邮件是生活中容易被忽略的通讯工具，不涉及商务领域时，许多人只是拿它来单方面接收账户变动、推广资讯等信息，主动发送的情况很少，但其实，发邮件可以帮助我们处理一些轻量级的任务。

作为文件中转站

在学校中曾不止一次的碰见这个场景：即将课堂演讲，一掏口袋发现装 PPT 的 U 盘忘记带了。

也许手机上存有 PPT 副本，但学校的台式机上既没有 QQ，也没有 iTunes，当堂下载让全班人等着不合适，并且电脑上还装了硬盘保护系统（每次开机还原）。

这个在相对完整的软件生态下本不应该考虑的问题，甚至在安卓上一根数据线就能解决的事，的的确确成为了好多人的困扰。

后来我都会长个心眼，做完幻灯片时，往自己的邮箱发一封邮件（或保存到草稿箱），附上课堂需要用到的资料。这样，即使哪次忘了带 U 盘，也能在学校的电脑上快速找到，所花费的时间没有比插拔 U 盘多多少，且与 QQ 这类即时通讯软件比，不存在「7 天过期」等限制。

添加项目到任务管理应用

GTD 的「收集」步骤不可缺少的一项特征就是及时记录，当你所用的设备没有相应客户端时，可以通过邮件的方式快速添加项目到你的任务系统中。许多大牌应用（如 OmniFocus、Todoist）都支持以特定语法发送到邮箱来添加任务。介于 Todoist 原本就基于云端，网页版功能也不弱，这里拿 OmniFocus 举例 ¹ ，官方将其称之为「Mail Drop」，每个用户会得到一个唯一的邮箱地址，我们可以将其保存在通讯录中，并设置相应的头像。

由于 OF 为苹果平台独占，我在临时使用学校公共计算机查找文献时，遇到某些内容需要摘录到 OF 中，或是想要将一组未读完的标签页打包成一个待完成事项，并未找到非常方便的解决办法。

而通过邮件，我们可以按以下格式将内容发送到上面提到的「Mail Drop」邮箱中：

• 邮件主题 会成为 新任务名
• 邮件正文 会成为 备注（可以发送纯文本、附件、简单的 HTML）

相比来说 Todoist 的邮件功能就做的比 OF 完善，只要订阅了高级版，就可以利用官方开发的各种邮箱插件来管理任务，官方的说明文档 已经非常详尽。

Mail Drop 的意义不仅在于此，比起手动添加待办事项这种小众用法，更常用的是为自动转发。

例如，学校有时会通过邮件发送学期安排、选课通知等重要内容，这时候适合为此类重要邮件撰写智能转发规则，发件人填写学校邮箱，主题包含「选课」，附加步骤为执行转发并标记为已读。

这样一来，每当学校发布重要邮件通知，便可以自动捕获到日历或是任务管理软件中，让所有「待办」集中在一处，并且保留细节，符合 GTD 中收件箱的原则，也省去了标记已读、归档整理的步骤。

以上一系列操作都是通过邮件来完成的，而具体实践中，用户完全感受不到邮件的存在，这有助于保持学习或工作的沉浸状态。

保存内容到稍后读 App

「稍后读」类的 App 原理、适用情景和上述提到的应用差不多，用邮件也是为了弥补临时更换平台的不便。印象笔记、Pocket、Instapaper 都支持将各种媒体格式离线以稍后阅读，其中印象笔记兼容性最好。

印象笔记的用户都有一个私有电子邮件地址。格式如 [用户名].12345@m.yinxiang.com

在邮件的标题里，写下你希望在印象笔记里出现的笔记标题。在同一标题里， 可加入：

• @ + 笔记本名称
• # + 标签（可以加多个标签，但请确保每个标签以＃开始）

例如，标题：煎饼果子 @烹饪 #菜谱 #素食 ²

另外，有一个名为 EmailThis 的服务，过滤掉了广告等无用的网页元素，只将主要文本和图像发到你的邮箱。你可以在邮箱新建一个列表，作为稍后读的场所，并在有空余时间的情况下阅读保存的文章。

如此一来，就可以随时随地的将正在阅览的内容保存到「稍后读」，而不受设备和客户端的限制。

发送到 Kindle 并转换格式

这是 Kindle 用户都应该了解的一个功能，在确保已将发件人邮箱添加至「已认可的发件人电子邮箱列表」后，把想推送的文档作为附件，如果还需要转换格式，在邮件主题填写 convert，稍等片刻，Kindle 上就可以收到推送的内容了。

如果你比较极客，又安装了 Calibre，还可以尝试命令行版的推送方式，举例如下：

例如，我有一个邮箱为 abc@163.com，其授权码为 123456，要推送一个文件名为 001.mobi 的电子书到 Kindle 邮箱 abc@kindle.cn，就可以通过运行下面这条指令来实现：

calibre-smtp -a /path/to/001.mobi -r smtp.163.com --port=465 -e SSL -u abc@163.com -p 123456 abc@163.com abc@kindle.cn 

更详细的 calibre-smtp 指令可以参照 Calibre 官方文档

与 IFTTT 的联动

移动平台上，自动化应用 IFTTT 为邮件提供了更多的接口和可玩性，有时可以帮助我们以多种方式实现需求，下面列举几个实例。

创建提醒事项

将想创建的提醒事项名作为邮件的主题，发送到 trigger@recipe.ifttt.com ，还可以在 IFTTT 中选择列表、设置优先级和提醒日期（如 7/17/2018 at 6:00pm）。

发推

这个方法在第一次授权过后，无需再访问 twitter 也可以将带有 #twitter 主题的电邮发送到 trigger@applet.ifttt.com 来发布新推。

这里的标签也可以自己定义，比如说用 #T 来让 IFTTT 服务器识别：

将附件上传到网盘

类似的，在邮件主题添加#gdrive，发送到 trigger@recipe.ifttt.com ，即可将一些需要转存到重要文件上传到 Google Drive，方便调用。

可以在默认设置中修改网盘中目标储存位置等参数：

注：以上 IFTTT 触发动作均可在官方的 gallery 中搜索到。

简化发邮件流程

在手机上，如果比较常用邮件工作流，Drafts 可以说是提供了最快、最方便的解决办法，自己做一个动作就好，学习成本很低。

有的用户需求更单一一些，每天只需要发 Email 到同一邮箱，由 onevcat 开发的 Mail Me 则可谓「快到极致」。³

Mail Me 不但可以按一般方式在客户端内发邮件，还支持 Widget 和 Share 菜单，这样一来效率不言而喻了，作者是个用邮件进行信息整理的重度用户，表示这款应用帮他节省了大量时间。

发邮件让电脑执行指令

Github 的这个项目通过配置好邮箱后向其发送命令的方式来监视、控制PC。

作者把使用情景写的很详细：

• 用实验室的电脑渲染一段视频离开后想随时知道渲染的进度（监视屏幕）
• 住在上铺的兄弟再也不用亲自下床关电脑了（遥控关机）
• 害怕小孩儿偷偷玩电脑？（开机提醒）
• 可以用它执行任何CMD命令
• 通过微信即可发邮件监控电脑

详细配置请参考：Email My PC 使用指南

接下来看用法：

将命令标签作为邮件标题发送至你在 Email My PC 中配置的邮箱。例如：你想查看桌面截图，就将 #screen 作为邮件的标题，正文空白。如果该命令需要参数，就把参数写在正文中。如你想执行快捷键 Win + L，只需把#button 作为邮件的标题，然后将 Win + L 作为正文即可。

原本在 Windows 下使用 SSH ，会用到 Putty 或类似的软件，并且对于不懂计算机的人来说上手难度高。而文中这个方法虽然不及 SSH 语法完善，但易用性很好。

如何处理冗余问题

稍有不慎，邮箱就会成为凌乱的工作重灾区，邮件冗余的处理不可或缺。

同样的，我们可以用自动化规则来实现庞杂信息的处理。

创建一个智能邮箱（有的地方叫智能文件夹）来专门收集 Mail Drop 类邮件，发件箱也可兼顾，今后是归档还是彻底删除，就看个人需求了。

另外，定期自动归档也十分有必要，下图为 Outlook 的自动存档选项，可以根据 官方文档 按需设置。

总结

文中提到的情境中，邮件并非一定是最快最合理的解决办法。它固然没法替代主体应用，甚至远比不上微信小程序的可拓展性，但我认为它具备两点优势：

1. 没有平台限制；
   
2. 弥补了某些软件的云端属性。
   

这恰恰符合「轻任务」的概念，在这种情景下，邮件更像一个随身携带的备用工具盒，让你在需要的时候轻松地处理任务。