现在市面上有太多的效率工具，我们很容易陷入一个误区：喜欢体验新鲜的工具，但没有明确的使用目的，仅仅是为了好玩，或者以为能提高生产力，到头来却发现是在浪费时间。因此在选择工具时，我参考了一些通用思维 (📥 收件箱 🔖 工作区 🪒 奥卡姆剃刀)，先思考自己需要哪些功能，再去寻找提供这些功能的工具，在不同场景下构建了类似的工作流 (Workflow)。这样可以降低系统的复杂度，减轻工具带来的认知负担。
本文分享了我在日常工作场景中使用的一些效率工具，操作系统是 macOS。
macOS 的初始化可以参考 💻 从零开始配置高效 Mac 开发环境。
尽管我是一名程序员，但实际上我用浏览器的时间比写代码的时间还长，60% 以上的工作时间都是在 Chrome 浏览器中度过的：
图：Chrome 的使用时间远超写代码的时间
浏览器已经快成为一个新的操作系统，无论是看文档、查资料、做表格、写周报，都离不开它。这导致我们常常会打开很多个标签页。据我观察，身边大多数同事的 Chrome 浏览器都是这样的：
同时打开这么多的标签页，带来的问题也很明显：
对于第一个问题，可以安装 Tab Suspender 插件解决，这个插件可以自动暂停长期未查看的标签页，节省内存。对于第二个问题，我安装过一些标签页搜索插件，Chrome 后来也提供了内置的标签页搜索功能，但这些方式都需要手动输入标签页的标题，很不方便。
图：Chrome 内置的标签页搜索功能
我也尝试过使用 Chrome 自带的标签页分组功能，临时折叠一些标签页。但这个功能有点鸡肋：各个分组默认放在同一个窗口中，分组间的界限不明显，同时展开多个分组时，标签页还是被挤的只剩下个图标，而且 Chrome 关闭后分组信息也没了。
图：Chrome 内置的标签页分组功能
我用 🔖 工作区 思维解决了「浏览器标签页管理」的问题。
工作区思维的第一个要点：完成特定任务的场所、一系列关联资源的集合。我将 Chrome 分成多个窗口，每个窗口是一个“工作区”，包含和某项工作相关的全部标签页。通过将不同工作的上下文独立开来，可以减少混乱、提升注意力。
但是多窗口也带来一个问题：不同窗口间切换比较麻烦。Mac 系统的 Command + Tab 快捷键无法在相同应用间切换，Command + ` 快捷键可以在同一个应用的不同窗口间切换，但没有预览界面。因此只能激活调度中心、肉眼判断每个窗口的内容是什么、然后选择一个窗口。
图：Mac 触控板四指上划，打开调度中心，在多个 Chrome 窗口间切换
安装 AltTab 插件可以完美地解决上述问题。这是一个即装即用的 Mac 窗口切换增强工具，按下 Command + Tab / Command + ` 切换窗口时可以显示缩略图。
图：安装 AltTab 之后，按下 Command+` 切换窗口时，会显示缩略图
工作区思维的第二个要点：自动保存、用完即走、一键恢复。上面这套工作流的问题在于：Chrome 退出后，所有分组信息会全部消失。我习惯在周末关闭工作相关的窗口，周一再重新打开。有没有一个工具，能够自动保存我每个窗口的页面、在关闭后也能一键恢复？
经过一番搜寻，我找到了 Workspaces 插件。尽管这是一个比较小众的插件，但是它和工作区思维完美契合：允许将多个标签页创建为一个工作区、自动保存当前工作区中打开的标签页、在重新打开工作区时自动恢复。
我将常用的场景、进行中的工作都保存成了工作区：
图：我的工作区列表
有了这个插件，我不需要再同时打开很多个标签页或窗口，而是可以根据当前关注的事项，按需打开工作区。当我需要处理某项工作时，打开对应的工作区；处理完之后，直接关闭整个窗口。随用随开、用完即走，这极大限度地降低了干扰，减少了上下文切换的开销。
推荐的工作流：
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如何在地址栏搜索标签页： 输入标题或 url 的内容，点击“切换到标签页”： |
书签管理也是浏览器一个很重要的话题。我们会把任何可能有用的、或者感兴趣的网页存成书签，但往往是收藏的时候很顺手，想用的时候却找不到。下面是我解决这个问题的方法。
Chrome 的地址栏支持搜索书签和历史记录。输入标题或 url 中的关键字，会加粗显示：
图：在地址栏搜索关键字，会在标题和 url 中加粗显示
因此，可以为每个书签设置一个有意义的名称。当需要查找一个书签时，直接在地址栏输入几个关键字，比先思考它属于哪个类别、再去查找对应的文件夹要更方便。
我采用[平台]名称 的命名方式，比如 [Gitlab]imageslr/blog、[TCC]ad.engine.api。这里可以配合 TabModifier 插件，使标签页的标题和书签名称一致。
书签名还可以添加一些辅助搜索的 SEO 短语，比如 性能平台-云服务 可以修改为 性能平台-云服务|golang pprof|profile|服务性能优化|内存泄露排查：
图：添加一些描述页面功能的、合乎直觉的、在搜索时很容易能回想起来的短语
当书签名足够有信息量时，我们甚至不需要书签栏，直接在地址栏搜索关键字就能打开想要的书签。事实上，我在使用浏览器时，书签栏就始终是隐藏状态。
不要把书签直接保存在书签栏上，而是要放在文件夹里。书签的标题会占用书签栏的空间。
不需要创建层层嵌套的文件夹。一般来说，在书签命名良好的情况下，我们可以很快搜索到想要的内容。因此，书签的文件夹只需要简单的划分，粒度可以粗一些，层级可以扁平一些。附录是我的书签分类方式。
许多书签实际上是”参考资料“ —— 或者是对某项工作有用的参考文档，或者是一些学习资料，又或者是一些感兴趣的文章。我们需要定期整理书签栏，将这些”参考资料“移动到别处：
总之，”参考资料“应当移动到特定的上下文 中，而不是放在书签栏里石沉大海。书签栏只保留那些需要经常打开的、真正有用的页面，减少干扰，易于维护。
Spotlight 是 Mac 系统内置的一个快速搜索工具。市面上有一些类 Spotlight 工具，提供了不输于原生 Spotlight 的搜索功能、丰富的效率工具、以及高度的自定义能力。最常见的是 Alfred、uTools、Raycast，网上有很多介绍这三个工具的文章，此处不再赘述。
个人认为，这类工具提升效率的关键在于：(1) 多用键盘，少用鼠标；(2) Don’t Repeat Yourself，通过自定义配置，减少重复操作。下面会举例说明。
我使用的是 Alfred。它的功能很全，插件丰富，就算不折腾，默认功能也已经足够好用。下面罗列了一些我常用的功能。
Alt。这样一只手就能激活 Alfred。Shift 预览：Preferences - Features - Previews - Quick Look (取消勾选)。这个预览功能其实没啥用，还很容易误触。👎 鼠标移动到 Dock 栏，点击图标。
👍 激活 Alfred，输入 App 拼音的前几个字母，回车。
操作鼠标是一个很低效的动作。每次都需要右手先离开键盘、找到鼠标、移动和点击、再把手放回键盘，重新校准手指位置；这个过程中，眼睛还必须配合鼠标指针的移动。
建议使用 Alfred 充当 App 启动器。输入 App 名称 (拼音或首字母) 即可启动，双手不需要离开键盘，速度更快、更方便。
图：使用 Alfred 查找 App，按 Cmd + n 打开
此外，还可以为常用的 App 配置全局快捷键，便捷切换可见状态。配置方法见 Preferences - Workflows - 右下角加号 - Getting Started - Hotkeys。比如我把 Alt+Q、Alt+E、Alt+F 分配给了提醒事项、飞书和微信。
图：配置一个简单的 workflow，就可以通过快捷键显示 / 隐藏 App
👎 在 Finder 中手动查看每个文件夹，或者使用 Finder 的搜索功能。
👍 激活 Alfred，输入文件名，回车。
Alfred 的搜索功能很强大。只需记住这两个命令：
空格 + 文件名：按文件名搜索，支持拼音。in + 字符串：按文件内容搜索。图：空格 + 文件名，搜索文件
图：in + 文件名，搜索文件内容
选中搜索结果后，按 Enter 打开文件，按 Command + Enter 打开文件所在的文件夹。
此外，还可以自定义搜索过滤器，获得更精确的搜索结果。比如我经常会搜索自己的笔记，格式都是 markdown，于是便配置了一个只搜索 .md 文件的 workflow。配置方法见附录。
图：自定义 Workflow，只搜索 markdown 文件，既能搜索文件名，也能搜索文件内容
👎 打开浏览器 - 进入搜索页 - 点击搜索栏 - 输入搜索内容 - 回车
👍 激活 Alfred - 输入搜索内容 - 回车
Web Search 是 Alfred 的一大特色功能。在 Alfred 输入要搜索的内容、回车，就可以立刻打开搜索结果页。
Alfred 内置了很多搜索引擎 (Preferences - Features - Web Search)：
使用时，需要输入搜索引擎的 Keyword，然后在空格后输入要搜索的内容，例如 google something、gmail something。
可以将常用的搜索引擎设置为默认结果，这样就不需要输入关键字了。配置路径在 Preferences - Features - Default Results - Fallbacks - Setup fallback results：
图：新增默认搜索结果
我设置的 fallback results 是 Google 和公司内网搜索：
图：输入任何内容，都可以在 Google 或内网搜索，回车或 Command+2 打开结果页
Alfred 还可以自定义 Web Search。我们每天除了使用 Google 等搜索引擎，还会在公司的许多内部平台搜索，比如搜索代码库、搜索机器 IP、搜索内网等。这些平台的搜索功能都可以配置为自定义 Web Search，从而省去和浏览器的交互。配置方法见附录。
格式固定的 url 也可以配置为 Web Search。比如：
github.com/用户名/仓库名，我配置了一个 Web Search：https://github.com/{query}。之后在 Alfred 中输入 github vuejs/vue，就可以直接打开 https://github.com/vuejs/vue。https://cloud.xxx.net/service/服务名/home，我也配置成了 Web Search：https://cloud.xxx.net/service/{query}/home，这样连搜索的步骤都省下了。最后，尽量通过 Alfred 执行搜索操作。只需专注于内容本身，完全不需要任何浏览器操作。
Workflow 是 Alfred 的核心功能。Workflow 类似于 iOS / Mac 的「快捷指令」，通过可视化的方式串联一系列操作，之后用一个命令直接执行整个流程。很多工作中的重复性操作都可以配置为 Workflow，节省时间，提高效率。
网络上有许多 Alfred Workflow 资源：
我常用的是这几个：
Don’t Repeat Yourself。多观察自己有哪些重复的操作，尝试把它配置成 workflow。举个例子，我经常需要执行一个命令，里面包含了 1.0.1 这样的版本号，版本号每次执行都不一样。一开始，我是手动填充版本号。后来配置了一个 Workflow，只需要输入版本号，就能自动拼接完整命令，并复制到剪贴板，非常方便。
图：输入 curl_code，再输入版本号，就能将命令复制到剪贴板，可以直接去粘贴运行
Alfred Workflow 的配置教程可以在 Alfred 官网 查看。Alfred 中也内置了许多示例教程，见 Preferences - Workflows - 左下角加号 + 。
每个人都需要一个知识库。知识库最大的意义是充当大脑外存，帮助我们管理知识，并在需要的时候快速查阅。一方面，我们学习的新知识，如果不经常使用，很快就会忘记，因此需要整理在知识库里，以便日后复习。另一方面，我们总是会遇到各种问题，每次都去 Google 无疑会浪费时间，如果记录在知识库里，下次就可以直接在知识库检索，事半功倍。
在大一时，我就开始有意识地搭建个人知识库，至今已经积累了 1200 多篇笔记。尽管这些笔记里有很多都是偶尔才会打开，但因为都是用自己熟悉的方式记录的，所以往往扫一眼就能回想起完整的上下文，节省了从许多原始资料中筛选重点内容的时间。
我的知识库管理应用是 MWeb。下面是我的一些使用心得。
Markdown 是一种用来写作的轻量级标记式语言，它使用简洁的纯文本格式来编写文档，可以转换成有效的 HTML 或 PDF 文档。Markdown 最重要的设计是易读易写 —— 语法轻量化；纯文本格式也能够直接在字面上被阅读。
Markdown 不需要像 Word 那样先选中文字、再点击工具栏的图标，常见的排版都可以用键盘完成。使用 Markdown 写作，我们可以专注于内容本身，更流畅地表达自己的思路。
每个程序员都应该学习 Markdown、使用 Markdown。Markdown 的语法十分简单，常用的标记符号不超过十个，几分钟就能掌握。目前许多网站都支持 Markdown 语法，如 Github、少数派、石墨文档、飞书文档等。我的博客也是用 Markdown 写的。
我会优先选择支持 Markdown 完整语法的笔记应用。目前，我使用 MWeb 管理自己的所有笔记；当需要输出长文时，我会配合使用 Typora。
知识的输入是构建个人知识库的重要一环。我们经常会在各种场景下遇到碎片化的信息：或者是与同事交流时，了解到一个业务背景；或者是看某篇文档时，发现一个名词解释；或者是查一个问题时，学到一个新的工具…… 这些知识都是有用的，但我们很少有时间可以停下手头的工作，去整理这些内容。这时，一个触手可得的随手记工具就显得尤为重要。
随手记工具是知识的缓冲区、收件箱。任何时候，只要遇到有用的知识，就随手记录下来。每隔一段时间，再把随手记的内容整理到个人知识库中。将知识管理分为「收集」和「整理」两步，可以简化知识录入的成本，在不打断当前工作心流的前提下，捕捉每个重要信息。
随手记工具的核心在于快速。我使用的是 MWeb 的 快速笔记 功能，按下快捷键，就可以记录 Markdown 内容。随手记工具也可以是和知识库分开的，比如你也可以使用 Mac 的 快速备忘录，或者 Drafts 等任何趁手的工具。重点在于定期整理、定期清空随手记中的内容。
💡 进一步阅读：📥 收件箱思维 - 信息管理
个人知识库的可搜索性很重要。如果每次查阅时都很不方便，那么知识库就失去了作为大脑外存的意义。可以从以下几点来提升知识库的可搜索性：(1) 结构；(2) 标题和内容；(3) SEO 关键词。
当我们在图书馆查找一本书时，可以根据图书分类法，很快定位到一本图书。同理，为知识库设置合理的文件夹层级，也可以帮助我们快速定位一篇笔记。
知识库的结构没有统一的规范，符合个人认知即可。下面是一个示例：
这里我的建议是：如非必要，勿增实体。不要在一开始就设置非常详细的层级结构，这样只会加重选择困难。前期最好只设置必要的文件夹，层级尽量扁平，比如「工作」「个人」「学习」等。之后当笔记的数量积累到一定程度时，再拆分成更细粒度的分组。总之，渐进式地迭代我们的知识库系统，而不是追求一步到位。
当我们搜索一篇笔记时，往往想到的都是一些离散的关键词，而不是一句连续的话。因此，可以在正文中添加一些辅助搜索的 SEO 关键词。思考一下，当你看到这篇笔记时，最先想到的是哪些词语，这些词语就可以作为它的关键词。
关键词的格式要特殊一些，以便和正文内容区分，比如我设置的是 [XXX]：
图：笔记示例，上面的 [文件描述符] [stderr] 等就是 SEO 关键词
搜索时，可以组合搜索关键词和正文内容：
图：使用 mweb alfred workflow 搜索 MWeb 中的笔记
最后，我们讨论应该如何选择一款知识库应用。
我的知识库应用是 MWeb。对我来说，它的优点是：
.md 文件 (可扩展性)缺点是：
类似的知识库应用还有思源笔记， 支持本地文档库、双向链接、所见即所得。此外还有 Web 版的知识库应用，如飞书云文档、Notion 等。这些应用都支持 Markdown 语法，功能上各有优劣，请按实际需求选用。如果读者有推荐的知识库应用，也欢迎评论区补充。
SEO 关键词可以增加信息量，提升检索效率。下面这些位置可以添加 SEO 关键词：
←、→Alt + ←、Alt + →⌘Cmd + ←、Cmd + →，或者 Ctrl + a、Ctrl + eShift + ←、Shift + →Shift + Alt + ←、Shift + Alt + →Shift + Cmd + ←、Shift + Cmd + →← BackspaceAlt + ← BackspaceCmd + ← BackspaceAlt 操作单词、Cmd 操作整行、Shift 选中文本。Cmd + A (全选)、 Cmd + Z (撤销)、Cmd + Shift + Z (重做)Cmd + B (加粗)、Cmd + I (斜体)、Cmd + U (下划线)Cmd + Shift + [ 、Cmd + Shift + ]Cmd + Tab、Cmd + Shift + TabCmd + `Cmd + n 来切换标签页，我给 VS Code 也配置了同样的快捷键，按 Cmd + n 可以切换当前打开的源文件。💡 Mac 的某些应用程序没有提供快捷键配置入口，这种情况下可以在系统偏好设置中更改，详见附录。
Cmd + T 时，在当前标签页的右边新建标签页.md 文件。这里可以把一个 .md 文件拖进去，会自动设置文件类型：配置 Web Search 的方法很简单。以 github 为例，首先在搜索框中输入内容，回车：
然后观察搜索结果页的 URL，是否包含了输入的搜索内容 imageslr/blog：
https://github.com/search?q=imageslr%2Fblog
把 imageslr/blog 替换为占位符 {query}：
https://github.com/search?q={query}在 Alfred 中新增自定义搜索 (Preference - Features - Web Search - Add Custom Search)：
然后就可以使用了：
同理，百度搜索的 Search URL 是：
https://www.baidu.com/s?wd={query}Google 的 Search URL 是：
https://www.google.com/search?q={query}以 Typora 为例。点击菜单栏，可以看到这样的操作列表，每个操作标题后面都有对应的快捷键：
进入「系统偏好设置 - 键盘 - 快捷键」，选中「App 快捷键」：
点击 + 号，选择应用程序，输入菜单中的操作标题，输入自定义快捷键，就可以覆盖应用程序的默认快捷键了：
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