——本文 GTD 流程仅针对本人实际工作内容（汽配行业项目管理），但里面一些使用方式希望对读者有所启发。

引言

2015 年开始关注「少数派」剁手了不少效率 App （嗯，少数派要背锅^ ^），这些 App 基本都是八仙过海各显神通，一直在考虑如何串并联起来提高效率。2016 年初工作岗位调整为契机，结合已有的 GTD 知识，经过不断摸索，形成了一套完整的 GTD 工作流。

先来个全局图，看是否有你感兴趣的点。GTD 左边项基本已涵盖所有日常任务来源。 

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Two Tips：

1. 随身携带便利贴和笔，方便记录（当面沟通尽量不使用手机记录任务，显得不礼貌）。
2. 针对电脑端，善用自带的「便签」程序（屏幕周围贴满了便利贴真心感觉不舒服）。

应用

本文着重 GTD 实际应用，对其基本概念不再赘述，自行搜索相关文章。

流程中 Omnifocus 为主、腾讯企业邮箱为辅，好比左右手可独立干活亦可相互配合，而Omnifocus 则是那只惯用手，Workflow 与 Visual Basic for Applications（以下简称 VBA） 是辅助工具，干活更省时省力。

一、腾讯企业邮箱（官方 App+网页端）

公司邮箱用的是腾讯企业邮箱服务，利用其自带功能实施 GTD 提高工作效率。

1. 标签（Context）

设置标签，类似 GTD Context。收到新邮件，仅需阅读类邮件直接归档，若需要进一步处理且≥ 2 min，设置「待办」等标签（同一邮件可设置多个标签）。针对待办邮件，只有当无法直接用邮件解决时才会导入 Omnifocus，对任务进一步分解处理。

2. 添加备注

类似 Omnifocus 任务「注释」功能，不过仅能添加文本。

3. 官方客户端

手机上推荐使用腾讯官方客户端，因为能完美显示标签（iOS 端可修改和删除）和备注（iOS 端仅能显示，无法删除和修改），网页端和移动端流畅切换。

二、Omnifocus 和小伙伴

Omnifocus 更多是用来跟踪开发进度，也包括邮件中不能直接解决和一些定时、周期性的任务。生活杂事更倾向于使用系统自带「提醒事项」。

产品开发从最初确认图纸到最终成品产出，需多个步骤，若每步都手动输入 Omnifocus 非常麻烦，尤其是同时开发几十个产品时输入到 Omnifocus 本身就不够效率（早期版本不支持 Taskpaper 格式批量导入功能）。

工作基本都是 Windows 系统，Apple Script 无缘了。利用大学时仅存的 VB 基础，结合 Microsoft Excel VBA，自写代码批量生成 Taskpaper 格式文本。（之所以不用 Microsoft Project，是因为 Project 更适合大型项目，比如整辆汽车开发。）

1. Microsoft Excel VBA

新产品开发大致需要如下步骤，右边是常用 Context。「Parallel」设置 @parallel(false)（Omnifocus 默认 @parallel(true)）。对于「Autodone」，Mac Omnifocus 可以设置当所有子任务完成后父任务自动完成。 iOS Omnifocus 不行，只能通过 Taskpaper 格式对父任务添加 @autodone(true) 参数。 

另外，OMNI 官方有批量导入项目或任务的 Editorial 动作（当初官方论坛公布此功能后还特地买了 Editorial），无奈不懂 Python，无法个性化定制，Editorial 也一直吃灰中T_T。该Excel 文档通用性较弱，不共享了。

生成的 Taskpaper 格式文本，粘帖到 iOS 后运行 Workflow 动作。

2. Workflow

Workflow 支持「Add TaskPaper to Omnifocus」，动作核心为判断第一行是项目名（非-开头）还是动作（组）名（-开头）。动作一仅导入一个项目，动作二可同时导入多个项目，项目之间用#分隔。

3. Omnifocus

Omnifocus 使用说明少数派自行搜索，建议自定义透视设置参考此文，文章虽老内容却不过时。 

我的 Omnifocus 主屏幕，所有新产品及完整工序在「项目-新产品开发」，当需要跟踪每个产品具体进度时进入「生产进度」。很多任务组都是 @parallel(false)，只要前一道工序完成后一道自动出现。

额外

以下仅为更好的提高工作提高效率，非 GTD 必须。

1. 对于工作中的单个任务，Launch Center Pro 新建「快速添加任务到 SingleAction 项目」，此项目中的任务会显示在「Todo」透视中，方便单任务查看跟踪。动作参数根据实际调整。完整的 Omnifocus URL Scheme 参考此文。

omnifocus:///add?name=[prompt:Name]&project=SingleAction

2. Scanner Pro 设置扫描后自动上传 WebDAV 并删除手机中的文件，网络好时一两秒就同步到电脑上（当然还要依据扫描文件大小）。纸质文件电子化归档相当方便（ 5 张以上扫描还是用专业扫描仪吧，不能为了「效率」而效率）。

3. 厂内用短码代替客户长码便于记忆，比如 00-001 代替 X0003-0128390-3484123，但与客户邮件交流时还需使用长码。利用 TextExpander 自动扩展长码。产品信息几千个，一个个手动输入要死人的。再次请出 Excel VBA。 

Excel 界面如下，文件在此。

生成的 .textexpander 文件用记事本打开，另存为 Unicode 格式后再导入TextExpander （ VBA 能力有限，直接保存为 Unicode 格式代码不会）。 

最后

本文关键不在于各种 App 的使用，App 再强大也不过是工具，关键在于能否看透事物之间的联系。理清思路找出本质，再利用各 App 化繁为简（当然，前提是对各 App 功能有所了解）。至于 App 选择，在阅读相关评测后我选择功能相对全的一款，把其用透用精，自然可做到简用繁用游刃有余。

至于 GTD，它需要不断使用，需要付出努力，付出时间，还需要保持自律。其对效率产生的影响直接与付出相关。

GTD 带给我的不仅仅是工作流程改善，更是思维方式转变。面对复杂问题，理清思路一步步分解细化，各个击破，最终完成。Nice ! 
（这里省略 1000 字对 GTD 的赞美。）