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如何管理供应商、实现供应商协同管理? - 少数派
2024-10-24 · via 少数派

在企业的运营过程中,常常面临着诸多痛点问题,这些问题在供应链管理方面表现得尤为突出。例如,

  • 供应商准入标准不明确,导致合作风险增加;
  • 内部采购需求管理混乱,影响采购效率和成本;
  • 报价管理不透明,难以获取最优价格;
  • 采购执行过程缺乏有效监控,容易出现延误和差错;
  • 采购付款管理不规范,引发财务纠纷;
  • 公告信息传达不及时,造成相关方信息不对称等。

那么到底如何管理供应商,实现供应链上下游、内外部的协同管理呢?今天我就给大家介绍一下。

先带大家拆解一下供应链管理的模块,让大家对供应链管理全局有个更好的认识

一、供应链管理模块分解

以简道云供应链管理系统模板为例,它涵盖了多个关键模块,这些模块相互协作,共同实现了供应链的高效运作。

  • 供应商准入:这是供应链管理的第一道关卡。企业通过设定一系列标准和流程,对供应商进行严格筛选,确保只有符合要求的供应商才能进入合作体系。
  • 内部采购需求管理:企业内部各部门根据生产计划和业务需求,准确提报采购需求。这需要清晰的需求描述和合理的时间规划,以保证采购活动的有序进行。
  • 报价管理:涉及到与供应商的价格协商和管理。企业可以通过简道云平台收集供应商的报价信息,并进行对比和分析,选择最优的价格方案。
  • 采购执行管理:包括采购订单的发起、执行和跟踪。从采购申请单的填写到采购合同的签订,再到采购到货的监控,每一个环节都至关重要。
  • 采购付款管理:确保采购款项的准确支付和记录。通过对账管理和付款单的处理,保证企业与供应商之间的资金往来清晰明了。
  • 公告管理:用于发布与供应链相关的信息和通知,如采购政策的调整、供应商考核结果等,确保所有相关方能够及时了解重要信息。介绍中用到的供应商协同管理系统>>https://www.jiandaoyun.com/index/solution_center/app/21737?utm_src=fazxsrmsspseo

那么,进行供应商管理要从何入手呢?首先就是做好供应商信息的管理与评估。

二、供应商信息管理与评估

供应商信息维护

简道云平台提供了完善的供应商信息管理功能。企业可以详细记录供应商的基本信息、联系方式、产品或服务范围等内容。例如,在供应商信息录入页面(此处可插入相关 PDF 页面图片),可以清晰地看到各个字段的填写要求和已录入的供应商信息示例。

供应商评估机制

建立了科学的供应商评估体系。通过对供应商的到货及时率、商品合格率、投诉解决率等多个指标进行综合评估,为供应商打出相应的分数,并据此进行排名和分类。以供应商评估 BI 看板(此处插入相关 PDF 页面图片)为例,企业可以直观地看到各个供应商的考核指标数据,如到货平均及时率汇总、商品平均合格率汇总、总投诉数以及未解决数等。同时,还能查看每个供应商的详细得分情况和排名,为企业选择优质供应商提供了有力依据。

企业案例

传统供应商管理的问题:过去对生产供应商的准入审核和等级评定,主要依靠 EXCEL 表格单人统计再部门汇总分析,没有标准,每个人填写格式不同,极易出错,汇总分析需耗费大量时间精力,且结果无法前后对比。

简道云带来的改变:使用简道云系统后,中大贝莱特针对准入审核和等级评定建立了统一的表单,基础数据由供方直接填写,采购人员各自审核校正。

供应商刚注册时都只是潜在供应商,采购员审批准入后才能变成合格供应商。采购员审批时可以直接看到供应商上传的基本资料、联系人、资质证书等,还可以选择不同条例,根据选择后显示的评分标准打分。

下图为供应商准入审核页面:

下图为供应商等级评定页面:

使用简道云对供应商进行审核评定,极大地降低了出错率,数据自动汇总分析,效率大大提高。借助表单和仪表盘,供应商的资质、等级和整体情况一目了然。

接下来就是物资采购方面的管理

三、采购流程的执行与监控

传统管理流程的不足:过去,订单确认流程是采购部门通过微信、邮件等形式把采购订单发给供应商确认,供应商确认后采购员再把订单打印出来交给供应商二次确认,二次确认后采购员再把确认结果手动填入系统,传递效率低,存在很多冗余。

利用简道云实现线上化协同:借助简道云,订单确认全流程皆可在线上完成。采购部门发起采购订单后先由内部审批,审批通过后再流转到供应商处进行确认,确认后由采购员打印出订单盖章,再由供应商盖章确认即可,更为便捷。

下图为订单协同发起页面:

  1. 供应商连接方式简道云提供了多种供应商连接方式,以实现跨平台协作。企业可以通过 EXCEL 批量导入供应商信息,也可以通过邀请链接接入供应商。例如,对于一些长期合作的供应商,可以直接通过 EXCEL 表格整理好相关信息后批量导入到简道云平台。同时,还可以通过飞书、钉钉、微信公众号、企业微信等方式与供应商进行数据同步和沟通协作,方便快捷地实现信息共享。
  2. 外部互联的优势外部互联功能为企业带来了诸多优势。它打破了企业之间的信息壁垒,实现了供应链上下游企业之间的高效协作。例如,供应商可以及时了解企业的采购需求和订单变化,企业也可以实时掌握供应商的供货情况和产品质量信息。通过这种紧密的协作关系,能够提高整个供应链的响应速度和运作效率,降低成本,提升企业的竞争力。

最后就是物流订单的执行协同管理

四、实现物流订单执行全过程内外协同

之前,中大贝莱特和物流公司签订的都是纸质合同,从装货到签收的整个流程都是使用微信+EXCEL管理,物流公司带回纸质单据后从汇总到付款也都是采用EXCEL+纸质材料模式,效率低下,过程不透明,历史记录缺少统一存档,一旦出现问题难以溯源,管控风险大。

借助简道云的流程表单,中大贝莱特实现了从签订合同到过程跟进的线上化、透明化管理。到货后司机上传到货凭证,托运方线上审批并自动存档,后续对账发票付款时可直接通过数据联动调用核价数据。

下图为线上运输协同签订页面:

实现物流订单执行全过程线上化后,中大贝莱特和物流公司可以在一个平台上协同办公,协作效率大幅提高。运输方可以直接在手机上更新运输进度,每一笔物流订单的执行情况有据可查风险管控能力极大增强

原来的人工统计合同签订回传数量也变为现有的“仪表盘”自动生成数据模式,签订明细非常直观,统计工作一目了然,工作效率大大提高。

五、实现供应商整体协同管理的策略总结

利用数字化工具

如简道云这样的平台,能够为企业提供全面的流程管理和数据处理功能,实现从合同签订到订单执行的全过程线上化管理,提高管理效率和透明度。

建立统一标准

在供应商管理方面,建立统一的准入审核和等级评定标准,确保数据的准确性和可比性,降低出错率。

加强协同办公

通过数字化平台,实现企业与供应商在一个平台上协同办公,实时更新信息,提高沟通效率和订单流转速度。

数据自动汇总分析

利用数字化工具实现数据的自动汇总分析,为决策提供准确的数据支持,同时减少人工统计的工作量和错误率。