就是我特别喜欢精美的统计图，

• 我希望记录自己这一个小时在干什么，
• 我今天记了哪些笔记，
• 我今天心情如何，
• 我今天跑了多少公里，
• 我今天吃了多少卡路里，
• 我今天的体重，
• 我今天喝了多少水，
• 我今天看了多长时间的手机，
• 我今天浏览了哪些网页
• ...
  请你思考你真的有这些需求吗？确实记录这些会带来好处，回顾的时候有了依据，但是请注意任何记录都需要消耗你的精力，请将精力集中在自己更需要的地方。

不要高估自己的效率

我往往会给自己布置太多任务，想要的太多，但是时间太少。从另一方面看，我们往往会高估自己的效率和能干的工作量，觉得自己一天能完成很多事情。我曾经只使用微软 ToDo 的时候，经常给自己的一天安排了很多任务。但是实际上，我在这日历中回顾发现，我一天能干的事情主要来说也就差不多 4 件事，每件事都要花费 2-3 小时左右的时间。不要高估自己的效率，不要给自己布置过多的工作。

我的流程--日历➕列表

下面该介绍我的工作流程了，其实这只是锦上添花。最重要的是上面的思考。

1️⃣“日历➕列表”这套流程最大的好处是足够简单和高效，并且能充分地释放我的脑力。我觉得清单并不能充分释放我的脑子，因为我每处理完一件事情后都需要从清单中重新查找、比较我接下来要干什么，这很累，就算使用四象限法也很累。我希望一次性规划好我的一天，这样就可以和以前课程表一样该干啥就干啥并做到心里有数。

2️⃣将待办事项放在日历里的其他好处是它融合了列表和时间，传统的清单就干巴巴的一条，没有持续时间，这会让我高估自己的能力，我会给每一天添加巨量的任务，然后每天晚上都沉浸在没有完成所有任务的悲伤中。但是日历可以瞬间占满我的一天，让我给自己安排合适的任务量，并且它还让我对接下来干什么事有了准备，不会像清单一样到时间突然跳出感觉有些措手不及。

3️⃣日历还可以当记事本用，记录一些事情，比如某某人的生日、喝没喝奶茶等等。
 

4️⃣日历可以给你的宏观计划预留时间。比如我的人生目标有学习计算机，那么我就可以预留周六的下午学习计算机知识，这样我在安排其他任何事情的时候就能考虑到当天会少掉 3 个小时的时间精力，比方说我会在周日的下午计划产品开发的任务，但是我完全没有规定具体的事件，具体的事件会从 Todo 清单中抽取。事实上这更进一步地将是精力管理而非任务管理。我更在意的是我的精力如何安排而不是事情如何安排，因为我的精力有限而我的事情无限。
 

最后，我觉得输出不仅能促使我主动思考，还能强迫我整理出一个相对完善的工作流，所以决定给自己的日历下达了每周完成一篇输出的任务。但是今天还是犯了给自己安排过多任务的错误。红色是实际干的事，蓝色是规划的事。会发现 yolov10 花了我 3 小时，出去一趟也花了我 3 小时。所以这些任务就得推到明天执行了，明天的任务也做相应的调整。实际生活中会经常出现事情的实际发展超出规划的情况，但是日历让我游刃有余。