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不浪费时间,要开就开有成果的头脑风暴会 - 少数派
2019-07-22 · via 少数派

身为管理者,谁不想开一场气氛热烈,群策群力,探讨出解决方案的会议呢?但现实中要么没人发言,要么互相指责,要么天马行空,几个小时只起到沟通作用,没有定论。

由于进展不顺,管理者只能回到委托给个别员工,再自己把关的老路上。其实,只要改变开会的方式,就能改变会议的窘况。不用从团队建设,员工归属感等意识层面入手。

一场有成果的头脑风暴会议,需有六个步骤:

  1. 分享信息
  2. 畅所欲言
  3. 乐观分析
  4. 悲观分析
  5. 情感表达
  6. 总结发言

第一步:分享信息

分享信息是指对议题做背景介绍。例如议题是“下周公司活动,我们部门唱什么歌?”。

先要解释下周是什么活动,活动主题是什么,为什么是唱歌而不是别的节目,哪些人去唱,唱的人擅长什么,等等……

参会人如果连情况都弄不明白,又能提出什么点子来呢?

假如很多信息,你也不知道。那请调查好再开会,或者先开个汇报会,收集好信息。没有事实支撑的头脑风暴,完全在浪费时间。

第二步:畅所欲言

抛出议题,介绍背景,然后鼓励参会人讨论。如果你不是一个糟糕的管理者,现在应该七嘴八舌起来了。这期间有四个点要注意。

注意一:领导不表态

请你不要对任何看法表态,哪怕是肯定表态。肯定意味着否定对立观点。碍于领导权威,参会人可能就不提了。也许你听后会改变看法,但听的机会都没有了。

尤其是负面态度:再想想、不够好、这不行……你只要公开记录下全部的观点,让参会人感觉被尊重即可。

注意二:禁止互相批判

开会时有种现象,问题抛出去后无人回应,好不容易有人提想法,其他人突然活跃起来,指责该想法,这不好,那不好。人们习惯通过指责别人突出自己。

如果所有人就一个方案深入探讨,而不是提出更多方案,这就偏离了头脑风暴的初衷。你必须告诉大家,这个环节是提点子,不是提意见。严禁找别人的茬。

注意三:平等对待所有人

所有的点子,一律平等对待,记录在案,绝对不要搞歧视。新人对公司不了解,讲偏了,不用记了;她是设计,不懂营销,听起来真外行,不用记了;这会让人觉得自己不重要,自我隔离于项目。长此以往,讨论的就这么两三个人,其他都是没有灵魂的参会人。

既然你喊他们来开会,肯定觉得他们有用,又何必搞成这样呢?哪怕听起来荒唐可笑的点子,也请认真记录。

注意四:不要挤压发言空间

我曾经有个领导,某人只要说了:“也许我们可以……”,他就盯着追问,“好,你继续说!”,“这又怎么样呢?”,“所以呢?”,“那有什么结果?”……对方直接被问懵了,支支吾吾很尴尬。

他没有批评,也给予了重视,但一样起到抑制思考的效果。

思考是从一个点出发,联想到另外一个点,再发散出几个点……最后再组织整理,得到结论。

集体思考和独立思考的区别在于,独立思考只能自己启发自己,集体思考能从别人那里得到启发。

“也许我们可以……”是个引子,其他人可以就着继续发散。如果领导针对某人追问,其他人会觉得与我无关,进入观望模式,也就停止了思考。

这还传达了一个了信号,就是必须把事情想全捋顺了才能说话。但谁能又对5分钟前才看到的议题,提出系统性方案呢?

步骤三:乐观分析

经第二步讨论,应该有很多方案了,接下来要对各个方案进行分析。

首先进行的是乐观分析:

  • 实施该方案有何有利条件?
  • 这个方案能产生什么价值?
  • 哪里特别吸引人?

这个环节只谈利不谈弊。强迫悲观主义员工思考方案的积极面,这能避免在今后的执行中怨气冲天。

步骤四:悲观分析

会议中最擅长的环节到了,分析缺点,提出质疑,预想困难,等等。这个环节需要注意,必须基于事实,合理推测,不要主观遐想。

步骤五:情感表达

第三和第四步是理性分析,第五步是感性分析,要求大家直接说出对该方案的感觉。

  • 第一个方案好难,没有信心。
  • 第二个方案很愿意尝试。
  • 第三个方案不光明正大,太猥琐,不想参与。

绝大多数参会人也是方案的执行人。如果不考虑感受,强行推进某个方案,效果会大打折扣。计划到执行,会有一定程度变形。执行人决定了变形程度。得到拥护的方案,能激发能量,好过纸面上利弊占优却被消极对待的方案。

关注感受,也能探究感受背后的原因。这可能是理智没触及的盲区,从而更全面的看待方案。

步骤六:总结发言

第六步起到画龙点睛的作用。请你回顾各个方案,并决定下一步该怎么办,哪些人做哪些事,截止日期又是什么。千万不要以“各位回去再想想”做结尾。

以上是我学习《思考营》的第4课和第7课做的手记,这套课程中还分享了:

  •  发散创意法
  • 组合创意法
  • 5W2H创意法

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