在工作事物与生活琐事交错纠缠时，我们总会想着，要是有一个秘书能够独立于我们而分类处理好杂事，并最后把真正需要我们操作的部分呈递上来，那么一切都会变得简单很多。既然借助人事会面临诸多沟通问题，一些具备个人管理能力的用户就将将注意力转移至任务管理应用，结合自身实际要求与应用特性，来打造稳定的个人体系。
不得不说，正是由于每个人都会面临这些困境，应用市场的任务管理 app 近几年间数量激增。OmniFocus、Things 或滴答清单等热门应用都以其完整功能成为不少效率玩家的心头之好，但一个从未接触过 GTD 概念的人可能在囫囵之间就盲目使用了这些功能复杂的高门槛工具，从而导致建立个人体系的尝试一度因为耗费精力过多而作罢。
借助应用，我们可以从头建立一套完整的个人体系，也可以将其嵌入至其中一环成为光滑的工作流；而个人体系，反过来说，也不得不根据它们的逻辑结构进行调整和适配。所以，在挑选（尤其是）任务管理应用时，最重要的参考因素并非应用的功能涵盖面、复杂程度或用户群体数量，而应该是其逻辑是否能够为我所用，从而成为我效率体系的骨架。
做任务管理，不可或缺的其一元素恰是时间。NotePlan 3 利用时间为线索，并使用纯文本为血肉，打造出了一位功能健全的机器人秘书。与常见的任务管理应用不同，NotePlan 3 并非以项目或动作为核心，再将时间作为其一属性。它首先是日历，在每一甚至没有任务内容的日期上都会建立空白单位，然后才将任务作为日期的附属品添加其上。这一核心的转移使因外力遭遇的任务时期变动较前者更为简单。
想象一幅巨大的日历，打开之后其中的每一日期单位是日历格子上粘着的一张便条，这张便条将会承载与今日有关的所有内容，包括：
等等琐事。它们可以看起来毫无章法，随心所欲，而不根据时序或特定规则来排列。
NotePlan 3 的内容输入采用的恰是这样的方式。类似于一级收件箱，用户产生的待办或提醒可以被第一时间记录下来，交由机器秘书进行排序，而无需主观进行分类。NotePlan 3 与常用任务管理应用不同，实际上，它并没有收件箱这一缺省文件夹（尽管收件箱逻辑仍旧兼容于这一体系）。
任意与当日有关的内容都可以以任何叙述形式记录于 Daily Notes 中，诸如琐事、待办或是灵感。NotePlan 3 的目的，就是让用户耗费最少的无效精力，而整合出最有效的任务笔记。
在 NotePlan 3 的主界面右侧，我们可以看到展开的月历和其下的当日时刻表。任何添加到系统账户中的日历事件以及提醒事项都会同步到此处，仅作检视使用，NotePlan 3 不会对系统内容作任何修改；而在 NotePlan 3 中添加的事件或提醒，也不会被同步至日历。这一设置，是为了将任务管理系统与固有的活动事件作明显区分，利用确定的时刻表来自由安排余下的个人行动才是使用 NotePlan 3 的目的所在。
在月历中，我们可以看到每个日期内具有三种标记：
观察月历格子，我们还可以发现有的格子为橙色，这说明这些日期中存在逾期任务。我们可以在月历视图中看到笔记分布的密度，以跟踪每日记录习惯的养成情况，或是根据待办事项了解工作周期，又或者检查任务完成的拖延程度。
利用 Markdown 语法，我们还可以使输入内容更条分缕析。目前 NotePlan 3 支持的 Markdown 语法包括以下内容。
缺省设置中，「*」用以标记待办事项，而「-」用以标记子弹笔记。这一标记可以在应用的偏好设置中进行更换。但是要注意的是，由于应用界面会将纯文本编译，而不同设备间文件的同步形式为纯文本，在不同设备间如果标记设置不同，编译呈现的结果也会不同。
最新版本的标题支持至四级，还增添了对代码块的支持，使用：
```javascript
Your code goes here
```输入，能自动识别 185 种代码语言，也支持手动定义。识别后的代码形式具有 90 种主题，当然也可以自定义主题。支持的主题列表如 链接 所示，除了上图所示的基础 Markdown 语法内容，用户还可以在应用的 JSON 文件中添加一些可用的 Markdown 表达，比如高亮、优先级、删除线或下划线等。你可以在这一 链接 中找到编辑示例。
根据 NotePlan 3 的纯文本特性，我们可以预设相应的每日模版，使用剪贴板将框架布置完全，再将每天面对的琐琐屑屑补充其上。当然，我们也可以调出 Mac 系统中的「设置」>「键盘」>「文本」，直接把模版设置为常用短语，使用文本替换粘贴至每日记录中。
在每日记录中添加有关时刻的任务、事件或提醒有三种方法：
Reply to emails at 3pm - 4pm ；3:00pm - 4:00pm Reply to emails ；在这种表达中，也可以使用 24 小时制；使用自然语言识别时间来添加事件，恰好符合纯文本骨架的设置目的。任何涉及相关事件的备忘只需要与时刻点纪录在同一自然段，就能将待办任务嵌入于相应语境中，为查阅和完成任务提供了必要的补充信息。
关于任务的状态更改，除了鼠标单击外，也能使用键盘快捷键来完成，符合纯文本应用手不离键的诉求。任意项目都可以在段落左侧箭头处唤出时间菜单，从而进行相应的修改。
当然，尽管以时间作血脉，NotePlan 3 中同样存在与时间无关的文件单位，它们可以被存放于文件夹内，保存形式与通常 .md 文件无异。而项目纪录的出现，恰是考虑到了使用 NotePlan 3 最有效的一种应用场景——会议记录。当我们需要周期性地开会，并在每次会议中面对不同的任务，涉及到不同的人员及完成时间时，使用 NotePlan 3 的 Notes 来统筹是一种非常适合置入工作流的选择。
NotePlan 3 的 Notes 即普通的文本文件，能够使用应用特制的时间识别，而将任务统筹至相应的每日记录中。也就是说，这一机器秘书能够自主将用户针对同一项目不同截止时间的任务分发下去，从而节省其中分辨和分配的无效精力。而所谓与时间无关的文件单位，指的是每日记录中使用的时间段识别在这类文件中无效。
同样，我们可以使用通常的记录方式，然后再根据应用特性将日期标记其上，而不会降低记录文件的可读性。我们可以在自然段的任意位置以 >YYYY-MM-DD 或 [[YYYY-MM-DD]] 的形式将该记录关联至相应的每日记录中。敏锐的读者不难发现，后者恰是从去年就开始兴起的双向链接形式，这说明项目纪录与每日记录是可以双向编辑同步的。
在项目纪录中标记的内容，会置于相应的每日记录页面最上方，标记为「Reference」，并显示相关自然段，以便于用户在打开每日记录处理当日事项强化了任务所在的语境。两个关联文件之间可以相互跳转。两种标记方式在项目纪录中并无区分，只是在每日记录中，当采用「>」标记时，应用就不会在相应日期文件中显示「Reference」。
这一设置通过标记语义很好理解，「>」可理解为安排时间，因此更适合用作任务截止日期的指派和重排，并且可以使用自然语言「today」或者「nextweek」来设置；而 [[]] 则是大家熟悉的新建文件并与本文件建立双向关联的标记形式，故能够通过「Reference」溯洄至原文件中。
这样一来，显而易见地，我们同样可以使用 [[笔记名称]] 的标记来创建新文件，只需要在相应文本中输入，并点击该笔记名称即可创建并跳转到新文件中。双向链接总是出现在记录页面的最上方，提醒用户这一事件不止局限于当前文件中，或许与其他文件内容或历史时间有关。
之前我们提到，使用项目文件来做会议记录非常方便，这是因为除了时间分配外，NotePlan 3 还设置了相关人员标记「@」以及标签「#」。前者便于肃清会议相关任务的人员指派，而后者则将与文件夹一起，共同成为整理文件最重要的分类准则。实际上，这也是一个标记语义的使用习惯，这两个标记的使用方法在操作中是一致的。文件夹与标签最大的区别恰在于，一个文件只能被归纳于一个文件夹中，而可以同时具有多个标签。
在 NotePlan 3 中，这个同时具有多个标签的实义可以解释为，对于文本文件中的每一任务单元都可以分配不同标签，甚至一个任务可以分配多个标签。所以，我们通常可以将不可合并同类的最小项作为文件夹名称，而将可以共存的特征作为标签条目。
举个例子来说，我们可以使用任务的完成状态来设置文件夹名称，并在前面标上数字以便于理解状态顺序，然后在菜单栏的「View」中启用「Sort Notes By 」→「Title」，如：
也可以设置文件夹为：
来划分一个完整的 GTD 任务系统。
或者，也可以使用分级标签法，将标签记为「status-appended」「status-waiting」和「status-YetToStart」来标记不同任务的状态，或是「Workspace-Office」「Workspace-home」，而将此时的文件夹按照项目名称归类。
我们还可以利用双向链接来设置一个「目录页」汇总不同的笔记或是项目。只不过，这种目录页需要我们主动完成，而非机器秘书能够代劳的。开发者表示，这是为了避免用户因过度依赖自动化而失去对手头项目的线索，导致不必要文件的堆积。
除此之外，我们还可以利用双向链接的跳转能力建立相关的翻页动作，我们可以将下一步将要执行的内容链接至当前页面。显然，与一般书籍翻页不同的是，当前笔记的下一页并不唯一，我们可以根据项目走向给它安排多条不同的文件链接。
如果任务和笔记只有记录动作而不存在进一步的查阅或审核，那么自动化的存在就失去了它的必要性。但当我们长期将个人体系维系在一款应用中时，相关的记录信息难免出现冗杂混乱的局面，寻找关键词在此处就显得尤为重要。
NotePlan 3 最值得称道的功能之一，在于它的命令栏。使用快捷键「CMD + J」唤起，它可以全局搜索 NotePlan 3 中所有文件的任意一处。这恰是因为我们将任务内容都嵌入了相关语境中，搜索精细程度自然与常见标题搜索不同。
不仅如此，命令栏的搜索可以匹配到字符，而非以词为单位，故而查询的关键词可以不必完全还原。这种模糊搜索大大提高了我们寻找至目标文段的成功率。同时，它还为我们设置文件名称提供了一种可能性，除了常见易于排序的时序命名法，我们还可以直接使用极具描述性的文件名称（或小标题）来增强搜索成功率。
如果命令栏不键入任何信息，则自动呈现最近编辑过的笔记，方便在同时修改多个文件时相互跳转。
进一步地，我们知道 NotePlan 3 会为每一日期建立新的文本文件，因此我们也可以通过直接输入某个特定日期来跳转到该「每日文件」中，即使我们之前从未在该日记录任何信息。这一点暗示了我们可以使用命令栏来创建新文件或添加新任务，所以我们当然也可以直接输入任务内容并使用熟悉的时刻标记。
命令栏同样可以在 NotePlan 3 后台运行时使用，此时的快捷键为「CMD + CTRL + J」。我们可以利用这一全局快捷键，在遇到需要记录的内容时直接复制到命令栏中并标记日期或时刻（如果是分配至今日文件中），从而将内容记录下来，而毋需额外打开文件或跳转至应用。用这一方式记录稍后读或填表网址令人出乎意料地好用。
在应用内使用搜索栏，我们则可以看到与之有关的一系列文件。预设的标签和人员可以直接使用，所有内容将联合相关文段列表显示。
在一套流畅的 GTD 系统中，日检视和周检视总是非常必要的。日检视可以安排在每日工作开始前，便于了解当日工作量，以及掌握具体的工作内容。通常，可以在此时将原本未做处理的初级任务做粗处理，安排相关的项目、人员、进行时段和完成时间。或者，日检视也可以安排在每日工作结束后，便于评估今日个人能力与任务安排的匹配程度，分辨个人体系的负荷，并对次日内容进行相应的调整。而周检视，则将评估范围扩大，更能有效排除因特殊原因导致系统不稳定的情况，从而做出更适合的调整。
在观察时，我们可以使用左栏的「Week」，并着眼于本周的任务数目以及完成百分比，同时不要忽略的 NotePlan 3 的笔记特性，而将本周涉及的笔记大致浏览一番，确保能对相关事项都产生印象。
另外，我们还可以自定义检视条件，筛选出某些特定内容。「Review」中提供了一些预设过滤器：
当然我们也可以利用诸多条件来建立自己常用的任务过滤器，此处「Regular Notes」为项目笔记，而「Calendar Notes」为每日笔记，「Open」指的是未完成的待办事项，「Scheduled」指的是具有时间标记的笔记文段，「No Status」指的是内容不限于待办事项，也可以是子弹笔记或自然文段。我们可以尝试以下情况的筛选：
总而言之，NotePlan 3 是一款将任务嵌至记录语境中，以时间线为血脉串联统筹所有任务的应用。它能够精确地满足我们对于时间管理的需求，整理个人体系中的繁杂事务并以整齐的方式呈现报告。它具有三大特性：纯文本、时间核心以及双向链接，以这三者为结构能够建立起一套完整的个人系统。当然，我们也可以将 NotePlan 3 作为系统的其中一环，将其作为任务的中转方，所有待输入的内容在其他应用中进行粗处理后再流入 NotePlan 3 中，当任务进行状态流动时，把相关更具体的笔记置入更具有专业性的应用中，从而实现多应用的联合结构。
你可以在 App Store 下载 NotePlan，应用支持 iOS、iPadOS、macOS 平台，年订阅价格 338 元；Setapp 用户可以免费获取 NotePlan。
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