头脑的价值在于创意而非记忆
—戴维·艾伦
我们的大脑每天都会产生大量的想法。在实际执行过程中，你会发现很多的事项会被遗漏、任务执行时会被新任务打断、待办过多分不清分不清轻重缓急… 各种各样的问题冒出来，分散我们注意力，让我们没法把足够的时间和精力花费在真正的任务执行上。
将「记忆」的事项交由应用软件帮我们处理，释放我们的大脑，专注于处理更重要的创意工作。这也是 GTD 方法背后的核心原则。
所谓GTD，全称是Getting Things Done，是由David Allen提出的一种高效的任务管理方法。它的核心理念是通过清晰的组织和处理方式来解决人们的日常任务，从而提高工作效率和减轻压力。
GTD 工作法的五个核心步骤分别是：收集、整理、组织、回顾和执行。随着你关注的内容增多，你的注意力会降低。而 GTD 的五步可以帮助我们，将大脑中的内容转移到外部，将杂乱无章的事务转化为有序的工作流程。
GTD作为时间管理方法的一种，和其他的时间管理方法一样，具有显而易见的优点，但也有其局限性。
虽然GTD有一些缺点，但它的优点远远超过了这些缺点，特别是在提高工作效率和管理压力方面。而且我们可以利用工具，降低 GTD 执行时的难度，缓解它的缺点带来的问题。一旦习惯并理解了这种方法，它将成为你生活和工作的强大工具。
市面上关于 GTD 的应用有无数多个，Notion 是其中之一。我前前后后也对比使用过 Omnifocus、Microsolf Todo、滴答清单、Todoist… 这些应用各有特色，但它们也各有其局限性。所以我的最终选择是 Notion。因为 Notion 自由度高，我可以根据我的 GTD 运作流程定制化页面，实现收集、梳理、组织、回顾、执行五个流程。
人脑遗忘想法的速度是相当快的。在日常中，我们往往想起有一件事要去完成。但如果不立马执行，很快就会遗忘，所以需要应该最小化想法收集的路径。可以从「收集到哪」和「如何收集」两方面着手，降低记录的操作压力。
任务收集之后，需要对这些想法和任务进行分类和分析，决定哪些需要立即处理，哪些可以稍后处理，以及哪些不需要处理。如果任务指向性不够明确，还可以给任务添加上我们的想法与备注。
每天早上在所有工作开始之前，我会浏览一遍 Inbox 收件箱，快速判断是否需要采取行动，以及行动的内容是什么。对于需要执行的任务，会进入第三步「组织整理」。如果判断任务是稍后处理的，就仍让放置到 Inbox 中，等待下一轮的 Inbox 检视。而确定不需要再处理的任务，需要立即删除，释放我们的 Inbox。
如果任务在评估时，判断其难以直接执行，那就可能需要将其转换成「项目」，然后再进行「任务细分」。比如设置任务「创作一条GTD任务管理的视频」，实际在操作时发现它会包含很多不同环节的操作，无法在短时间内完成。需要将其转成一个「项目」，然后再细分任务重新放到收件箱中，比如「GTD相关资料研究」、「写 GTD 视频的脚本」、「进行视频的拍摄」、「GTD视频的剪辑」、「视频发布到各平台」。
第三个阶段需要将「梳理」完成后的任务按照一定规则进行整理，将任务分配到不同的项目清单中，确保每一个任务有明确的位置，并且进行任务优先级排序。
组织任务在 GTD 流程中，相对需要更多的时间与精力。它是保证你的任务列表与 GTD系统清晰、有序且易于管理的关键步骤。
实际操作
在我的 Noiton x GTD 系统中，我会为不同的项目清单预设模版，安排优先级。比如 Notion 任务与自媒体创作任务预设了 P1、P2优先级、工作任务预设了 P3、生活任务预设了 P4。这样在进行任务「组织整理」时，我只需选择任务模版，这样任务清单、对应 icon、优先级都会带入进来，省去大量重复的设置操作。如果你需要更改任务的优先级或者其他属性，依然可以进行操作。
前文提到，如果任务堆积，会让我们的 GTD 系统陷入混乱，难以运行。所以我们需要定期对任务列表和任务进度进行回顾。
执行阶段是将任务付诸实践的阶段。这一阶段的目标是根据你的任务列表逐步完成任务，确保按时完成，并在完成后更新任务状态。
Time Blocking是一种时间管理方法,通过将一天划分为具体的时间块,每个时间块专注于完成特定的任务或活动,从而提高工作效率和专注度。我提前在 Notion Calendar 中根据自己的时间安排，为不同的时间段预留了任务时间，设置了颜色块。这个方法可以帮助我们专注于一项任务，减少任务的切换，进入深度工作。
实际操作：
任务会通过 Notion 同步到 Noiton Calendar 中，可以快速定位到任务所应归属的时间段。在 Mac 的工具栏条，可以看到当前时间块的任务、接下来的任务、明天的时间块与任务。配合 Endel 番茄钟进入专注状态。你只需要保证在番茄钟时间段内，不给打断，就能专注且高效的执行任务。
Notion的有趣之处在于，它不再局限一个个单独的 App。比如滴答清单中的「四象限管理」与「习惯打卡」功能，十分的实用。所以我也在 Notion 中轻松的复刻了这两个功能。并且还可以通过数据库的 Formula，开发出更多有趣的数据统计与展示。
艾森豪威尔矩阵，又称艾森豪威尔时间管理法、四象限法则，是一种简单实用的时间管理工具，可帮助人们提高工作效率，厘清工作重点。该方法由美国第34任总统德怀特·D·艾森豪威尔提出。在我们的 Notion 中，根据任务的截止日期与任务优先级，可以将任务分为四个象限：
习惯追踪，可以帮助我们记录和监控行为。长远来看，这项活动对于个人的发展和成长都有着重大的作用。
在 Notion 中，通过数据库建立的「习惯追踪」面板。不再局限于追踪的习惯数量，并且操作也是十分简单，只需每天在对应习惯列表上进行勾选即可。我们可以设置每一个习惯每周想追踪打卡的数量，比如去健身房运动，每周去4趟。那可以在数据库上进行设置，结合 Fromula 完成进度的统计，用进度条可视化展示。还可以根据目标打卡次数与当前打卡次数，根据进度用文案进行提示。比如「⏰ 本周未打」、「🎢 进展顺利」、「⏳ 进程过半」、「🎊 超额完成」。
GTD是一种容易实施又灵活的时间管理方法。它的适用范围广泛，可以覆盖到你生活的方方面面，帮助专注于任务，为大脑减负。但同时，一套系统的运行需要长期的关注与维护。
借助工具 Notion，可以帮助我们把运作GTD系统的负担降到最低。前期付出努力、投入时间，后期成为你每日生活管理的本能，为你安排一个稳定有序的人生，绝对是物超所值。
最后，看一下我搭建的「Task Manager」管理面板页吧。
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