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怎样开会才高效?从信息的生产和消费说起 - 少数派
2019-12-11 · via 少数派

关于人类信息交流方式,刘慈欣的短篇科幻小说《乡村教师》中,有一段从外星高等文明视角的描述:

“那么,他们的个体相互之间的信息交流方式是什么?”

“极其原始,也十分罕见。他们身体内有一种很薄的器官,这种器官在这个行星以氧氮为主的大气中振动时可产生声波,同时把要传输的信息调制到声波之中,接收方也用一种薄膜器官从声波中接收信息。”

“这种方式信息传输的速率是多大?”

 “大约每秒1至10比特。”

 “什么?!”旗舰上听到这话的所有人都大笑起来。

“上尉,你是个白痴吗?!”舰队统帅大怒,“你是想告诉我们,一种没有记忆遗传,相互间用声波进行信息交流,并且是以令人难以置信的每秒1至10比特的速率进行交流的物种,能创造出5B级文明?!而且这种文明是在没有任何外部高级文明培植的情况下自行进化的?!”

1~10 B/s 的信息交换速度,在外星高等文明眼里简直是个笑话,但这已经是人类点对点之间信息交流效率的极限了。我们创造了4G,5G,光纤这些动辄多少Mb, Gb每秒的通信技术,但是最后的瓶颈还是我们自己。

人类只有五种基本感官,视觉、听觉、味觉、嗅觉、触觉,适合用于大规模信息交换的只有视觉和听觉,分别对应说话和文字两种技术手段。普通人说话速度大约是 150~250 字每分钟,普通人阅读的速度大约 300~500 字每分钟。说话略有利于信息生产,而文字略有利于信息消费。但都不高于10比特每秒。

即便如此,数据 ≠ 信息,10B/s 依然只是数据传输的速率,真正有效信息交换速率,还取决于信息交流的形式。运用文字和语音这两种手段,我们能组合出各种不同的信息交流方式。从内容的结构化/碎片化,和信息交流的实时性/异步性,这两个维度,又可以划分为 4 个象限。

一般来讲,越是结构化的信息,越是实时的互动形式,信息交换速率越高,效果越好。如一场内容丰富的TED演讲,一次准备充分、组织高效的会议。但是结构化和实时性也意味着高成本。不管是演讲还是会议,准备工作都需要大量时间和精力。另一方面,碎片化和异步沟通,虽然效率低,但是也有好处。碎片化沟通,如IM,灵活、简单、方便。异步沟通,如邮件、文档,内容可以沉淀下来,反复利用。

有没有一种方式,综合各种沟通方式的优势呢?其实是有的,具体操作方法详见这篇文章:https://sspai.com/post/43000

这种基于在线文档的开会模式,本质上是综合利用文档、即时沟通、当面沟通等多种沟通形式,将它们有机地结合在一起。比如:

  • 基于文档内容进行评论,形式上与IM差不多,但是因为基于结构化的上下文,沟通效率大大提升。
  • 因为会议不完全依赖当面沟通的形式,所以不在同一时空范围的人也可以在线评论的形式参加会议。
  • 因为会议的内容都以文档的形式沉淀下来了,所以可以反复地被消费。