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这篇文章，是为了那些刚上手任务管理，对日历事件和任务的区别不大明白的人而写的。
在这个阶段，你可能看过了很多理论，试用了很多工具，但依然在疑惑这个小问题：一件事情，到底是放在任务管理工具中，还是放在日历里？
你也许还会想：我是只挑一款 app 把一切都管理起来，还是让任务管理工具和日历各司其职？
在开始之前，先花一点篇幅，谈谈任务管理工具和日历，两者最核心的本质区别。
如果将写作这篇 Power+ 文章作为一个任务，它的属性可以有：
越是所谓高级的任务管理工具，对这些属性的自定义程度就越高。
而在自定义这一点是日历的短板，如果你试图完全以日历来管理所有的任务，最直接的一个缺陷是——由于日历软件几乎都是基于通用的日历协议写的，你没什么改造细节的自由度。
也因为自定义这个特性，任务管理工具可以组合各类条件，从浩瀚的任务中筛出符合你预期的那些任务。例如通过「截止日期为今天 + 优先级为高 + 任务类别为工作」来找出当下工作中最重要的事。
而在日历工具中，任务并不是主角，主角其实是一个一个的时间槽，它的视觉属性更强。任务被填充进这些槽中，形成了你需要管理的时间流。
在任务管理中，最需要管理的核心点就是时间，也就是这三个与时间有关的概念：
先说说前两个，开始时间和截止时间。根据这两个概念，就可以明确划出什么属于日历事件、什么属于任务：
在明晰了这几个概念之后，不妨想想看，运用上面的概念，以下这些都应该归于哪一类中：
而第三个概念——持续时间，是执行这个任务所需要耗费的时间跨度。
以例行任务（Ritual）为例，你可能希望借助这种方式来帮助自己养成某个习惯，而每天重复这个任务。那么，「每天早起喝水」和「跑步」虽然都是例行任务，但它们的归属却可能完全不一样。你完全可以将前者留在任务管理工具中，因为喝水占用的时间非常少；而「跑步」占用的时间较长，则最好放在日历中，比如放在晚 9 点至 10 点的时间槽中，意味着这段精力将被占有，有一定的排他性。
从准任务到日程，从下往上，事项变得越来越清晰，时间也变得越来越确定。我们先确定了开始时间和截止时间，投入了相应的关注度，最终我们还赋予了任务的持续时间（也可以理解成执行时间），以投入实际的精力。如果执行一件任务需要花费的时间，明确地大于一个临界值（如一个小时），最好将它放入日程当中，让这段时间具有排他性，方便我们掌控自己的时间规划。
把持续时间长的任务放入日程，最明显的好处，主要有以下两点。
你可能发现了，这个将任务从下方的象限，不断地向上转移的过程，实际上就是在 GTD 中说的 Review。Review 除了对之前的情况做一个回顾总结，还要求我们做出变化和计划——不断明确任务的内容和时间，最终转化成一个可执行的事项。
然而，在这个过程当中，我们经常性地会做出模糊的虚假承诺，例如给任务标记上了今天开始，最终却什么也没有做。或者设置一个虚假的 Deadline，以不断地推迟去逼近真正的 Deadline。我们之所以会在 Review 中经常给出乐观估计，是因为我们的承诺不够具体：今天开始，具体今天什么时候开始？明天 Deadline，我有空出时间专门应对吗？这样就直接导致了反复变更。而将部分任务转入日程当中，意味着设立了更具体的承诺，你真的在这一天当中，划出了一个专门的时间段来执行。
需要注意的是，虚假承诺不全是由乐观估计带来的，一个更实际的情况是：做出承诺时估计是合理的，但在执行当中遇到了重大偏差，导致事后回顾时，当初的承诺就像虚假承诺一般。
想像一下，你原来在今天安排了完成工作季度报表、了解漫威人物历史、挑选女朋友的生日礼物三件事情。然而，你是从第二件事情做起的。庞大复杂的漫威人物关系与历史背景，让你沉浸其中，等到回过神来，今天的时间已经过去了一大半，你只能匆匆赶完工作上的季度报表，再也没时间来挑礼物了。
这就是时间管理中的「帕金森定律」：只要还有时间，事情就会自动向后延展，直到用完所有的时间。用通俗的话说，就是拖延症。如果你不对自己的时间槽加以分配和规划，那么其中任意一件事情都有可能不断膨胀，直至压占别的时间，让你最终发现一天过去后，有一堆的任务没来得及完成。这就是说，如果一件事情上，你不去考虑花多少时间，或者分配了过多的时间，往往会不自觉地放慢你的节奏，用光所有的时间。
从这一点来看，日程不仅仅帮助你远离不切实际的目标，避免作出虚假承诺，更重要的是，它在为每一项任务设置一个时间约束集，一旦任务超出了原有的时间安排，我们至少应该得到一个警示，而不是让任务无止境地侵占下去。
如果你决定尝试实践这套方法，很可能会遇到以下这些疑惑，不要紧，我们一起先来看一看。
可以，但不建议这么做。在管理持续时间这个维度上，日历的支持更友好。这个友好，是体现在任务的属性设置和工具本身的视图展现上的。虽然高级的任务管理工具也做了一定的支持，但是，我们依旧面临「默认的力量」所带来的问题。
第一，持续时间的准确性。持续时间作为一种任务的属性，在简单的任务管理工具中，你甚至找不到它的踪影。只有高级的任务管理工具可以将开始时间和截止时间都精准设置到小时或分，来达到设置持续时间的效果。一般的任务管理工具，对于开始时间和截止时间的默认设置，往往只是日期。而在日历中，除了全天事件之外，事件的开始和结束时间点，强制性地需要你的关注。
第二个方面，则是工具界面的主体。前文提到了，以日历的时间槽为主体的视图，可以让一整天的时间流都更加清晰。而高级的任务管理工具，虽然会添加一些日历视图的支持，但这个日历视图不会是它们界面的主体：它们要么功能非常简陋，要么会弱化成一个形式非常简单的次级视图。
这两点原因，都让日历工具相比起任务管理工具，在执行需要耗费一定精力的任务时，是更好的呈现载体。
这样看来，两者的职能其实就非常明确了：
任务管理工具可以通过各类属性条件筛选，从而组成不同的视图，方便你进行 Review 和计划，来确定出实际要开始执行的任务。一旦开始执行，那些占用时间较小、花费精力较少的事情，可以留在 GTD 中随时打勾完成。
而对于那些需要占用一定时间和精力的任务，则转移到日历当中，你的思维也从某个单独的任务，转换到全局统筹，如何去分配一整天的时间，来更合理地执行任务。
这时候记住一句话：先执行，再调整！
不要怕估不准时间，不要怕有别的事中途插入。刚开始的时候可能每个事情都比我们预估的时间长，没关系，过完半天之后，再进行一次调整（甚至刚开始的时候，可以每隔四个小时对日程表进行一次调整修正），慢慢自己的预判能力越来越准后，基本排定第二天的日程后，只要没有不可抗的事情插入，就不需要再调整了。
这个问题的根源在于前面所说的任务管理工具的自由性。不同的任务管理管理工具，对属性的支持各不相同，而日历往往是通用、固定的协议，这直接导致无法是手动还是自动化的转换流程，都有可能遇到部分属性值在日历中丢失。
实际上，我建议你不用太担心这个问题。在实践的过程当中，如果一个任务最终需要被转换为当日的日程安排，那么几乎它所有的属性值，都已经完成了使命：在任务管理工具中为筛选服务。唯一可能需要迁移的值，是原任务的备注中，可能含有部分执行所需的关键信息。日程中同样支持添加备注，或者，你可以根据自己的工作流，将重要信息输出至执行任务所使用的第三方服务。总之，这是一个不必要过份担心的问题。
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