拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（一）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（三）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（四）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（五）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（六）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（七）
近几年，「文件库、独立云同步」的兴起，人们使用传统文件夹管理文件的需求越来越少，不妨反过来想一下，「文件库和独立云同步」的弊端，在于文件存进去容易，取出来难，在 Evernote 中记录的图文笔记，在 Day one 写的某篇日记，在 Mindnode 中开展的结构分析等等，当你没有一个传统的文件管理器时，一个个应用中的文件就像一个个孤岛，彼此独立缺乏联系，这也是为什么苹果会在 iOS 系统中增加一个 File 应用，以应对传统的文件管理需求。
举个例子来说，一个 3 个月工程项目从前期立项、批复、图纸、开会、施工到完工，会产生大量的 Word、Excel、CAD、PDF、Photoshop、TXT、JPG、Mindnode、OmniPlan 等文件，你不可能把这些文件单独的留在各自 App 的文件库和独立云上，你会把所有这些文件集合在一起，新建一个文件夹，按照别类逻辑，最后整理放在 Dropbox 里面备份，以后谁要跟你找一份施工现场照片的时候，你会进入 Dropbox-XX 工程-照片-施工照片，找到具体照片，你不会打开 Photos 在千万张照片找，对吗？
好的文件逻辑位，是所有文件管理的起点，优秀的文件夹结构，某个文件即使隐藏的再深入，我们还是能一步步的找出来，相比之下，「标签」和「全文搜索」，都是辅助性的功能，帮助我们更好、更高效的找到目标文件，之前有一种言论就是，把所有的文件扔进 Evernote 中，通过「标签」和「全文搜索」来代替文件管理，这种想法显然稍微天真了一些，还是上面那个例子，某天巡视组要过来查台账，要求你提供这个工程的所有资料，如果你没有文件夹，你如何通过「标签」和「全文搜索」找到所有目标文件而保证不遗漏？肯定会有人说有方法可以办到，但是当初建个文件夹就能做到的事情，为什么要绕弯实现呢？
DEVONthink Pro Office 既有传统文件夹管理方式的逻辑性，又有更加灵活的「预览」、「收集」、「展示」、「搜索」、「关联」、「标签」，可以说是加强版的 Finder，不仅仅是文件管理，更是知识管理的利器。
依我的观念来看，使用 DEVONthink Pro Office 最好有个「主题」，比如「外汇交易」，使用 DEVONthink Pro Office 把「外汇交易」相关的文本、知识、材料、PDF、数据、网页等等全部集合在一起，方便我们进一步学习和创作（整理好后，随时会用，而且不断有新的材料进来），如果没有相关的主题，那么整理文件就是整理文件而已（整理好后，很少会用），我看过很多人的 Evernote 结构（还有 OmniFocus），里面什么东西都有，从「发票」到「美食」到「旅游」到「画画」等等，这些人说句不好听的，就是爱好太多而能力太小，整天瞎鸡鸡搞，把自己的时间都搞没了。
这个世界永远属于那些灰头土脸向前冲的人。
好了，继续说 DEVONthink Pro Office 的基本使用，并穿插我的工作流。
数据库的建立可以根据人生的重大领域区分，比如「本职工作」一个数据库，「Porn」一个数据库，「个人生活」一个数据库，这样做的好处是不容易分心，你也不想在专心工作的时候看到「Porn」吧？而且数据库可以在不用的时候关闭，进一步防止分心，只有当你虫虫上脑的时候，才需要打开「Porn」数据库。
「Web Server」中最小的分享单位也是数据库，所有如果你有协作需要的，可以单独建立一个共享数据库。
建立数据库后，我们就要进行数据导入了，DEVONthink Pro Office 提供了两种导入方法：import 和 index，import 是把原文件复制入数据库中，后期这个文件发生的任何变化都和原文件没有关系了，而 index 是索引了原文件的位置、名称等信息，后期这个文件发生的任何变化，原文件都会发生变化。（或者说原文件发生的任何变化，数据库 index 的文件也会发生变化）
index 的文件在文件名后有个小尾巴，以作区分。
除了从网络上「剪藏」下来的文件是使用 import 形式导入的（默认），其他只要储存在 Dropbox 上的文件（我所有的文件都放在 Dropbox 上），我统统使用 index 形式导入，这种方式实现了 Dropbox 和 DEVONthink Pro Office 的结构和内容的实时统一，同时如果 DEVONthink Pro Office 发生一些误删、同步错误，可以使用 Dropbox 的历史文件功能救回来。
值得注意的是，一个文件夹如果是 index 入 DEVONthink Pro Office 的，那么你在其中新建的内容，是不会自动加入原文件夹的，需要你右击 - Move to External Folder 才可以。
如果你的 DEVONthink Pro Office 是使用 Dropbox 同步的，而且你 index 的文件来源于 Dropbox，那么文件同步流程可能有点绕，听好了。
某个 Dropbox 中的文件夹，被 DEVONthink Pro Office index 后，如果你在 Dropbox 的这个文件夹中添加任何文件，都会被 DEVONthink Pro Office 自动捕获，如果有延后，我们可以在 File-Update Indexed items 中手动捕捉。
在 DEVONthink Pro Office 中更新这个 index 文件夹中的任何文件，都是直接修改 Dropbox 文件夹中的文件，修改好后，修改内容会自动更新到 Dropbox 服务器上。
然后我们同步一下 DEVONthink Pro Office 的数据库，记得在 Sync 的首选项中勾选「Synchronize content of indexed items」，否则你在另外的电脑上或者手机上，是看不到 index 文件夹中的具体内容的。
接下来我们切换到另外一台 Mac，我们确实可以在上面看到 index 文件夹中的具体内容。
注意，如果这个时候，我们在另外一台 Mac 上，在被 index 的 Dropbox 文件夹中直接修改内容后，会怎么样呢？
结果就是 DEVONthink Pro Office 并不会捕捉到你在另外一台 Mac 上的 Dropbox 上作出的任何修改，哪怕两台电脑的 Dropbox 结构、文件一模一样。
所以你如果是这样的用户，记得一定不要在第二台电脑上，在被 index 的 Dropbox 文件夹中直接修改内容，而应该在 DEVONthink Pro Office 中修改内容后同步。
在内容区域空白处右键，可以新建各种耳熟能详格式的文件和文件夹，其中「Formatted Note」是图文格式，「Feed」是 RSS。
不仅有简单的新建，DEVONthink Pro Office 还允许我们建立模版，
在 Data-New from Template 中，我们可以找到所有模版文件夹的位置，还可以点击「More Templates」获取更多网上现有的模版。
如果你想自己设定一个模版，那么可以在选中的情况下，File-Export-as Template，接下来移入模版的具体文件夹中即可。
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