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给新手的 PPT 入门指南|Chapter 9:总结与附录 - 少数派
2023-10-23 · via 少数派

h2>总结

终于,本教程来到最后一节,本节我们不再拿 PPT 做示例演练,更多聊聊我对于 PPT 对本教程写作时候的一些思考。

回顾连载的开始

连载这套教程的初衷,来自平时与朋友们分享自己的一些「PPT 偷懒心得」,也有一部分内容来自于曾经带教实习生制作 PPT 的一些经验。在工作中,我发现大家经常花了很多的精力和关注点在整个 PPT 最终的呈现形式上,希望做一个特别「高大上」的 PPT。用现在流行的话就是「不停地卷自己、不停地卷同事」,而忽视了PPT内容本身要传达的思考和信息。PPT 在公司里似乎变成了争奇斗艳的另一种空间。

我自己也经历过这样一段很困惑的时间,但当我真的看到过很简洁,同时有很能将事情讲清楚的 PPT 之后,我开始重新思考 PPT 这件事情的本质。如果我们将心思都花到排版设计上,没有将要做的事情讲清楚,那就成了本末倒置,就算做的再好看也是毫无意义的。反倒是越来越多 PPT 美化的工作会转到自己手中,成了同事、领导口中那个「 PPT 做的不错」的人。想必这一定不是大家认真做 PPT 一开始的初衷。

「酒」与「瓶」

我自己经常在想,在日常工作中,我们真正需要的是怎样的 PPT ,是不是花了过多的精力,做了一件很简单的事情。当然你可能说:更多精力才有更好的品质。对的,这毋庸置疑,但在我看来,我们的确应该在「甲方」的预期上,超出少许,但不能过多的超越预期。如何找到这个之间的度,是我们需要在 PPT 中掌握的。

在这里提出我最近的一个思考,其实我们可以将 PPT 这个形式看做是「瓶」,PPT 中的思考与内容看做是「酒」。这样的比较能够很快明白,其实我们最重要的是,做好「酒」,并为「酒」找到适合的「瓶」。

有了这个思考,我们就能很快权衡我们的精力配置,我之前写的《写给职场新人的 PPT 演示制作指南》一文中也有所提及。制作 PPT 的时间是相对有限的,我们不能无限制的投入在找样式、找模板中。而真的应该多思考自己希望通过 PPT 讲什么,传达什么。这也是我这套连载中反复在强调的问题。我们走遍世界找到了一个「完美的酒瓶」也无法掩盖「劣酒的事实」。相反,「平平无奇的酒瓶」里的「珍藏好酒」就令人向往。

另外,「瓶」的复用也是很重要的一环。如果你和我一样,几乎要每天都和 PPT 打交道,那你也会遇到这样一个问题:做了一个干净好看的 PPT 版式,就会想可以复用在其他 PPT 里,但因为模板不同、配色不同会发生不适合的情况,需要不断的手工调整。这就需要在第一次制作时,就使用好配色(而不是使用自定义颜色)、设置好母版中的占位符位置(如标题的位置)等等,以便与复制到新

PPT 中时可以「自适应」新模板。这些需要注意的是从我们制作习惯上,和对 Powerpoint 这个软件的功能上需要多花时间去理解和学习的。与其「重复造轮子」不如多用玩的心态,尝试 Powerpoint 中的每个按键,看看他们都分别会带来什么不一样的操作和便利。

希望在这个系列的教程中,你能够重新审视 PPT 作为一个「工具」的价值,以及思考我们该如何对待它。

致谢

最后,非常有幸可以在少数派连载。

第一次写这么长的系列,从石墨文档,到写作软件王者:Ulysses,再到飞书,经历了三次写作阵地的搬家。分别是从以前过往的单篇写作经验,到更专业到相关性连载的写作方式转变,再到与其他伙伴分享更新文章内容的共享写作,不得不在这里夸一下跨平台都可以方便写作的「飞书」。

长篇写作的感受与单篇写作有很大的不同,也是第一次尝试连载的方式,我尽可能把概念统一,以便大家理解,在过程中也需要花更多的精力查漏补缺。特别感谢编辑 Nick 的细心调整,让我心无旁骛专心在我的写作中。

其实将我自己的经验整理成这样的十篇并不容易,也感谢自己坚持下来了。一些看似工作中习以为常的事情,如何和大家准确的进行分析。写作正文的这段时间里,我更加像一个旁观者,观察着自己做 PPT 的一举一动,经常还要提问:我为什么要这样做呢?这也是更多与自己对话和思考的一个过程。很多操作在我看来已经模糊了理由,只保留下像「ctrl + c / ctrl + v」 这样的肌肉记忆,但其实他们有着一系列的关系,有的是为了方便其他人修改我的 PPT ,有的是为了更方便自己将做好的一页复用到未来的 PPT 中。

同时,也感谢连载的半年来,读者的阅读和支持。在附录中我会为大家罗列一些我经常使用的网站工具,也希望可以为你的工作来带方便。

最后配上何同学视频中的这张图,祝愿大家都可以早点做完 PPT,早点下班,做自己喜欢做的事情。


按:身边的朋友会问我:我们做出来的 PPT 不一样,是因为我们的软件本不同吗?其实 PowerPoint 本身不管什么版本差别都并不是很大,在我看来,工作中的效率和效果都可以通过许多优秀的网页工具等来实现的。

但需要注意,并不是所有的素材都可以从网上「抓」到自己的 PPT 中。版权问题在 PPT 中,相比其他成熟商业领域可能更加模糊,更多时候是打擦边球:公司内部使用就不讲究了。但在意识上一定要注意,不能理所当然的认为网上的素材都可以用在 PPT 中,需要加强自己的版权意识。一句话,商业使用、出版等一定要注意版权,需要大家查看每个网站中的版权使用范围与相关信息。

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