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个人系统拼图收集:2.宏观视角的时间管理 - 少数派
2024-06-27 · via 少数派

约7500字,预计阅读时间17分钟。

目录

1.价值观澄清(顶层设计)

2.OKR简介和简化的目标制定方案(计划)

3.复盘101

4.后记

这一节,会重点分享一些个人对价值观澄清、目标、复盘的理解,也会提供一些自己收集的模板。

提示:我分享的目的是提供一些构建个人系统的原材料,它们是我自己在构建个人系统的过程中经过实践、学习、思考以后留下来的重要的拼图。

但这些东西都不是必要的,每个人会有差异化的需求。

可以把它们当做是工具,看见趁手的就拿过来试试看。

首先分享一个有意思的构建个人系统相关的模型:

  • 把自己拆分成企业家、管理者、技术人员的三重身份。
  • 对应顶层设计、计划和复盘、做工这三个部分。

(这三个不同层级的思考,分开来做会让思路清晰很多)

参考的是下面两篇文章(这个up的其他平台:b站/微博/微信视频号/公众号/Youtube:@SimplyJian简)

https://www.douban.com/note/844156134/?dt_dapp=1

https://www.douban.com/people/3526116/status/4496586970/?_i=06324673a58a260&dt_dapp=1

本节内容会介绍顶层设计和计划复盘两个部分

1.价值观澄清(顶层设计)

I skate to where the puck is going to be, not where it has been.——Wayne Gretzky

我往冰球将到达的地方滑去,而不是它曾经过的地方

《feel-good productivity》这本书里提到了一种疲惫叫做错位倦怠,是当我们的目标与自我意识不匹配时,产生出的一种消极的感觉。

很多时候,我们的行为是外部力量驱动的,而不是内在的动机。而当内在的驱动力和外部的要求发生冲突的时候,可以先尝试找出对你真正重要的东西,并让你的行为与它保持一致。

束缚我们的并不是规矩、条件,而是我们自己的观念。但调整观念就能拥有选择的自由,这是个知易行难的事情。

  • 一方面当一个人能够摆脱社会的陈旧的评价体系的约束,全情投入地做自赋意义的事情,不用考虑结果,这个过程就是奖励本身。
  • 另一方面,获得选择的自由并不是放下社会角色,义无反顾地朝着做自己的方向把油门踩到底。是看见自己,想清楚自己的内在渴望,再思考要如何跟自己的社会角色平衡。

如果能够做到价值观、目标、行动的对齐,也就统一了时间管理的宏观和微观的视角,更有可能将外在和内在的力量统一起来。

让社会角色不再是困住自己的枷锁,内在渴望不再是遥不可及的念想

所以设定目标之前需要先确认一下,什么是对自己真正重要的。这会提供一个模糊的初始方向。

这可能是一个长期的探索过程,我会给大家提供一些自己收集的prompts,可以把这些问题当做是工具,来检验自己的价值观和行动有没有充分地对齐。

来自于Ali Abdaal的分享

悼词法

“如果有人在我的悼词中说了什么,我会感觉很好?”

想想你希望你的家人、密友、远房亲戚、同事会在你的葬礼上说些什么。

这会让人反过来思考:“我看重什么?”。当我们谈以终为始的时候,最需要看清的终点是死亡。

他们可能会谈论你作为一个人是怎样的一一你的人际关系,你的性格,你的爱好。他们会谈论你对世界的积极影响,而不是你为雇主赚了多少钱。

还可以进一步思考,你想怎么写自己的讣告?

The Odyssey Plan

现在的道路:详细地写出来,如果你继续沿着现在的道路走下去,五年后你的生活会是什么样子。

你的另一条道路:详细地写出,如果你选择了一条完全不同的道路,五年后你的生活会是什么样子。

你的激进道路:详细写出,如果你选择了一条完全不同的道路,在那里金钱、社会责任和人们的想法都无关紧要,那么五年后你的生活会是什么样子。

  • 重点是不要考虑别人怎么想,打开你的思想,接受各种可能性。
    (当谈到人生规划时,大多数人明显缺乏具体的计划,可以先尝试想象三种理想的人生)
  • 参考书:人生设计课、人生的选择

The wheel of life

把生活分成三个板块:工作、健康、关系,然后每个板块再继续细分成三个领域。然后对每个领域进行打分(十分制)。

这是一种自我评估工具,通过对不同领域的评分,来全面审视自己生活,识别出需要改进的领域。

生活不只要朝更有意义的目标靠近,还需要享受沿途的旅程、以及在各个领域做到适度的平衡。

工作

  • 使命:你的工作目标和愿景。包括你是否感受到工作的意义和价值,是否能够通过工作实现自我价值和目标。
  • 收入:通过工作获得的经济回报,以及你对当前收入水平的满意度。
  • 成长:在工作中获得的个人和职业成长机会。

健康

  • 身体:你的身体健康状况。包括饮食、锻炼、睡眠、体重管理以及是否定期进行健康检查。
  • 心智:你的心理和情感健康。包括压力管理、情绪调节、心理平衡以及面对挑战时的心理韧性。
  • 灵魂:你的精神和内心世界。包括精神健康、情感深度、道德和信仰、自我认知、生命体验等等。

关系

  • 爱情:你与伴侣或配偶之间的关系。
  • 家庭:你与家庭成员(如父母、子女、兄弟姐妹等)之间的关系。
  • 友谊:指的是你与朋友之间的关系。

价值观肯定练习

擅长艺术,创造力,与家人和朋友的关系,政府或政治,独立,学习和获取知识,运动能力,属于某个社会团体(如你所在的社区、种族团体或学校俱乐部),音乐,职业,精神或宗教价值观,幽默感

  • 以上哪三种价值观是最重要的,以及为什么选择它们
  • 选出三个最不重要的价值观,并写下为什么它们可能对其他人很重要

12 Month Celebration(12 月庆典),12个月后我想要庆祝什么?

在搞清楚自己想要在什么领域突破之后,试着把它变成具体的成就。思考自己一年后最想要达成的成就是什么。

每个领域缩减到一件事(目标不宜过多)

  • 把每个维度的目标写在某处
    • (实际上这就是OKR 的 O,objective目标)
    • 3-5个核心目标是比较容易聚焦精力的。

思考你能为世界提供什么服务?

The Future TED Talk Prompt

  • 20年后的你在 TED 演讲,你要说什么?
  • 服务=人生意义、使命、目的

The Talent Service Prompt

  • 当你有足够的钱和时间,你要如何使用你的才能技能来服务别人

榜样(The Role Model Prompt

  • 谁是你最钦佩的人?为什么?
  • 他们拥有哪些你希望效仿的品质?
  • 如果你要成为一个三五个人的融合体,那些人是谁?你想效仿他们的什么?

Fear Setting(恐惧设定)

(1)如果做了最害怕的事情,最坏的结果是什么样子?

(2)我能做些什么事情来防止最坏的事情发生?

(3)如果最坏的事情发生了我能用什么事情去弥补它?

(4)如果我做了一点,甚至取得了小小的成功的事情,我能获得什么?

(5)如果我害怕的事情一件不做,半年、一年、三年之后我的生活会怎么样?

Solomon conversation

向85岁的自己寻求建议,现在我该怎么做?

来自《打开心智》的分享

1. 停下来。每天找到一段不受打扰的时间,暂且不去做别的事情,安静地想一想,

  • 这是我想要的生活吗?
  • 我对现在的生活有哪些地方感到不够满意?
  • 我的生活中如果能够再增加一点什么,我会更满意?

2.针对第1步里面的思考和回答,抽出一点时间,去尝试做一些新鲜的、没有接触过的事情。如果找不到,可以用这三个问题来辅助。

  • 从小到大,我被夸奖、肯定得最多的地方是什么?
  • 有没有哪些事情我做起来最得心应手、最容易受到别人肯定的?
  • 如果我能向身边的人“出售”我的时间,他们会愿意花钱让我来帮什么忙?

3.在以上这个过程中,尽可能沉浸其中。同时问自己,

  • 我对它的感受是什么?
  • 在做这件事的过程中,我感到开心吗?我得到成就感了吗?
  • 我是真的愿意继续去做这件事,还是只是把它当成打发时间的无聊之举?

4.如果你从第3步里面得到了激情,你发现自己对它产生了兴趣,那么不妨问一问自己,

  • 我是否可以为它设定一个成就,让自己想办法去实现?
  • 我是否可以通过这件事情去尽量影响、帮助更多的人
  • 我是否可以努力去推广它,让它被更多的人所了解和喜欢?
  • 这三个问题是彼此独立的,每一个都可以成为你把它变成事业、为之努力的方向。

最后,很重要的一点

以实验精神对待你的工作和生活

如果你没有思考过,我重视什么,不妨把它作为一个长期课题,或者说探索的起点。去调整自己的行为,走出舒适区。

  • 像做实验一样调控生活中的变量,在广泛的接触中发现乐趣、痛苦。
    • 你会从自己的反应中更加了解自己
    • 更多的新鲜的反馈也会给你更多的机会思考。

搞清楚自己看重什么以后,随着学习、行动、记录计划和复盘,你会更清楚自己当前的位置,远处的目标也会越来越清晰。

地图上有了清晰的自己和目标的坐标,也就有了清晰的路径。

2.OKR简介和简化的目标制定方案(计划)

清晰的目标是心流的触发器之一(还有即时反馈、挑战/技能平衡)

但很多时候目标不是想出来的,是做出来的。需要付出足够的思考和行动,再通过外界的反馈不断修正自己的方向。

这里简要介绍一下OKR系统,更详细的内容大家可以去读《这就是OKR》(要点:聚焦和承诺、协同和联系、责任追踪、挑战不可能)

O,Objective,每个领域的核心目标。

  • 它需要是聚焦的,意味着目标不能太多,不然会分散精力。
  • 它需要是真正重要的,意味着推进这个目标,能够解决你真实的人生问题,能够践行自己认同的价值观。
    • 而这种真正重要的、聚焦的核心目标,自然是激动人心、并且有一定的挑战性的。
  • 然后各个维度是需要形成合力的,意味着,你的生活、工作、学习、财务不应该是互相争夺资源,而应该用更高效的方式互相补充。
  • 最后OKR是以终为始的,在注重成果的同时,也鼓励在过程中灵活地迭代调整。

然后每个核心目标,可以拆解成几个关键结果(KR,Key Results),这是指导自己行动的指标。

  • KR的数量最好控制在3-5个。

当你把核心目标,拆解成几个关键的结果以后,理想的情况是,只要完成了这几个关键的结果,目标就达成了。

但现实是拆解过程和目标本身都是需要慢慢迭代优化的,OKR是迭代出来的,或者说是追问出来的。这个过程中,慢慢会对目标设定和计划有更深刻的认知。

关于KR,有一个SMART原则

  • S:Specific具体的
  • M:Measurable可衡量的,量化目标
  • A:Attainable能达到的,控制难度和自己的行动
  • R:Relevant相关的
  • T:Time-bound 有时限的,ddl。设定时间框架,确定资源。

这给目标制定提供了比较清晰具体的标准。

然后关于SMART原则,之前我写过一个补充的说明。

https://note.mowen.cn/note/detail?noteUuid=yFYBeY8sj_aeGz4TK4ri0

可以问自己这几个问题:

为什么这件事对你来说是重要的(明确初心

你要如何行动?(拆解成KR,3-5个

准备什么时候行动?(专注投入的纯时间

最后试着在行动的过程中提示自己享受这个过程。

常规的OKR系统需要制定年度OKR,拆解成季度OKR、月OKR、周OKR,再在每周、月、季、年进行目标和关键结果的复盘,并动态调整年季月周的OKR。

这个过程蛮繁琐的,甚至我把这行字打出来都觉得累。

在艰难地实践OKR系统一年多以后,我找到了更简单的方式。

第一块拼图是第一节提到的三个清单

  • 我用行动清单来管理自己的目标(O)和关键结果(KR)。
  • 问题清单用来思考一些还无法落地成行动的问题。
  • 甜点清单用来管理整理类的不费脑的工作。

https://note.mowen.cn/note/detail?noteUuid=UJgUg8sbmGDqX76bbQ-p-

我不再把OKR拆解成季度、月、周目标,然后隔一段时间对齐一次。而是用另外一种方式实现全局视角。

第二块拼图是Ali Abdaal这个视频提到的第一个方法,年度视图

https://www.bilibili.com/video/BV1Np421R7SA/?share_source=copy_web&vd_source=68e711f24ccb2e851e4f723b5c95beee

这一步可以用excel实现,也可以用白板实现。(我自己是用Heptabase来存储自己目标相关的内容)

也就是说我只保留了目标和关键结果,取消季度和月度、周的严格对应关系。再用一个年度视图存放目标和关键结果,来保持对关键结果和目标的宏观感知。

年度视角

年度视图下面就是我的三个清单(后续又补充了愿望清单、待购清单、和我的人生12个问题)

三个清单+(愿望清单、待购清单、人生12个问题清单)

3.复盘101

最后是复盘。

说起复盘,容易让人想到的是运动员,他们赛中会反思自己前半段的比赛、赛后会看录像研究自己和对手、也会做长期的自我反思。

复盘的本质,是把对过去一段时间自己的行为做出反思,也对未来一段时间自己的目标进行确认。人是活在此时此刻的生物,但复盘让我们有了对过去的思考和对未来的预测。每一次复盘都是一次校准方向,也是对自己这段时间的人生的提炼概括。如果日记是每日的人生记录,复盘就是更长的时间维度的人生记录。

通过复盘,不止能收获关于自己的坚实的人生数据,也能对自己的行动和目标不断加深认识,将对过去的清晰的反思,运用到日后的行动中。看似花了时间在计划和行动之外,但长远来看,是极具性价比的时间投资。

复盘有很多的形式:有目的地思考、日记、录音笔记、沟通。。。

只要找到适合自己的形式,持续投入,就会看到反馈。我在这里分享的复盘模板,大家可以把它当做是一个实践案例,按需借鉴参考。

复盘的周期和时间

我会在每天、每周、每月、每季度、每年进行复盘

  • 复盘的丰富程度跟时间尺度成正比。

熟练之后,日复盘可以控制在五分钟之内,周复盘大概十几分钟,月复盘半小时左右。。。

复盘的核心

减少阻力,如果觉得复盘是一件费劲的事情,先不要想着放弃复盘,可以思考下我如何改善自己复盘的体验

模板化,这一点用很多笔记软件都可以实现。

定制化,我会在这里提供自己的复盘模板。然后给一些必要的解释。大家可以把它当做是一个可以调用的工具库。并不是一次复盘所有问题都需要回答。

更重要的是,你可以打造一个更适合自己的复盘模板,在实践中不断收集好的问题,持续完善自己的复盘模板。就像我做了这一点整理工作一样。

我会分享我的日复盘、周复盘模板。

  • 月季年复盘的模板就是在周复盘模板的基础上,加上更多价值对齐的问题。

日复盘模板

日复盘模板

第一部分,周核心产出

  • 本周的几个核心的工作成果。

感恩书写

记录今天发生的感恩的事情

  1. 意外发生的事情
  2. 你促成的事情,每日精华
  3. 感激的人、事物,包括现在和未来。现在就是今天的记录,未来就是写写你期待的事情。

这部分的好处是积累积极资源,意识到自己每天的收获。

day-to-day

  • 今天有什么事在消耗我?
  • 怎么让它变得更好?
  • 自由书写区,在这里把多余的想法倒出来

这个极简的模块用来做当天的反思和调整。

情绪日记模板

情绪日记模板

实际上情绪日记很少会用到,经常做实时记录和积累感恩日记的话,本身就是在积累积极资源和提供一个稳定参考。

到这一步,简单总结下可以用到的情绪相关的工具:

1.情绪日记模板

2.第一节介绍的间歇式日记中,会记录自己的感受。

  • 根据自己的感受调整行动,这就是实时的情绪管理。
  • 工作中通过这种细致的时间管理方式,可以把自己朝着心流的方向引导。

3.复盘模板

  • 感恩日记
    • 积累积极资源,训练自己想积极的方面。
  • day to day,对自己感觉不满意的地方做反思和调整。

4.与GPT沟通

5.如果大家有需要进一步梳理的情绪问题,也推荐大家看看简单心理的文章,或者看看暂停实验室的课程。微信读书也有暂停实验室的推荐书单。

周复盘模板

周复盘模板

1.总结

记录一下本周的大事件

新知关键词,是本周学到的新知识里最值得记录的

2.PA记录和分析。

PARA架构是一个笔记系统的架构。

  • P是project,短期从事的项目。
  • A是Area,长期关注的领域。

(出处是《打造第二大脑》,这本书对于打造个人系统会有一些指导作用。)

对项目和领域的目标和关键结果进行复盘。

梳理自己的行动结果、感受、思考原因、提炼经验智慧、思考下一步行动。

KISS是keep improve stop start,坚持、改进、停止、开始,对应行动的调整。

3.对目标进行评估和更新

回顾本周

  • 如果我重复本周的行动十年,我会怎么样,我会到自己想要的位置吗?

调整目标

指挥官的意图,思考我的目标和关键结果,背后的目的是什么?

5whys,对我的目标不断地问为什么,思考目标和内在价值是不是对齐的。

什么目标会对我的生活有最大的积极影响?

4.对行动和关键结果进行评估和更新

年度视角:三个清单和年度的视角

理想周:这个部分在这个时间管理视频里也有。我还在这里存放了自己的习惯追踪、休息滋养清单、爱好追踪、精力扩容清单。

https://www.bilibili.com/video/BV1Np421R7SA/?share_source=copy_web&vd_source=68e711f24ccb2e851e4f723b5c95beee

reframing

  • 这为什么是发生在我身上最好的事情。
    • 比如我有易怒的问题,它让我更敏锐地感知到自己的激烈情绪和行动的后果。也让我有了针对自己的情绪进行后续思考的机会。
    • 我需要控制体重,在应对这个问题的过程中,我建立了对饮食、运动的科学的认知。。。

可能性

设想自己的理想状态,思考自己如何通过自己的特质和优势达到这个状态。

  • 我是健康的,因为。。。

逆向思维

当我想要喝更多水的时候。思考如何喝更少的水,然后反向调整自己的行为。

切换视角

对待自己的问题,假设你是在给一个朋友提建议,并且你很想让这个朋友成功,你会怎么说?

瓶颈是什么?

思考自己难以解决一个问题的瓶颈是什么?

  • 瓶颈是有且只有一个的最制约自己的要素。

xxx 会怎么解决这个问题?

思考某个厉害的人会怎么解决这个问题。

开环

睡前写下问题,醒了之后尝试解决。

展望

下周和两周后的任务梳理

以上是个人对于复盘的理解,也提供了一个构建复盘模板的思路。

4.后记

本节主要梳理了价值澄清、计划和复盘的思路(宏观视角的时间管理)。
加上第一节微观视角的时间管理(实时记录和 GTD 的模板),就是一个相对完整的体系了。


希望可以帮助到大家。

下期预告,总结下关于时间管理的底层思路和技巧。
下下期预告,系统梳理下我目前对于行动的理解

感谢你的时间,下期再见。