【温馨提示：作者为苹果全家桶用户，所用软件多为苹果生态独有，但Windows系统存有替代品。】

关于生产力工具，少数派不少朋友都有所介绍，甚至有些朋友过于重视工具，陷入了所谓「工具致瘾」（Productivity Porn）。我很欣赏Anne-Laure Le Cunff的观点，她认为

「我们提高生产力的愿望可能会变成对生产力内容的有害成瘾：一种被称为生产力色情的现象。」

按照Cunff的观点，生产力色情所提供的愿景为人们展现了一套「超人」的规划，例如不切实际的要求（按照固定时间进行邮件检阅，完善日历）、不切实际的结果（借助工具能够将一件事情很快完成，此处主要针对「噱头」的宣传）以及「像导师一样的角色」（这类角色标榜自己已经将生产力工具运用得出神入化，然而却难以实现复刻）。从某种角度来谈，「工具致瘾」本质上就是对于生产力色情的追求，希望达到「绝对效率」的美丽幻境。

我从中学开始，就有意积累自己的数据库，直至今日，我已经存储有20T的学术资源，以备研究所用。同时涉猎大量的效率软件，从Windows至MacOS，使用过上百款生产力工具，然而除却少数精品，多数软件并不能节省我的时间，反而会浪费我的精力。因此，从去年开始，我决定拿出一年时间，将市场上有助于社科研究的生产力工具进行试用，从而塑造一套能够持续运行的生产力工作流。而这系列文章，就是我所交出的答卷。第一篇文章，我将对目前所完善的工作流进行介绍，而后面的文章则针对不同的工作流阐述我个人的心得与技巧。

一、工作流过程

关于生产力工作流，我将其分为两种。第一种是「办公工作流」，第二种是「知识工作流」。办公工作流聚焦日常事项及工作的管理，而知识工作流又分为信息、学习、创作三个过程。而贯彻所有工作流的通识是——拒绝All In One，但是要广泛运用软件，物尽其用。

二、办公工作流

办公工作流的过程并不烦琐，主要是检阅与云端两个模块。

（1）检阅模块

• （1.1）邮箱联系：从理论来说，Thunderbird可以满足我所有需求，但我个人颇为喜欢Outlook，所以将Gmail等非微软邮箱连接至Thunderbird，保留了Outlook。
• （1.2）日程管理：虽然我使用Omnifocus，但我并没有将它「学会」，尤其是许多日程管理者所推崇的「GTD时间管理」，我仅仅了解而未深入。Omnifocus对我来说，不过是一个美观好看的日程管理软件，我主要用它记录「需要（允许）未来做的事情」。例如从豆瓣、IMDB上看到感兴趣的电影，使用谷歌插件快速记录到Omnifocus的收件箱。或者是一些需要长时间来进行的项目（并非是需要严格计算的工程项目，而是社科课题研究等），我会在Omnifocus建立相关的文件夹。

• （1.3）每日事项：我曾经运用Omnifocus来进行每日管理，并注有标签。然而在使用过程中，我发现Omnifocus或许不适合我，因为我不需要把每天要做的事项进行记录（这也是我不使用番茄钟的原因），而是要记录并让我清晰「今天要做什么」，因此，我选择了轻量的Microsoft To Do。
• （1.4）文娱记录：正如在「日程管理」（1.2）所谈，我会将感兴趣的信息发送至Omnifocus这一中转，而「文娱记录」就是这些信息的目的地。我曾经很喜欢Notion的笔记形式（块状，可转移？），然而其仅能云端的要求将我劝退，我选择了还处于测试状态的「Anytype」，在其中记录我日常看完的小说、电影、书籍等。

（2）云端模块

与一些朋友专注使用个别云盘服务不同，我的目标是「广泛运用」，并且以用途分类，而有不同效果。

• （2.1）同步协作：Google Drive与Dropbox是我的同步协作盘，但它们有不同的效果。Google Drive主要存放大型文件，比如某个课题项目及其相关资料（通常在10G-100G之间）。Dropbox则是存放小型文件，例如合同、报表等。值得注意的是，这些资料我都会在本地进行备份——云端仅仅是云端。另外我是Office 365用户，并且有十分充裕的OneDrive空间（E5），但除却Office在不同设备之间的同步，我很少用Onedrive来存放需要同步协作的文件，而是存放资料。
• （2.2）资源存储：百度网盘、夸克网盘、阿里云盘、天翼云盘等往往存有大量的文娱资源。然而这么多云盘并不需要我同时开启，只需要用Alist等云盘挂载软件进行挂载，就可以实现局域网的影视资源库（未来几年将会组NAS，更为方便）。OneDrive则是存储一些个人比较喜欢的文娱资源，并不需要进行分享，而是「自娱自乐」。关于MEGA，主要是收集一些国外的资料，在此就不作多论了。

二、知识工作流

知识工作流是我着力创建的工作流，也是我最为根本的生产力工作流。它的核心是信息、学习与创作。

（1）信息工作流

关于信息，我简单分为三类，分别是日常信息、独立信息与特殊信息。

• （1.1）日常信息：日常信息分为聚合媒介、新闻媒介、艺术信息、学术信息。聚合媒介是将我个人比较关注的信息来源进行整合，便于阅览的媒介。其中所提到的红板报及海外原版Flipboard，在中文与外文方面的信息整合颇具规模。另外，我个人在TG关注了一些媒体，所以将TG列了上去。最为核心的是Raindrop，它原本是一个书签管理应用（稍后读？），但我将所关注的网页信息源存储进去，进行阅览。可能有朋友会提到「RSS」，我原本便是用Reeder进行RSS的整合，但是许多网站已经不再支持RSS，个人创建RSS源亦是一个大工程，所以我不再专注于RSS。

• Zhihu、WeiBo、Quora作为新闻媒介，仅是我信息的调味，并不算是主力。例如看看热点或者热榜，若看到一些有趣的回答或新闻，便直接保存至本地。Vart、Imuseum与Researcher是关于我重点兴趣的信息来源，前两者主要聚焦于艺术，而Researcher则可以令我追踪热点的学术期刊，对其有所掌握。
• 这些资源都是网页，所以我会将其重点加入Goodlinks，并在Devonthink内作好标注（是否重要）。

• 1.2）独立信息：独立信息往往是书籍、论文、小说等存有独立脉络的信息体。因此针对不同类型的信息体，我有不同的软件来应对。例如期刊论文，如果在IPAD上读，便使用Zetero。如果在MAC上读，即使用PDF Reader。需要精心研读的专业书籍，则是用MarginNote、LiquidText等思维软件进行阅读。流行读物与杂志一般以Mobi、Epub格式保存，以苹果生态的Ibook与Kindle进行阅读，并通过MAC软件Klib将注释导出，归类至Obsdian。还有一些漫画小说，则是用IPAD的相关软件进行阅读，不追求导出，仅是满足相关的精神需求。

• 虽然这些软件能够适用不同需求，但在文本扫描、信息化处理方面仍有薄弱之处，例如PDF图像转文字。这方面，我会使用ABBYY（适用于整书文字化）、MarginNote（MAC平台的文字识别能力很强）等。除此，难免要阅读实体书，我就会将重点勾画并且通过Vflat、Lens等进行扫描。视用途与情况，归类至Obsidian或者Office Word文档——即Markdown和Word，而这两种格式都能很方便的搜索。

• （1.3）特殊信息：前两种信息基本上是文本信息，然而还有图片、音乐、视频、书签（数据库）等特殊信息。我每天都会在Pixiv、CNU等平台阅览艺术作品，有助于观赏或研究的都会保存至本地的Eagle，有研究价值的则放至Tropy。音乐与视频，我基本都是放在专门的移动硬盘或者云盘。书签的话，我一般是用Safari阅读日常资讯，所以基本没有书签。Chrome则专门做了书签分类，如果遇到很好的网站，就会加入进去，组成我个人的研究数据库。

（2）学习工作流

与信息工作流不同，学习工作流讲究的是稳定，不能用过多软件占用时间与精力。因此，我将学习分为了信息归纳与学习复习。

• （2.1）信息归纳主要有两方面，分别是课程笔记与研究笔记。课程笔记主力是Notability与GoodNotes。前者用于学术会议及录音，后者用于学术课题与随笔，两者都可以导出相应格式而归档。CollaNote与Onenote是我比较喜欢的两款笔记软件，仅作备用。研究笔记则是在信息工作流所提到的Obsidian与Office Word，我会将阅读完的信息摘抄等加以评论以存入，作为后来专业研究的材料。
• （2.2）学习复习则是对信息的复盘。我个人是拒绝「全面复习」，并且拒绝所谓的「双链学习方法」。如果是一本极其重要的书籍，我会选择仔细品读，作出摘抄，以自己的理解写出每章的摘要，并且把书籍的电子格式放到笔记里，留待后面查阅。因此，我认为费尽心力所作出的「双链」更像是一种美丽的生产力幻觉，如果需要吸收知识，「双链」反而是浪费时间。因此，我个人几乎不使用Obsidian的「双链」功能。继续回到学习复习的工作流，我一般使用Anki，将一些考试知识放入进去进行复习。但是对于日常所了解到的知识，我不会去做复习，我会认为这是一种无用功。有用的知识在你阅览它的时候，就应该有所理解并标注，例如在Devonthink标注标签，有时间的时候简单阅览一遍，而不是用「工具」的方式「记住」——这并非「理解」。欧路词典与蒙哥阅读器是我在IPAD上使用的语言学习工具，有兴趣的朋友可以去了解。

（3）创作工作流

关于创作工作流，我个人的主张很简单——物尽其用。我一般把创作工作流分为两块，一块是「思维风暴」，一块是「课题创作」。

• （3.1）「思维风暴」其实就是对准备进行创作的项目进行「思考」。第一步是「素材积累」，通过线上数据库（Chrome的书签）、线下数据库（Devonthink、Obsdian、Eagle、Tropy及硬盘存储学术资源等）的双重搜索，把所需要的素材放到专门的文件夹。正如读者所见，素材积累所运用的素材就是我在信息工作流所积累的素材，线下数据库作为我对这一课题的基础了解，线上数据库则是其延伸。当素材积累完成，便可以进行「白板构思」，我会在白板软件上进行勾画，发散思维，思考这个课题的相关研究及可以采取的切入点。根据课题研究的参与者，可以采用Prodrafts（个人）或者Microsoft Whiteboard（协作）。苹果的无边记，限制了Windows生态的参与，故不列入其中。「思维导图」则是对思路的进一步优化，根据个人的情况，我会采用XMind、Draw.io、OmniGraffle、The Brain等软件。直至这些都梳理完成，我会用Omnioutliner完成课题纲要。

• （3.2）「思维风暴」结束之后，便是「课题创作」。根据作品的不同，我会采取不同的软件。一般的文本会采用Scrivener与Office Word，如果是剧本、影视等会采取Final Draft、Scenarist等。除此，还有一些辅助创作的软件，例如FamilyTree、Mellel、Atlas.ti等。关于论文管理，我原本是运用Endnote，不过后来转至Devonthink，又有新的用法，我会在后面的文章进行叙述。

四、总结

这篇文章，仅是对我生产力工作流的一个简单介绍，其中有许多软件都有可挖掘的闪光点，而这正是我将它们纳入工作流的原因。我认为，可以广泛运用软件，然而核心在于它能够匹配你的工作流，并且具有「抵御风险」的特性。例如Obsidian、Devonthink、Eagle等，这些都具有本地存储功能，能够「抵御风险」。而ABBYY、Vflat、Xmind等这种辅助创作的工具，没必要追求“唯一”，而是选择好用的、便捷的，因为它最终生产的材料会归档在你的本地。

进一步说，这套工作流最需要倚靠「分类」，也就是将自己的所有讯息都以类别分好归档，从而梳理清楚自己的逻辑脉络。除此，还有书籍整理、文娱资源管理与归纳等各种需要注意的地方，关于这些，我会在后面的文章进行详细讲解。

参考

[1] Anne-Laure Le Cunff：《From productivity porn to mindful productivity》