你有没有想过生产力到底是什么？

当您相信自己已经完成了很多工作时，这只是一种成就感吗？或者这是否意味着您能够快速完成任务而没有任何障碍？或者您可能会将其定义为努力工作并取得成果？

生产力并非「总是做到您可以做到的最多事」。我们甚至不认为生产力是让每天获得最多产出的方法。相反地，我们认为生产力高的人员和团队是指将较少时间浪费在工作附带事务 (如参加没有明确目标的状态会议、搜寻文件或跟催签核) 的人，他们也将较多时间运用于对组织重要的工作。

生产力最高的团队会减少耗费在低影响力任务的时间，以便有更多时间用来完成真正的工作，而不必工作更长时间。

在不增加工作负荷的前提下提高生产力听起来似乎是幻想，但这正是我们在此要协助您办到的。了解 妙记多 Mojidoc 这样的工作管理工具如何能协助您提高职场的生产力，并尽可能减少工作附带事务。

1. 简化周遭环境事物

• 问题：您的工作环境中有太多事在进行，这很令人分心。
• 解决方法：以简单的方式夺回对自己周遭环境的主导权。专注于您可以控制的部分，并从该处开始工作。

无论您的工作地点位于何处，应练习减少外界干扰，以便更轻易地专注在手上的任务。要办到这一点最好的方式是从小处著手。例如，若您经常被噪音干扰，应试著使用降躁耳机。若您没有好坐的工作椅，试著使用支撑腰部的腰枕。透过简化您的周遭环境，并针对常发生的干扰找到解决方法，您就能找回专注和心流，而不会苦于经常因干扰而分心。

由于干扰代价高昂，因此我们专注于尽可能地根除来自各处的干扰。使用 妙记多 Mojidoc时，由于每个人都知道事情的境况以及各自负责的事项，所以没有人需要起身，因此人们得以进入心流状态，在不受干扰的环境中执行任务。”

2. 尝试使用时间管理策略

• 问题：您已养成一些拖延的不良习惯。
• 解决方法：使用经过实证、真正有效的时间管理技巧打败自己的拖延症。

我们都会拖延，拖延本身并非坏事—您花费在拖延的时间可能真的能带来更多愉快感受以及更好的决策。但若我们说的是提高生产力和增加高影响力的工作，建议您将拖延时间规划在时间箱里，以免耗费一整天挂在社交媒体上无法脱身。

时间管理技巧是思索将至工作的方法，目的在于进入良好的正念、减少拖延并提高职场生产力。即便只是提前规划自己要如何解决工作问题，也有助您专注。有些时间管理技巧，是经过一番设计，旨在协助提高生产力，包括：

番茄工作法技巧：

若要开始使用番茄工作法技巧，请将计时器设定为 25 分钟，然后深入您的工作当中。一旦 25 分钟结束，就休息 5 分钟，理想的做法是做些体能活动，例如走到厨房拿点心 (但若您真的很想浏览社交媒体也没关系)。重复这样的 25 分钟上工/5 分钟休息的做法四次。接著，在第四个 25 分钟的工作时段结束后，花较长的时间休息 20-30 分钟。至于为什么这个技巧称为番茄工作法 (pomodoro)？原因是此技巧源自于义大利，当地的传统厨房计时器是番茄形状的造型，而 pomodoro 一词正是番茄的意大利文。

柏拉图法则：

柏拉图法则 (又称为 80/20 法则) 非常简单：是指您花费 20% 的时间完成 80% 的工作。在时间管理上运用柏拉图法则时，鼓励您优先处理只需要 20% 时间即可完成的 80% 工作。将可以迅速完成的任务处理完毕之后，您会觉得更有成就感，并将专注时刻奉献给当天大部分的工作 (需要 80% 时间完成的 20% 工作)。

GTD 工作法：

GTD 工作法是 David Allen 于 2000 年初期所发明。在此时间管理方法中，您将所有需要完成的工作写下来，然后依需求拆分成更小的部分。这样一来，除了不需要将工作记在脑海中，并设法回忆和安排任务优先顺序，还可以在同一处检视所有即将到来的工作并采取行动。若要采用 GTD 方法，请确保您有一套整理即将到来任务的系统，例如：任务管理工具。

先吃掉那只青蛙：

先吃掉那只青蛙时间管理法是出自马克吐温的名言：「如果你的工作是吃青蛙，最好早上起床第一件事就吃」。在先吃掉那只青蛙法则中，您应在开始拖延之前，先著手处理最困难的工作。一旦完成最困难的工作，之后的一切就会得心应手，就像吃完青蛙之后接著吃的任何食物一样。

3. 减少虚工

• 问题：工作附带事务会榨干团队的生产力。
• 解决方案：尝试使用 生产力工具与团队共用集中的事实来源，并减少进入高影响力工作的阻碍。

虚工是工作附带事务的罪魁祸首。在办公室中，虚工多半是指不重要又耗时的任务、意外的重复工作，或者为了取得资讯或核准的冗长过程。若未指明哪些人在哪些时刻负责哪些事项，我们就会有大把时间虚耗在不具生产力的活动。

为了击退虚工，必须针对所有团队的工作建立集中的事实来源。若每个人都能综观大局并自行勾勒图像，您就可以花费更多时间有效协作，缩短从事工作附带事务的时间。至于如何建立团队的集中事实来源？不妨试用工作管理工具，像是 妙记多 Mojidoc 。

使用工作管理工具，您可以将团队流程标准化与集中化。塑造大概念，远离虚工。不必忙于跟催核准，而可以掌握经理或周遭关系人的审核进度。不必再次传送电子邮件追著团队成员完成指派工作，而可以直接在共用工具中查看进度。透过减少虚工，您可以腾出时间从事具有生产力的高影响力工作。

在使用妙记多 Mojidoc 之前，我有许多时间耗费在组织工作，例如：管理要求、收集状态更新或追踪细节，而不是花在研拟策略或设计上。现在我省下许多时间也减少审核回合，因为我早已将需要的一切资讯备妥于同一处。”

4. 充分运用生产力高峰时段

• 问题：您的会议分散在全天当中，因此就算有时间坐下来工作，您也无法享有不受干扰的专注时刻。
• 解决方案：将会议集中安排在固定时段内，这样一来，您就可以在生产力高峰期内，专注处理深度工作。

如果您曾经回答「你是晨型人还是夜猫子？」这类问题，您一定知道个人的生产力可能因为一天内所处的时段而有显著差异。对多数人来说，早上先处理棘手的工作是一大乐事，而且在工作上也比较容易保持专注。也有一些人偏爱等到午餐后才处理工作事务。了解自己生产力最高的时刻，有助您以更恰当的方式设定一天的排程。

一旦您了解自己何时最具生产力，就可开始练习根据生产力高峰时段，在行事历中安排「专注时刻」。这样一来，您即可告别频繁、分散的会议行程，根据自己的专注力和生产力排定最佳行事历。您可以在行事历上安排「专注时刻」区段，以手动方式达成此目标，或使用 妙记多 Mojidoc 等行事历管理工具，将排定行事历的任务自动化。无论哪一种作法，练习最佳化行程，都能使您的生产力高峰时段更见效率。

另一种方法是考虑安排工作周，让自己有一整天完全不安排会议。在 妙记多 Mojidoc ，我们遵守周三不开会原则，让大家当天能够专注处理深度工作。深度工作是指您可以不受打扰专心工作的专门时段。在不需要担心会议或打扰的时刻，您才能付出更多时间处理具有生产力的深度工作。

5. 避免多工处理

• 问题：您一次处理好几件事，但所有事情都延宕。
• 解决方案：一次专注于一项任务，以进入「心流」状态。

有趣的事实：人类其实不擅长多工处理。您试图一次处理两件事情时，大脑处理两项任务的讯息速度会变慢。因此，不仅无法兼顾两者，最后更可能顾此失彼。

为了避免多工处理及提高生产力，应一次专注攻克一项任务。确保您有足够的深度工作时间，真正深入著手处理任务，并进入「心流」状态。您完全沉浸于工作中的时候，就会进入心流状态，这是一种精力源源不绝、更加投入、享受其中的工作经验。心流状态不仅有助您加速完成工作，也更能激发创造力和提升工作参与度。

减少多工处理及提高心流的秘诀：

• 减少分心：将手机正面朝下并在电脑上停用社交媒体或简讯通知。
• 在深度投入工作之前，吃个点心、上个厕所、补充水分，避免自己因为生理需求而分心。
• 聆听静心音乐：如果这样做有助您专注的话。考虑选择没有歌词的乐曲，或尝试聆听自己听不懂的歌曲。
• 结合趣味性：如果您开始觉得无聊的话。如果您处理的是日复一日或易如反掌的任务，不妨尝试自己增添一些趣味，例如为自己计时，发起内部竞赛，或在工作中寻找重复出现的项目，以此增添乐趣。

过去有一段时间，我们团队的标准做法就只是回应工作需求。但若没有一套清楚的流程，我们绝对无法在工作上做出最好的发挥

6. 优先处理重要工作

• 问题：您有许多待办事项，却不确定该先从哪些著手。
• 解决方案：将您的日常工作结合团队或公司目标，让自己清楚哪些是重要任务，以及每项任务与公司目标之间的连贯性。

了解您的日常工作与公司目标或团队行动计划之间的连贯性不仅颇有帮助，实际上是有效发挥工作生产力的关键要件。您若清楚了解两者的关联性，就能更有效率地排定工作的优先顺序，并确保先行处理最高影响力的工作。此外，了解自己的工作与公司行动计划有何连贯性的团队成员，其积极性比其他人高出两倍。

相反地，如果您无法借由简单的方式明确了解日常工作与团队及公司目标之间的连贯性，您势必不清楚如何排定优先事项。 想要掌握此资讯的最佳方法是借助工作管理软体，例如：妙记多 Mojidoc。透过在协调日常工作的同一处管理您的团队目标与行动计划，团队能以最佳方式排定优先顺序、对应和完成出色工作。事实上，根据 妙记多 Mojidoc目标报告，在使用协作式工作管理软体的员工中，有 84% 表示他们清楚了解个人工作与全公司目标之间的关系，相较之下，不使用工作管理工具者则只有 43% 做出此表示。

7. 减少通知

• 问题：您因为接踵而来的电子邮件、传讯工具和专案管理工具通知而分心。
• 解决方案：尝试关闭通知或使用勿扰功能。

为了锁定您处理的工作并有出色表现，您必须减少分心。分心的罪魁祸首就是通知，无论是生产力通知，例如：电子邮件或 工作讯息，还是与工作无关的通知，例如：社交媒体互动及文字简讯。

提高工作空间生产力的关键不在于完全摒弃自我，而是寻求提供「关闭」或「勿扰」功能的工具。这样一来，您就可以投入深度工作，而不必担心突如其来的通知干扰您的心流。

勿扰功能还有一个附带好处：让团队成员知道您正忙于某件事情。大部分提供勿扰功能的工具会提醒想要与您联络的团队成员，您目前无法接收通知，让他们更准确掌握预期您回复的时间。他们会知道您并未收到通知，但等到结束工作后就会回复。这是建立健康工作 (及平衡工作与生活) 习惯的好方法。

只要事先说明，我们鼓励团队在自己效率最高的时刻工作。该放手的时间一到，就该勇于放手，关闭通知。虽然有一位队友想要等到小孩入睡后在夜间贴文，其他人倒也不必随之起舞

8. 整合您的商业工具

• 问题：您花了太多时间在不同商业工具之间转换情境资讯，包括交谈、电子邮件、试算表等等。
• 解决方案：利用集中的事实来源管理您的工作，集中式工具可整合您的商业工具套件，避免往返切换多个应用程式。

您知道每位员工每天平均切换使用 10 种工具吗？ 当您的工作分散在各处又难找时，就得花费宝贵的非生产力工作时间，只为了切换不同工具来搜寻所需资讯。如果工作情境资讯整合于同一项工具中、用第二套工具处理工作本身，与该工作有关的沟通往返则储存于第三处，单单存取完成工作所需的资讯，就会成为榨干您工作空间生产力的洪水猛兽。

反之，应寻找可以整合所有商业工具的集中式事实来源、排除资料谷仓效应，最终提高工作空间生产力。这是工作管理工具的任务之一，就是协助您的团队协调及管理工作。透过将沟通和协调整合于同一处，您可以在实际处理工作之处掌握其情境资讯。

9. 将人工作业自动化

• 问题：您花费太多时间梳理任务及人工分流工作。
• 解决方案：选择一项工具，协助您将例行任务自动化。

工作附带事务还源自于人工作业，梳理请求、与关系人分享任务内容以提高可视度、疏通事务等。如果您负责管理团队或专案，一天当中可能有不少时间必须用来处理人工作业，而无法专注于高影响力的生产力工作。

为了减少人工作业，请尝试可将快速工作自动化的工具。这样一来，您就不必担心任务未抵达正确地点，同时也不必事必躬亲。您不需要这里花五分钟，那里花 10 分钟梳理任务或清理表单，Asana 的规则功能 可以为您代劳。有了规则功能，选择触发条件 (例如：建立新任务或变更任务状态) 及动作 (例如：增加任务关系人以提高可视度，或变更到期日) 就行了。这是最容易实现、收获也最划算的生产力诀窍。

现在有了规则功能，我们在每个冲刺针对每 40-50 个客户请求都能省去 2-6 个步骤，因为任务都自动新增至其他专案，顺著流程的每个阶段推动。”

10. 说「不」

• 问题：坦白说，现在您手头上的事情就是太多了。
• 解决方案：练习对新专案说「不」，或在建议新的行动计划时，养成清楚优先顺序和能力的习惯。

对新工作说「不」乍听之下可能是违反直觉的生产力秘诀。毕竟最具生产力者不就是包揽一切的人吗？其实并非如此。高生产力者很清楚自己的优先顺序，这也意味著清楚哪些并非其优先要务。

对您没有时间的任务说「不」时，您就有更多时间处理与公司行动计划或重要目标有关的高影响力任务，并呼应您的专案计划。在一天结束时，您不必「包揽一切」，而是需要透过方法专注处理对您及团队最有价值的事务。

为了有效说「不」，请与团队一起练习设定期望。有几种不同的练习方法：

整合改变控管策略。改变控管是练习识别、记录和授权工作或专案改变的方法。透过改变控制流程，关系人可以提交改变请求，例如：变更专案范围或更新交付项目。接著，由您和其他专案关系人审核该改变。如果核准，就可以开始工作，但此时您应清楚改变的相关优先顺序及影响为何。

尝试使用工作接手表。如果您经常透过各种管道收到工作请求，不妨透过表单将这些请求标准化与简化。工作接手表可让您标准化关系人要求新工作时提供的细节，例如：相对优先顺序、理想期限等等。

提早且经常厘清优先顺序。即使您没有说「不」，仍应确认团队成员和关系人了解您所处理事项的相对优先顺序。这样的话，就能确保关系人和团队成员认可您的工作。

试著说「现在不行」。如果说「不」感觉不太合适，您也可以试著将任务安排到未来日期。将任务列入雨天处理清单中，但别为了您没有时间处理的事情，导致生产力停滞不前。

11. 让自己为成功做好准备

• 问题：您将每天早上宝贵的时间花在思考当天该专注处理哪些事情。
• 解决方案：在签核之前将即将到来的工作分流，隔天早上就能清爽地展开工作。

我们都知道早晨上班一登入信箱，就被满满信件轰炸的感觉。突然之间，您心中仔细整理好的待办清单全打乱了，整个早上您都忙著分流和回复邮件。凌乱的工作空间可能榨干思绪，不仅无助深度工作、加强生产力，还会不断使人分心。

为了避免这样的早晨，请前一晚就让自己为成功做好准备。下班前花五分钟时间查看隔天的任务清单。了解手头有哪些事情，是展开一天高生产力工作的最佳之道。

12. 提升团队明晰度

• 问题：您和团队花费宝贵的时间追资料和等待核准。
• 解决方案：共用集中的事实来源，让您可在同一处工作、审查和寻找情境资讯。

透过专注于团队明晰度和专案可视度，最终您就能减少工作附带事务，并提高工作生产力。今天，有如此多工作发生谷仓效应且彼此无关联。我们花费在寻找、要求或寻觅工作的任何时间，都是无法发挥生产力的时间，也就是说，您必须利用其他时间弥补高影响力的工作。但是为了在提升团队协作的同时改善您个人工作与生活的平衡，您会需要更有效率协作的方法。

最佳作法是使用工作管理工具。工作管理工具是接触和指挥组织工作流程的方法，用意是提供团队加速达成目标所需的明晰度。这些工具有助您协调人员及工作，确保每个人都拥有以最高生产力方法，完成最重要工作所需的资讯。

如果您已经准备好开始工作管理，可尝试使用 妙记多 Mojidoc。 妙记多 Mojidoc是一套工作管理工具，其设计可最大范围提升可视度，并尽量减少工作附带事务，让您专注于高影响力的生产力工作。

提高生产力团队合作达成高效率

最具生产力的团队懂得共用明晰度和可视度。这样一来，您不是孤军作战，而是透过协作和串连，在最短时间内交出最佳工作表现。最具生产力的团队懂得减少工作附带事务，这些非生产力任务是高影响力工作的阻碍。

如果您准备好强化工作空间生产力并完成最重要的任务，请尝试使用 妙记多 Mojidoc ，这套工作管理工具设计用来协助团队毫不费力地合作。