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好物推荐: 传统行业高效化 - 少数派
2021-04-06 · via 少数派

传统行业+ 数码科技行业= 高大上

从事传统行业+业余爱好数码科技信息的人=不务正业

了解到老麦也曾经是传统行业中的一员后,我时常问自己: 少数派与我到底有什么关系?

慢慢的,通过购买相关的软件,硬件, 组建自己的一套工作流程闭环时,我开始了解少数派与我的关系: 提供新思路,解决旧问题。

我不擅长写作,请各位看官多多见谅。


产品介绍

回到标题, ScanSnap iX1500是什么? 它与外贸有啥关系?

简单地说,ScanSnap iX1500是一台馈纸式双面扫描仪。 

展开一点来说,它是ix 500的升级版,单次最多支持30页/60面,多人无线共享且支持微信扫描操作的扫描仪。在我们日常办公生活中,扫描是我们经常需要使用的功能,大多数情况下,我们会选择使用手机上的各种扫描APP来实现少数量的文件扫描,名片扫描,又或者我们会选择购买一台一体机设备同时承担扫描、打印、复印的任务。

但是当我们遇到数量略多,且对扫描质量有一定要求时,以上的两种方法可能效果不佳。

产品规格的具体说明,少数派们可以自行百度或者谷歌,这一块不是文章的重点, 而我想突出的,是这类智能产品与传统行业: 外贸 的关系。

为什么外贸行业需要它? 

我曾经历过拖着二十多斤的箱子,穿梭在上海国家会展中心。带着它挤上地铁,搬到办公室。

随后就被这上百本目录册击倒: 它们对我有什么意义? 当我需要某款产品的时候,凭着记忆力,花费半小时在那一堆目录册中去找到目标工厂的那本? 一次可以,两次可以,如果常年累月呢?你见过三面两米高的目录册墙么?我见过,那一刻我是崩溃的。

 如何快速的搜索目标产品并找到相应的供应商成了我一个大问题。 

在前段时间购入了DEVONTHINK 3 PRO之后, 我想我找到解决这个问题的方法了:

Devonthink 3+ 馈纸式扫描仪+ 切书机= 高效

那么我的工作流程是如何的呢?

切书

市面上有那种厚切的切书机,但是大部分都挺重的,一般在13-15kg左右。 对于住在出租房且近期打算回老家的我来说不太适合。

所以我选择了更轻便的解决方案是 美工刀+切割板+钢尺+小型的切纸机。

这方案能满足我的大部分需求,但是缺点也比较明显,那就是不能保证每一页的大小是一致的。 

放入馈纸式扫描仪进行扫描

导入Devonthink软件中,并对文件进行OCR

 对目录册进行分类整理

经过以上折腾之后,我的供应商开发步骤就简化成了:

  1.  收到询价需求,对图纸/产品进行分类
  2. 在Devonthink中找到对应的目录册,进行关键词搜索
  3. 与显示的搜索结果进行下一步的沟通。

除此之外,我还用Devonthink进行邮件整理。这样我能在几秒钟之内就能找到目标邮件,而不是等outlook回传搜索结果。。