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我们需要多少GTD应用?(二) - 少数派
2018-02-03 · via 少数派

一个点

到家前在小区门口拿快递、明早把电费交了、跟进一下前天发出的合同有没有收到;

每一个事情,分解成一个个动作,好像一个点。

一条线

今天是美好的周日,明天是万恶的周一,可能大部分人的日程上只有这些;

正如你看到的,提醒应用的数量远远高于日程管理应用。

一个面

工作一个面、生活一个面、健身,写作,旅行,

你的TODO应用中有多少个分类?

加上装满杂七杂八收件箱,你会发现:这就是我们提醒应用中的全部内容。

那TODO应用为我们做到了什么呢?

以OmniFocus为例:

重要、关键性动作——我们可以标记;

基于地点、阶段性事件——我们可以使用「上下文」;

资源利用分配——我们可以标注「持续时间」;

无限层级——我们可以分类部署时间;

这就是我们一直所做的:

把事件设置成一个「项目」,归档到「文件夹」,把「项目」分解成「动作」,

为每一个「动作」设定「截止时间」,可能还会「标记」或者添加「持续时间」,设置「重复」之类的;

这就代表我们有效的进行了GTD管理了?


2、实际上我们做了蠢事

一个没有开始的点

它长这个样子:

我们好像只关注一件事情要什么时间做完;

有没有觉得很熟悉?

就好像你的老板交代你出个方案,周五交上去。

你忙七忙八把这件事忘了&你拖拖拉拉觉得时间充裕,

结果,今天周四,你看到了提醒,才决定今天开始要把这件事情搞定。

一条没有结果的线

它长这个样子:

我们大可以在日程上写上:明天上午处理A事件、下午处理B事件,后天休假;

但反思对于日程应用的淡漠(尤其是不经常外出/出差的人),会发现:

日程只有开始,没有结果,只是单纯的记记记,要不要写日程简直成为了哲学问题。

一个没有目标的面

它长这个样子:

对,一片空白而已你没看错;

「文件夹」和「项目」这东西就好像我们的生活一样,打开「已完成」,你会发现:

我们做了那么多事情,但生命依然不断的走向枯萎,追逐的梦想仍旧遥不可及,

你仍觉得工作生活一片混乱,体重稳定的像个胖子,房贷没还清,保险自己买。

(摊手)

记了大半年,连点安慰都不给,你要这铁棒有何用?


3、问题出在哪里?

不知道何时开始

仅有「截止时间」的提醒,只适用于拿拿快递这种特定时间地点的单纯动作;

假设你手里现在有5个不同内容的事件,只设置截至时间,你将会陷入到混乱中。

当然有人否认这一点,因为他们会设置优先级别、标记、设定重要程度,手动安排次序;

但做好这些,依然只是对截止时间的优化,不代表你不会迷茫于:某件事情应该何时开始。

「开始时间」是个累赘

又有人说了:那我日程+提醒,或者甘特图,不就能解决:「何时开始——何时截至」这一问题了么?

假设我们手头有5件工作,截止时间各不相同,重要性也各不相同,其中某些事情还有主次关联(比如某件事必须在上一件事完成后才能开始)

1、确定各个事件为「项目」;

2、每个事件分解成「动作」;

3、确定每个「项目」的优先级别,按次序罗列;

4、某些特定「动作」需要特定的时间和地点,将这些「动作」的时间确定;

5、为特定「动作」涉及特定地点的交通、占用时间留出;

6、特定「动作」通勤时是否可以完成项目中其他「动作」;

7、假如有需他人参与的「动作」,还需添加别人的时间、地点、行程,同时考虑重要、优先程度;

8、为每个「动作」考虑时间提前量,确定每个「动作」和「事件」的开始时间;

9、把数据录入日程、提醒、或者甘特图中;

10、检查与现有行程、提醒是否有冲突;

有没有发现问题所在?

单纯「截至时间」的提醒,让我们关注结果就好;

而引入了开始时间,内容变得极为复杂,我们需要大量时间去计划行程和调整变动;

同样的结果,值得我们去「计划」么?

我们一直都在犯错误

时间规划的最终目的是:「项目」的推动,而不是事无巨细的记录,所以我们关注的点应当是:里程碑/阶段性成果;组成里程碑/阶段性成果的要素,其实是时间资源分配/截止时间,而不是开始时间/截止时间。

大家以为的GTD管理长这个样子:

实际上是这个样子:

本章为系列分享的第二章,下一章主题:

如何设计专属于自己的GTD系统

第一章链接:少数派-我们需要多少GTD应用?(一)